Gestión y Medición del Flujo

Gestionar el Flujo en Kanban

¿Qué es el Flujo?

En el contexto de la gestión de proyectos, el flujo es la manera en que un elemento, información o pieza de trabajo, se mueve a través de un proceso comercial. Es la forma en que se desplaza por varios departamentos o se mueve a través de la planta de producción. No es tanto la ruta repetible que toma el trabajo, sino la experiencia única de un artículo que viaja a través del proceso ¿Un artículo puede moverse a través de todos los departamentos sin problemas, o sufre interrupciones a lo largo de su camino?

Una manifestación común de este fenómeno es el frustrante comienzo y la detención del trabajo en una tarea comprometida un número de veces al día. ¡Esto puede ser agotador! La frustración de las personas proviene directamente de la interrupción de su flujo de trabajo.

El primer principio de Kanban, la visualización del flujo de trabajo muestra cómo un elemento se mueve a través de un proceso. El segundo principio, la limitación del trabajo en progreso, asegura que los miembros del equipo no estén ralentizando el proceso, ni creando residuos. Gestionar y medir el flujo es el acto de analizar exactamente cuán apropiadamente estos dos principios están impactando su organización, y buscar formas de mejorarlos.

¿Cómo se mide el Flujo?

Sesiones Diarias de Stand-Up

Durante estas breves reuniones, los miembros del equipo ven el tablero Kanban y observan cómo el trabajo pasa de una etapa a otra, analizan el flujo. Esto ayuda al equipo a notar cuánto tiempo tarda un elemento en pasar de una columna a otra, para comprobar si elementos similares tardan un tiempo similar, o por cuánto varía. Una vez que se presta atención a si los elementos se detienen o se atascan en ciertas áreas más tiempo que otros, y por qué, se puede empezar a pensar en qué se puede hacer para cambiar eso.

Una verdad fundamental sobre el flujo es que lo que cuenta no es la rapidez con la que un objeto se mueve a un punto concreto, sino la fluidez con la que se mueve de principio a fin. Al igual que con el tráfico en hora pico, no es importante la velocidad a la que viaja el coche en un tramo corto del trayecto, lo que cuenta es la velocidad media a lo largo de la ruta. Cuantos más elementos fluyan de forma estable a lo largo del proceso, más predecibles serán los resultados. Y cuanto mejor puedas cumplir las promesas a tus clientes, más felices serán.

El enfoque de una sesión dedicada a Kanban es la pregunta “¿Alguien está bloqueado?” - seguido por “¿Cómo podemos ayudarle?”. En otras palabras, los miembros del equipo están buscando formas de mejorar el flujo. Esto asegura que todos aporten ideas, y que se aproveche el poder mental colectivo del equipo, construyendo unidad y un sentido de empoderamiento y pertenencia dentro de la organización.

Diagrama de Flujo Acumulativo

Esta métrica nos muestra la cantidad de trabajo en curso en cada etapa del sistema. La suavidad del Diagrama de Flujo Acumulativo expresa cuán uniforme y predeciblemente opera su compañía. Debes prestar atención a cuántos elementos están bloqueados, y cuán rápido se están resolviendo estos cuellos de botella. ¿Cuál es el tiempo que tardan los artículos en moverse de un lado a otro - y, en promedio, estos tiempos están disminuyendo? La medición y gestión del flujo se realiza para disminuir el tiempo de producción total y para reducir la variación, de modo que se mejore la previsibilidad de los resultados y el rendimiento.

Diagrama de Flujo Acumulativo

Tiempo de Entrega y Tiempo de Ciclo

Se trata de una comparación entre el tiempo que los elementos pasan en el proceso en su conjunto - el tiempo de entrega, hasta el tiempo en que realmente se trabaja en ellos - tiempo de ciclo. Una medición de estos 2 informa del rendimiento del proceso: el tiempo que toma producir los resultados.

Tiempo de Entrega y Tiempo de Ciclo

Resolviendo las Malas Prácticas

Ejemplo Imagina que llega un memo de la oficina de un director general para que se acelere un elemento específico del proceso, ya que es una solicitud de importancia crítica de un cliente importante, diciendo que hay que hacerlo lo antes posible y a cualquier precio. El problema es que a menudo no hay una medición del costo que este ejercicio tendrá para la compañía. La medición del flujo pondrá de relieve el impacto de tal procedimiento, y mostrará el efecto de golpe. Los líderes y el equipo podrán ver cómo se detienen otros elementos, y cuánto tiempo tardarán en completarse, ya que se tomó el tiempo para centrarse en el proyecto favorito del CEO. Ser capaz de mostrar al CEO estos datos podría evitar que “agilicen los problemas” en el futuro.

Participar en la gestión del flujo aumentará las posibilidades de mejorar el proceso en general, en lugar de combatir el fuego a costa de sesgar toda la operación. También madurará el proceso y le ayudará a comprender que es menos importante si un proyecto es “puntual”, o si se ha seguido un plan específico. Lo que importa más, es que todo el sistema sea predecible y funcione como se pretende. Eso permitirá centrarse en ser una empresa flexible y ágil con objetivos claros. Una empresa que mejora continuamente y donde sus empleados experimentan alegría en su trabajo.