Visualizar el Flujo de Trabajo

Visualizando el Flujo de Trabajo

¿Has visto a pilotos de carreras profesionales o a un piloto de un equipo de trineo? Muchos de ellos caminan por la pista antes de conducirla. A menudo los verás con los ojos cerrados, visualizando a sus compañeros de equipo tomando la curva. La visualización es crítica para el éxito del equipo y es el aspecto más importante del Método Kanban.

¿Qué es el Flujo de Trabajo?

Un flujo de trabajo es la secuencia de pasos característicos por los que pasan las tareas o productos desde el inicio del trabajo hasta el final. Desde una perspectiva más abstracta, el flujo de trabajo es también el acto de los elementos de trabajo reales que fluyen a través de esta secuencia.

¿Cómo Visualizar el Flujo de Trabajo?

Los humanos procesan la información visual mucho mejor que cualquier otra forma de comunicación. En el Kanban, la visualización del flujo de trabajo significa trazar los pasos distintivos del trabajo en columnas de un Tablero Kanban, y hacer un seguimiento de los elementos de trabajo a medida que se desplazan a través de ellos. Puedes visualizar su proceso en sólo unos pocos pasos sencillos.

Paso 1: Identificar el Flujo de Valor

El mapeo del flujo de valor es el proceso de nombrar los pasos de valor agregado que un equipo o una persona hace, para iniciar y completar un trabajo. Independientemente del proceso, siempre habrá una lista de actividades que tome un artículo, documento o pieza de materia prima y aumente su valor, permitiendo que el producto final tenga un precio más alto. Esa lista de actividades se conoce como flujo de valor.

El flujo de valor proporciona claridad y crea una especie de “cómo hacer” de alto nivel. Cuando se viaja al extranjero y se intenta navegar de un lugar a otro, ¿Es más fácil tratar de recordar las instrucciones en la cabeza, o es más fácil si alguien le dibuja un mapa? Este es el Flujo de Valor - un “mapa de proceso” de alto nivel.

Ejemplo Consideremos el flujo de valor de construir una silla. Un carpintero primero compraría un pedazo de madera. La mediría y cortaría, luego le daría forma, la encolaría y la ensamblaría, para finalmente pintarla y venderla. Estos pasos tomarían un pedazo de madera de 5 dólares y aumentarían su valor a una silla de 50 dólares.

Visualizar el Flujo de Trabajo - Ejemplo

Paso 2: Identificar el Ámbito de Trabajo

Una vez que conoces tu flujo de valor, necesitas decidir sobre qué parte de este tienes control, quieres enfocarte y visualizar en una Tabla Kanban. Si la corriente de valor es tu mapa, ahora necesitas encontrar y marcar en ella el camino por el que más viajas. Una buena elección serían las partes altamente repetitivas de su flujo de valor, que involucran a grupos específicos de empleados.

Ejemplo Un flujo de valor para una empresa de desarrollo de programas informáticos puede comenzar con la negociación de un contrato, seguir con la codificación y terminar con la documentación y el traspaso del proyecto. Los desarrolladores no necesitan saber el estado del trabajo en el paso de la negociación del contrato. Además, el traspaso del proyecto es un evento de uno por proyecto, mientras que durante la codificación tienen lugar muchos ciclos repetitivos de implementación y prueba de características. Dado esto, puede decidir centrarse en la parte de la codificación solamente, y dividirla en una secuencia de pasos de “Característica Solicitada” > “En Codificación” > “En Pruebas” > “Terminado”, por los que cada característica solicitada por un cliente debe pasar.

Paso 3: Mapear las Etapas del Flujo de Trabajo en Columnas en un Tablero

Una vez identificado el flujo de valor y su alcance, es hora de hacer las cosas visuales. Consigue una pizarra - puede ser un tablero blanco estándar, un tablero Kanban de estilo electrónico, o simplemente un lugar en una pared de tu oficina. Luego divídela en columnas - una columna para cada etapa del flujo de trabajo, de izquierda a derecha. Muestra el nombre de cada etapa en la parte superior de las columnas.

Si tienes equipos o proyectos separados, que ejecutan el mismo proceso, divide la tabla horizontalmente para introducir los swimlanes o carriles. Deberías terminar con algo que se parezca a esto:

Ejemplo Tablero Kanban Vacío

Este es su primer Tablero Kanban - asegúrate de exhibirlo en un lugar donde todos los involucrados puedan acceder a el fácilmente. Un pasillo en la oficina, o una plataforma en línea son las opciones habituales. Con esto, estarás casi listo para empezar a colocar los elementos de trabajo - en forma de tarjetas Kanban - en tu tablero.

Paso 4: Definir los Tipos de Trabajo y lo que Implica su Terminación

Una vez que el diseño del Tablero Kanban esté listo, debes definir los tipos o clases de elementos de trabajo que fluirán a través de este.

¿Se trata de productos físicos, tareas genéricas o una mezcla de ambos? ¿Cuáles son los prerrequisitos para cada categoría - los elementos de trabajo necesitan ser aprobados preliminarmente o seguir estándares establecidos? Además, para las etapas del proceso en las que se produce un traspaso de trabajo -y la etapa final en particular- se definen las condiciones que debe cumplir cada tipo de trabajo, antes de que pueda considerarse como terminado.

Después de identificarlas, asigna un color a cada tipo de trabajo para visualizar sus diferencias, y asegúrate de que el equipo sepa qué significa cada color y cuáles son sus definiciones de trabajo realizado.

Ejemplo En la mayoría de los casos, los equipos de desarrollo de software se ocuparán de dos tipos de trabajo: “Solicitudes de los clientes” e “Informes de problemas”.

Las solicitudes de los clientes se mostrarán en tarjetas amarillas y sólo deben venir directamente del cliente. Las tarjetas rojas representarán los Informes de problemas, y pueden venir ya sea del cliente o del equipo interno. Para ambos, “Terminado” significa que una solicitud ha sido completada, y que no ha aparecido ninguna queja durante un período de 15 días.

Ejemplos de Tipos de Tarjetas Kanban

Step 5: Elige una Plantilla de Tarjeta para Cada Tipo de Trabajo

A continuación, debes decidir qué información es esencial y debe aparecer en una tarjeta para cada tipo de trabajo. Las Tarjetas Kanban son muy visuales, y aparte de usar los colores de las tarjetas, es bueno tener diferentes plantillas de tarjetas para varios tipos de trabajo, que resalten y faciliten el compartir y reportar información relevante.

Ejemplo Puedes decidir que para las “Solicitudes de los Clientes” la información importante sería una copia de la solicitud original, la fecha de vencimiento prevista y el presupuesto. Al mismo tiempo, para los “Informes de problemas” puede ser una descripción detallada del problema con una lista de pasos para reproducirlo, e información sobre cuántas personas lo reportaron.

Ejemplo de Plantilla de Tarjeta Kanban

Paso 6: Colocar los Ítems de Trabajo en Tarjetas Kanban

Ahora deberías conocer los colores y formatos de las tarjetas, así que empieza a visualizar tu trabajo. Consigue un montón de tarjetas de colores, dales el formato que quieras y llénalas con tareas, cada una en una tarjeta separada. Ahora, fija las tarjetas en las columnas correspondientes del tablero, según la etapa de trabajo en la que se encuentren. Dentro de las columnas individuales, ordena las tarjetas según su prioridad: la tarjeta más urgente debe ir en la parte superior, seguida de la segunda más urgente, y así sucesivamente. Este ordenamiento resuelve el problema de la priorización clásica - “si todo es urgente, entonces nada lo es”.

Ejemplo Ejemplo de Tablero Kanban

Paso 7: Seguir el Flujo de Trabajo y Revisar el Proceso Periódicamente

El seguimiento del estado de los elementos de trabajo a medida que se mueven a través del proceso permitirá a todos ver los cuellos de botella, los bloqueos y detectar los lugares donde el equipo está sobre comprometido.

Por eso es crucial mantener el tablero donde todos puedan verlo. El acceso abierto al Tablero Kanban fomentará la buena comunicación del equipo y hará que todos sean conscientes de las responsabilidades y la disponibilidad de los demás.

Asegúrate también de vigilar cualquier cambio en el proceso que se vaya produciendo. Para que el tablero siga siendo una herramienta de ayuda válida, necesita ser precisa, así que cuando el proceso se modifique, muéstralo en el tablero. Debes mantener la visualización fiel al proceso en todo momento, para ofrecer la mejor ayuda disponible al equipo, y facilitar su trabajo en lugar de que el tablero se convierta en otra tarea sin sentido para la dirección.