Visualizar el Flujo de Trabajo

La visualización es el aspecto más importante del método Kanban. Podría decirse que la razón más fuerte por la que tiene un impacto instantáneo en un equipo es la transparencia que permite. Con todos los elementos de trabajo visibles en un tablero compartido, todo el mundo sabe lo que hay que hacer, quién se ocupa de cada tarea y, potencialmente -dependiendo de la naturaleza del tablero-, cuándo se espera que se realicen elementos específicos.

El director del proyecto experimenta la misma ventaja, desde su perspectiva: ve en qué se gastan los recursos, qué tipo de trabajo ocupa la mayor parte del tiempo del equipo y, lo que es más importante, puede detectar los cuellos de botella del proceso y abordarlos.

También hay otra razón por la que familiarizarse con Kanban comienza con la visualización del proceso: es necesario comprender bien cómo se está trabajando ahora, averiguar las razones por las que las cosas se hacen de esta manera específica, para luego poder tomar decisiones informadas sobre cómo mejorar.

¿Cómo visualizar su flujo de trabajo?

Un flujo de trabajo es la secuencia de pasos característicos por los que pasan las tareas o productos desde el inicio del trabajo hasta el final. Desde una perspectiva más abstracta, el flujo de trabajo es también el acto de los elementos de trabajo reales que fluyen a través de esta secuencia.

Los humanos procesan la información visual mucho mejor que cualquier otra forma de comunicación. En el Kanban, la visualización del flujo de trabajo significa trazar los pasos distintivos del trabajo en columnas de un tablero Kanban, y hacer un seguimiento de los elementos de trabajo a medida que se desplazan a través de ellos. Puedes visualizar su proceso en sólo unos pocos pasos sencillos. Puede que se sorprenda de que incluso el simple hecho de nombrar todas las etapas de su proceso pueda revelar datos sobre su flujo de trabajo que desconocía.

Paso 1: Identificar el flujo de valor

El mapeo del flujo de valor es el proceso de nombrar los pasos de valor agregado que un equipo o una persona hace, para iniciar y completar un trabajo. Independientemente del proceso, siempre habrá una lista de actividades que convierten un artículo, un documento o una pieza de materia prima en un producto, realizando acciones que aumentan el valor del material.

El flujo de valor proporciona claridad y crea un “cómo” de alto nivel, lo que facilita saber en qué acciones debe centrarse y cuáles deben minimizarse, ya que no tienen ningún significado para el cliente final y, por lo tanto, no aumentan sus ingresos, por lo que deben considerarse un desperdicio.

Paso 2: Identificar el ámbito de trabajo

Una vez que conoces tu flujo de valor, necesitas decidir sobre qué parte de este tienes control, quieres enfocarte y visualizar en una Tabla Kanban. Si la corriente de valor es tu mapa, ahora necesitas encontrar y marcar en ella el camino por el que más viajas. Una buena elección serían las partes altamente repetitivas de su flujo de valor, que involucran a grupos específicos de empleados. Cuanto más reducido y uniforme sea el grupo de personas que participan en el ámbito de trabajo considerado, más sencilla será la gestión del trabajo. Intenta no incluir ningún paso del proceso sobre el que este equipo específico no tenga voz ni impacto, ya que eso solo creará incertidumbre, confusión y retrasos.

Paso 3: Mapear las etapas del flujo de trabajo en columnas en un tablero

Una vez identificado el flujo de valor y su alcance, es hora de hacer las cosas visuales. Consigue una pizarra - puede ser un tablero blanco estándar, un tablero Kanban de estilo electrónico, o simplemente un lugar en una pared de tu oficina. Luego divídela en columnas - una columna para cada etapa del flujo de trabajo, de izquierda a derecha. Muestra el nombre de cada etapa en la parte superior de las columnas.

Si tienes equipos o proyectos separados, que ejecutan el mismo proceso, divide la tabla horizontalmente para introducir los swimlanes o carriles. Deberías terminar con algo que se parezca a esto:

Este es su primer tablero Kanban - asegúrate de exhibirlo en un lugar donde todos los involucrados puedan acceder a el fácilmente. Un pasillo en la oficina, o una plataforma en línea son las opciones habituales. Con esto, estarás casi listo para empezar a colocar los elementos de trabajo - en forma de tarjetas Kanban - en tu tablero.

Paso 4: Definir los tipos de trabajo y lo que implica su terminación

Una vez que el diseño del tablero Kanban esté listo, debes definir los tipos o clases de elementos de trabajo que fluirán a través de este.

¿Se trata de productos físicos, tareas genéricas o una mezcla de ambos? ¿Cuáles son los prerrequisitos para cada categoría - los elementos de trabajo necesitan ser aprobados preliminarmente o seguir estándares establecidos? Además, para las etapas del proceso en las que se produce un traspaso de trabajo -y la etapa final en particular- se definen las condiciones que debe cumplir cada tipo de trabajo, antes de que pueda considerarse como terminado.

Después de identificarlas, asigna un color a cada tipo de trabajo para visualizar sus diferencias, y asegúrate de que el equipo sepa qué significa cada color y cuáles son sus definiciones de trabajo realizado.

Paso 5: Elige una plantilla de tarjeta para cada tipo de trabajo

A continuación, debes decidir qué información es esencial y debe aparecer en una tarjeta para cada tipo de trabajo. Las Tarjetas Kanban son muy visuales, y aparte de usar los colores de las tarjetas, es bueno tener diferentes plantillas de tarjetas para varios tipos de trabajo, que resalten y faciliten el compartir y reportar información relevante.

Paso 6: Colocar los ítems de trabajo en tarjetas Kanban

Ahora deberías conocer los colores y formatos de las tarjetas, así que empieza a visualizar tu trabajo. Consigue un montón de tarjetas de colores, dales el formato que quieras y llénalas con tareas, cada una en una tarjeta separada. Ahora, fija las tarjetas en las columnas correspondientes del tablero, según la etapa de trabajo en la que se encuentren. Dentro de las columnas individuales, ordena las tarjetas según su prioridad: la tarjeta más urgente debe ir en la parte superior, seguida de la segunda más urgente, y así sucesivamente. Este ordenamiento resuelve el problema de la priorización clásica - “si todo es urgente, entonces nada lo es”.

Paso 7: Seguir el flujo de trabajo y revisar el proceso periódicamente

El seguimiento del estado de los elementos de trabajo a medida que se mueven a través del proceso permitirá a todos ver los cuellos de botella, los bloqueos y detectar los lugares donde el equipo está sobre comprometido. Por eso es crucial mantener el tablero donde todos puedan verlo. El acceso abierto al tablero Kanban fomentará la buena comunicación del equipo y hará que todos sean conscientes de las responsabilidades y la disponibilidad de los demás.

Asegúrate también de vigilar cualquier cambio en el proceso que se vaya produciendo. Para que el tablero siga siendo una herramienta de ayuda válida, necesita ser precisa, así que cuando el proceso se modifique, muéstralo en el tablero. Debes mantener la visualización fiel al proceso en todo momento, para ofrecer la mejor ayuda disponible al equipo, y facilitar su trabajo en lugar de que el tablero se convierta en otra tarea sin sentido para la dirección.

Además de la transparencia del proceso y del estado, de una comunicación más fácil, de la identificación oportuna de los cuellos de botella y de una visión de las posibles áreas de mejora del flujo, la visualización del trabajo de los equipos y de los individuos también crea un registro tangible y replicable de la aproximación a determinados tipos de proyectos. Esto puede disminuir significativamente el tiempo requerido para planificar nuevos esfuerzos, y hacerlos más fáciles, gracias a las plantillas anteriores disponibles.

Al comprender lo poderosa que puede ser la visualización de una herramienta de su flujo de trabajo, es posible que tenga la tentación de detener su implementación Kanban aquí (algunos equipos lo hacen), pero al hacerlo, es posible que se pierda varias ventajas adicionales que brinda el método. Revise el resto de Fundamentos de Kanban para obtener más información.