Kanban na Gestão de Negócios

Embora o Kanban seja amplamente associado ao acompanhamento de projetos específicos compostos por tarefas, sua flexibilidade permite que seja aplicado também no gerenciamento estratégico e operacional de negócios.

Gestão de recursos humanos, planejamento estratégico de longo prazo, supervisão de fornecedores, atendimento ao cliente, conformidade com correspondências, impostos, regulamentações e segurança: o Kanban promove clareza em todos esses processos. Ele auxilia no gerenciamento de prazos, na identificação antecipada de bloqueadores e na prevenção de perdas financeiras. Ao oferecer priorização eficiente e transparência, o método Kanban torna as operações mais flexíveis, confiáveis, previsíveis, responsivas e ágeis, beneficiando todas as áreas do negócio.

O Kanban registra seus processos

Ao aplicar o modelo Kanban em todos os aspectos do seu negócio, você cria automaticamente um registro abrangente das operações e fluxos de trabalho em todas as áreas. Isso não apenas facilita o planejamento futuro, mas também acelera a integração de novos colaboradores. Em vez de depender de descrições manuais sobre o funcionamento de um departamento específico, qualquer membro da equipe pode compreender o fluxo observando diretamente o quadro Kanban. Ele revela a natureza do trabalho, o fluxo personalizado seguido pela equipe, o ritmo das atividades e as áreas que demandam atenção especial.

Além disso, um registro físico do andamento de um processo oferece uma base sólida para entender por que, quando e como ações específicas foram realizadas. Isso facilita a resolução de disputas, a recuperação de informações ausentes e a identificação de responsabilidades de forma eficiente. Com o Kanban, você obtém uma visão geral clara e abrangente de todos os aspectos operacionais da sua empresa.

Kanban simplifica a otimização

Uma das grandes vantagens do Kanban é a facilidade com que ele permite identificar áreas de um processo ou departamento que precisam de melhorias. Basta observar o quadro do projeto específico. Se os itens estão se acumulando em um estágio, isso pode indicar uma equipe insuficiente, problemas na execução ou falhas inerentes às tarefas que bloqueiam o progresso. Esses gargalos são detectados de forma imediata, permitindo uma análise rápida e a implementação de soluções eficazes.

Uma maneira mais sistemática de identificar onde um determinado processo está estagnado ou se destacando é manter e revisar as análises Kanban, como o Diagrama de Fluxo Cumulativo ou os Tempos de Ciclo e Lead. A coleta de dados para um quadro visual não é complexa, mas, ao utilizar um quadro online, essas métricas são geradas automaticamente. Elas fornecem insights sobre o rendimento do processo, o tempo médio necessário para a conclusão de diferentes tipos de trabalho, o desempenho ao longo do tempo — se ele segue um ritmo constante ou apresenta picos de produtividade e períodos de estagnação — e muito mais.

O Kanban melhora a capacidade de adaptação

Com o Agile Kanban, sua equipe tem a liberdade de projetar um processo que reflita com precisão seu trabalho e de modificá-lo conforme necessário. Se cada grupo da sua empresa gerencia seu próprio processo, isso se traduz em uma coisa: liberdade e facilidade para se adaptar às mudanças. Seja em resposta a uma solicitação do cliente, integração com outros fluxos ou — mais provavelmente — devido a mudanças no mercado, ter a autonomia para definir como o processo da equipe deve ser conduzido é essencial para mantê-lo válido, otimizado e alinhado às necessidades do cliente e da empresa.

Além disso, os processos sob a responsabilidade da equipe tendem a ser mais receptivos ao feedback (tanto externo, do cliente, quanto interno) do que aqueles determinados por gerentes afastados da área específica de trabalho. E mais feedback significa melhorias mais rápidas e frequentes!

O Kanban libera as equipes

Assim como uma equipe de desenvolvimento de software pode se concentrar 100% em uma tarefa antes de passar para a próxima, graças aos limites de WIP (Work in Progress) do Kanban, a mesma liberdade de foco pode ser aplicada a outras áreas da empresa, como contabilidade, marketing, suporte, compras, contratação, entre outras. Você pode se surpreender ao perceber que, uma vez que alguém experimenta o foco em uma única tarefa, nunca mais desistirá dele. Com raras exceções, a multitarefa não contribui para a produtividade. Pedir a alguém que trate todas as solicitações com a mesma alta prioridade e trabalhe nelas simultaneamente resulta em um progresso mais lento e impreciso, além de aumentar a frustração, distração e irritação do colaborador. Por outro lado, ao pedir que se concentrem em uma tarefa de cada vez e não iniciem outra até concluir a atual, você garante mais tarefas finalizadas ao final do dia, um ambiente de trabalho mais tranquilo e membros da equipe mais satisfeitos.

Os limites de WIP são um dos fatores-chave que tornam o Kanban um método transformador. Permita que todos os membros das suas equipes aproveitem esses benefícios.

O Kanban minimiza a necessidade de reuniões

Considere o tempo total que os membros de sua empresa passam em reuniões a cada semana. Você provavelmente já percebeu que mais da metade desse tempo é desperdiçada esperando que todos se reúnam, repetindo informações já compartilhadas anteriormente e discutindo questões gerenciais que deveriam ser resolvidas por uma pessoa específica — não pela equipe inteira.

Agora, imagine como esse tempo total muda quando todos os processos e estados atuais de suas equipes estão disponíveis de forma visual e fácil de entender. Você não precisará mais perguntar sobre o status de uma tarefa ou discutir problemas que não são de sua responsabilidade — basta dar uma olhada no quadro para ver o progresso de cada item e designar a resolução das questões à pessoa mais adequada. Isso permite que você limite as reuniões da sua equipe a interações sociais, mantendo todos conectados, em vez de discutir repetidamente assuntos que já estão documentados em outro lugar.

O Kanban permite que você se concentre nos valores do cliente

Com fluxos de trabalho Kanban organizados por estágios de conclusão, suas equipes voltadas para o cliente terão mais facilidade em identificar o que os clientes mais valorizam. Dessa forma, elas podem ajustar o processo para maximizar o valor, limitando ações e o processamento de informações que não impactam diretamente o cliente. Ouvir o cliente e direcionar a maior parte do esforço para o que realmente importa para ele ajudará a manter sua satisfação e reduzirá os desperdícios.

A adoção do Kanban em todos os aspectos do gerenciamento de negócios pode fazer com que seus processos pareçam muito menos complexos e lentos do que antes. Lembre-se de que, para controlar sua empresa, é fundamental conhecê-la profundamente, e não há maneira mais eficaz de fazer isso do que mapeando-a visualmente, de forma que todos os membros envolvidos possam compreendê-la claramente.

O uso de quadros Kanban para o gerenciamento, planejamento, manutenção e desenvolvimento do seu negócio proporcionará:

• Melhoria no desempenho do processo, graças a um controle mais eficiente das tarefas;
• Melhor fluxo de trabalho e maior transparência, devido à natureza visual do Kanban e à facilidade de inserção de dados que ele oferece;
• Maior qualidade de produtos e serviços, com foco aprimorado e menos retrabalho desnecessário;
• Equipes mais motivadas e clientes mais satisfeitos, como resultado de fluxos de trabalho mais gerenciáveis para sua equipe e uma melhor resposta ao que os clientes realmente valorizam.