Gerenciar e Medir o Fluxo

Gerenciar o Fluxo Kanban

O que é fluxo?

No contexto de gerenciamento de projetos, fluxo é como determinado item, informação ou elemento de trabalho percorre um processo de negócios. É o modo como ele passa pelos diversos departamentos ou percorre o chão de fábrica. Não é tanto a rota repetitiva que o trabalho faz, mas a experiência individual de um item percorrendo o processo. O item percorre todos os departamentos desimpedidamente ou sofre interrupções ao longo do caminho?

Se alguma vez você já se sentiu frustrado por ter de começar e parar de trabalhar em uma tarefa envolvente diversas vezes ao dia, deve saber que essa irritação decorre diretamente da interrupção de seu fluxo.

O primeiro princípio do Kanban, visualizar o fluxo de trabalho, mostra como um item percorre o processo. O segundo, limitar o trabalho em andamento (WIP), assegura que membros da equipe não estejam retardando o processo, nem criando desperdício. Gerenciar e medir o fluxo é o ato de analisar exatamente quão uniformemente esses dois princípios estão impactando a sua organização e encontrar meios de aperfeiçoá-los.

Como o fluxo é medido?

Stand-ups diárias e quadros Kanban

Durante as rápidas reuniões de stand-up, a equipe examina o quadro Kanban e observa como o trabalho passa de uma etapa para outra – ela analisa o fluxo. Isso ajuda a equipe a perceber quanto demora para determinado item ir de uma coluna para outra, a conferir se itens semelhantes levam um tempo comparável para ficar pronto ou o quanto varia. Após examinar atentamente itens pausados ou presos em certas áreas, e o porquê disso – você pode começar a pensar no que fazer para mudar isso.

Um fato fundamental sobre o fluxo: o que conta não é a rapidez com que um item percorre determinado ponto, mas o quão uniformemente ele percorre o processo do início ao fim. O mesmo ocorre com o trânsito na hora do rush – não importa quão rápido seu carro trafega por um pequeno trecho da jornada, o que conta é a sua velocidade média ao longo de todo o trajeto. Quantos mais itens fluírem estavelmente pelo processo, mais previsíveis serão seus resultados. E melhor você pode cumprir as promessas feitas aos clientes, mantendo-os satisfeitos.

O foco de uma sessão Kanban de stand-up é a pergunta “tem alguém impedido de fazer algo?” – seguida por “como podemos ajudar?”. Em outras palavras, a equipe está procurando meios de melhorar o fluxo. Isso assegura que todos apresentem ideias e que você aproveite a capacidade intelectual coletiva da equipe, criando unidade, e uma sensação de autoridade em sua organização.

Outro aspecto sobre monitorar as atividades da equipe com um quadro Kanban trata da otimização do fluxo – portanto, do processo. Se a equipe notar etapas – colunas do quadro – que não estejam contribuindo para a sua produtividade (ou se conhecerem etapas que ajudariam a melhorar sua eficiência), tais mudanças devem ser levadas em consideração, já que também podem impactar significativamente seu fluxo.

Diagrama de fluxo cumulativo

Esta métrica mostra a quantidade de trabalho em andamento em cada etapa do sistema. A uniformidade do DFC expressa quão regular e previsível é o funcionamento de sua empresa. Você deve prestar atenção à quantidade de itens parados e quão rapidamente esses gargalos estão sendo corrigidos. Quanto tempo leva para os itens passarem de um lado para o outro – e, em geral, esses tempos estão diminuindo? Medir e gerenciar o fluxo é feito para reduzir o tempo geral de produção e a variação, de modo que a previsibilidade dos resultados e a performance sejam aperfeiçoadas.

Diagrama de fluxo cumulativo

Tempos de espera e de ciclo com taxa de produção e limites de WIP

A medição dos tempos de espera e de ciclo se concentra na comparação entre o tempo que os itens consomem no processo com um todo – o tempo de espera (lead time), com o tempo em que os mesmos estão ativamente sendo trabalhados – o tempo de ciclo (cycle time). Uma análise desses dois valores informa a taxa de produção do processo: dando o tempo que o processo leva para produzir resultados.

Tempos de espera e de ciclo em um quadro da Kanban Tool

No entanto, as equipes que trabalham em domínios baseados em conhecimento, p. ex., criativos, produtores de mídia, desenvolvedores de software, etc., podem ter dificuldade em confiar na métrica de taxa de produção, já que itens de trabalho específicos podem vir de escopos e tamanhos muito diferentes. Codificar uma funcionalidade complexa levará muito mais tempo do que corrigir um pequeno bug no mesmo aplicativo. Portanto, recomenda-se que essas equipes criem leituras separadas de taxas de produção para os diversos tipos de trabalho ou concordem em dividir itens grandes em partes de tamanho único. Dado que quadros Kanban baseados em nuvem, como o da Kanban Tool, permitem a geração de relatórios sobre os tempos de espera e de ciclo para cada tipo de trabalho, acreditamos que executar análises separadas para cada tipo de tarefa é a opção mais fácil.

Ordenando os tempos de espera e de ciclo por tipo de trabalho

Outro elemento que impacta no fluxo são os limites de WIP. A taxa média de produção de uma equipe variará dependendo de quantos itens tem permissão para assumir em dado momento. Portanto, é inteiramente possível alterar a taxa de produção ajustando-se o número permitido de tarefas em andamento. Mesmo assim, cuide ao modificar os limites de WIP – faça-o apenas raramente e baseado na análise do fluxo de trabalho anterior, nunca na base do chute.

Vale lembrar que tais limites devem ser aplicados à maioria das etapas do fluxo – incluindo colunas de “espera”. Isso se deve a como o tempo cumulativo de enfileiramento de todas as etapas impacta a taxa de produção final da equipe. Em muitos casos, abordar essas etapas de enfileiramento trabalhando ativamente na rapidez com que os itens são puxados delas é o modo mais rápido de encurtar o tempo de ciclo.

Conforme explicamos neste artigo, os limites de trabalho em andamento são cruciais para identificar e remover gargalos que – por si só – são o oposto de um fluxo produtivo.

Corrigindo más práticas

Exemplo Imagine um memorando, enviado pelo escritório do CEO, requisitando que um item específico do processo seja acelerado, pois trata-se de uma solicitação criticamente importante de um dos principais clientes, dizendo que isso precisa ser feito o mais rápido possível e a qualquer custo. O problema é que, na maioria das vezes, não é feita a medição do custo que esse exercício acarreta para a empresa. Medir o fluxo evidenciará o impacto de tal procedimento e mostrará seu efeito em cascata. Os líderes e a equipe poderão ver como outros itens foram interrompidos e quanto tempo a mais precisarão para finalizá-los, porque o tempo foi redirecionado para focar no projeto de estimação do CEO. Mostrar esses dados ao CEO poderia evitar novos “problemas de aceleração”, no futuro.

Engajar-se no gerenciamento de fluxo aumentará suas chances de melhorar o processo como um todo, em vez de você ficar apagando incêndios ao custo da operação toda, e irá – de modo geral – melhorar a previsibilidade de seu processo. Isso também amadurecerá seu processo e irá ajudá-lo a entender o que é menos importante quando seu projeto estiver no prazo ou se um plano específico for seguido. O que mais importa é que o sistema todo seja calculável, permitindo que você preveja a conclusão do projeto para os clientes, e funcionando como planejado, com o mínimo de perdas. Isso possibilitará que sua empresa se torne flexível e ágil, com metas bem definidas, uma que se aperfeiçoe continuamente e onde seus funcionários experimentem satisfação de trabalhar.