O Que é uma Caminhada Gemba?

Gemba - 現場, ou Genba, significa “local real”, em japonês. Os praticantes dos métodos Lean usam caminhadas Gemba para guiar objetivos estratégicos. Ao contrário dos típicos modelos de gerenciamento do ocidente, onde os gestores são isolados dos trabalhadores em seus “escritórios de marfim”, o Lean estimula que os gestores façam caminhadas Gemba para observar, aprender, conectar-se às equipes e oferecer ajuda. Mas o que é feito em uma caminhada Gemba e como os praticantes de Kanban podem se beneficiar com essa ferramenta, fora o exercício físico?

Como fazer uma caminhada Gemba?

Observe os fatos, depois pergunte porque as coisas acontecem do jeito que acontecem. Uma caminhada Gemba baseia-se em fatos. O que está acontecendo no local de trabalho? Quantas pessoas estão sobrecarregadas e quantas estão paradas?

Passo 1: Notifique a equipe, com antecedência, o que você fará

Recomenda-se avisar a equipe que ocorrerá uma caminhada Gemba. Não aumente o estresse sobre o pessoal, nem provoque qualquer comportamento atípico e forçado, mas assegure que entendam que o propósito de Gemba é a observação de como o processo funciona no dia-a-dia. Avise-os que você está disponível para conversar!

Passo 2: Prepare-se

É uma boa ideia planejar quais aspectos do processo você dará atenção, o que você gostaria de perguntar à equipe e quais informações você quer. Embora nem sempre seja possível saber a resposta a essas perguntas, o objetivo delas é impedi-lo de ficar caminhando sem rumo pela fábrica ou escritório!

O melhor lugar para começar ao elaborar um plano para a sua Gemba é se concentrar no fluxo de valor. Siga as etapas reais do fluxo de valor através da empresa para encontrar oportunidades de melhoria e, caso não as tenha mapeado ainda, a Gemba pode ajudar a fazê-lo. Examine o que acontece nas etapas do processo que agregam valor ao seu cliente e aprenda com os próprios membros da equipe, como o trabalho deles poderia ficar mais leve e eficaz.

Passo 3: Vá onde o trabalho é realizado e observe

A coisa crítica a fazer aqui: vá até o local onde o trabalho ocorre e observe para compreender melhor o processo, vendo-o com os próprios olhos. Embora esse seja o passo fundamental, como mostrado – essa não deve ser, necessariamente, a primeira coisa a fazer, se você estiver pensando em obter o melhor resultado possível.

Passo 4: Respeite a equipe – não julgue

Algo importante que não deve ser feito é julgar ou avaliar os trabalhadores. A caminhada Gemba não é uma desculpa para espionar funcionários dormindo no trabalho, mesmo seja proibido. Um líder, durante sua caminhada Gemba, perguntaria a eles porque há pessoas dormindo no trabalho – estão sobrecarregadas ou não têm nada para fazer? Respeitar as pessoas trabalhando com você ou para você é apenas um dos pontos onde a Gemba e os Métodos Ágeis se alinham perfeitamente. A caminhada Gemba deve lhe fornecer conhecimento adicional sobre algo que você já viu no seu quadro Kanban. Se há gargalos no seu quadro, você também deve encontrá-los na prática.

Passo 5: Trabalho intelectual – onde está o Gemba?

É relevante visitar o escritório da equipe de desenvolvimento para ver o que eles estão fazendo e perguntar o que acham do funcionamento do processo. Frequentemente isso revelará muito sobre o funcionamento ou não do processo. Em muitos casos, porém, você colherá mais informações examinando o quadro Kanban da equipe. Isso porque um quadro Kanban muitas vezes se torna a representação do local de trabalho real – Gemba – para processos baseados em conhecimento.

Em cenários de casos de uso criativos e intangíveis, tais como desenvolvimento de software, criação de conteúdo ou grande parte da pesquisa acadêmica, embora as pessoas estejam, é claro, sentadas em seus locais de trabalho designados, o processo de trabalho real ocorre em suas mentes, não em suas mesas. É aí que um quadro Kanban visual vem a calhar, apresentando seu processo inteiro em etapas, permitindo que você vislumbre o fluxo de valor. Nele você vê em qual etapa estão, que partes estão provocando mais dificuldades, onde talvez precisem de ajuda, etc.

Passo 6: Conclua e faça mudanças

Se você omitisse esta etapa final, sua caminhada Gemba seria apenas uma intromissão no espaço de trabalho da equipe. Assim que você entendeu como ela trabalha, quais obstáculos encontraram e o que impede o fluxo de valor, crie um plano de ação para mudar isso. Detalhe-o ao máximo que puder, para ser possível implementá-lo. Não termine dizendo: você precisa prestar mais atenção em como testa o seu código. Seja específico, defina metas concretas e acompanhe se a equipe conseguiu realizá-las.

Portanto, faz sentido limitar sua Gemba a um aspecto do trabalho por sessão – caso contrário, o plano de ação se tornará grande demais para implementar e nenhuma mudança ocorrerá. Melhor uma mudança incremental lenta do que uma revolução de danifique a moral, a produção e o lucro, tudo ao mesmo tempo.

O que procurar?

Apesar de não existir uma receita infalível para fazer uma caminhada Gemba corretamente, prestar atenção aos seguintes pontos-chave pode ajudar:

• O trabalho é conduzido de modo padronizado ou as pessoas simplesmente pegam tarefas aleatórias?
• Quão limpo e arrumado é o ambiente de trabalho e com que frequência os colaboradores esbarram em objetos que não deveriam estar ali? Isso é válido tanto para ambientes físicos quanto virtuais – os funcionários precisam examinar um monte de informação irrelevante para achar o que necessitam?
• O espaço de trabalho é seguro ou acidentes potencialmente perigosos estão só esperando para acontecer? P. ex., desenvolvedores novatos têm acesso ao seu código de produção, documentos com dados sigilosos são mantidos em armários destrancados?
• Há muita movimentação acontecendo com poucos resultados produzidos? Cuidado com viagens, andanças, reuniões ou relatórios desnecessários.
• Converse com os trabalhadores, interesse-se. Por que eles fazem o que fazem? Que problemas enfrentam que possam passar despercebidos a um observador? Às vezes, sim, basta perguntar!
• Há muita ociosidade no processo? P. ex., quanto tempo as pessoas ficam paradas, só esperando para as coisas acontecerem, para a etapa anterior do processo completar, para uma tarefa ser autorizada?
• Há trabalhadores esperando máquinas ou máquinas esperando trabalhadores? Apesar da última ser aceitável, a primeira nunca deveria ser. Dar à equipe acesso a ferramentas rápidas e robustas não é apenas um argumento para atrair novos trabalhadores para a empresa – são necessárias para manterem seu processo eficiente e sem frustações.
• As áreas designadas estão identificadas ou – em um cenário baseado em conhecimento – o acesso às informações está prontamente disponível aos trabalhadores? Eles sabem onde ir para buscar informações ou a quem pedir assistência?

Faça o que fizer, não envie seu subordinado para caminhar e observar por você. Você, o líder, deve observar o que exatamente está acontecendo onde o seu produto é feito. Provavelmente você poupará muito dinheiro com as melhorias que propor e talvez até passe a conhecer um pouco melhor a sua equipe. Boa caminhada!