O Que é a Solução de Problemas A3?

A solução de problemas A3 é uma abordagem Lean para relatar problemas e apresentar meios de resolvê-los. O método simples, desenvolvido pela Toyota, se baseia em documentar um problema, junto de seu resultado atual e uma mudança sugerida, em uma única folha de papel A3 (420 x 297 mm), por isso o nome. Você pode utilizá-lo para fazer uma proposta de mudança de um processo, reportar o status de um projeto ou solucionar um problema.

O A3 se baseia no ciclo Planejar – Desenvolver – Conferir – Atuar. Apesar de aparentar ser um processo passo a passo, o método tende a ser usado iterativamente, com as seções de problema e de solução sendo atualizadas ciclicamente.

Taiichi Ōno, da Toyota, era conhecido por não gostar de relatórios com mais uma página, o que ajudou na proliferação da abordagem A3 dentro dos escritórios da gigante automotiva. O A3 é similar ao relatório 8D, também disseminado na indústria automobilística, mas geralmente para gestão de reclamações. Além disso, a habilidade de discernir rapidamente um problema e entender sua solução é própria dos valores Lean.

O Lean enfatiza a visualização, sendo exemplos o mapeamento de fluxo de valor e a visualização de fluxo do Kanban. Isso fez do relatório de página única, apresentando o que está acontecendo, uma adição bem-vinda à uma operação Lean.

Por meio do uso compartilhado de A3s para resolver todos os problemas e planejar iniciativas, as empresas podem começar a operar uma metodologia de pensamento sistêmico A3: resolver dificuldades, sugerir mudanças, inovar e curar raciocínio lógico fundamentado nas necessidades atuais.

Por que usar o método A3 para solucionar problemas?

O Lean oferece uma vantagem competitiva e benefícios estratégicos e operacionais, através de seu objetivo de aumentar o valor entregue ao cliente e reduzir o desperdício. Engajar-se com um processo onde a equipe pode encontrar a melhor solução correta, no menor tempo possível, é altamente benéfico.

É compreensível que alguns relatórios e propostas precisem conter quantidades extensas de dados e tenham o seu lugar no ambiente empresarial. Mas imagine o valor e a vantagem de destilar tais informações a uma página. Considere o quão mais rápidas as decisões podem ser tomadas baseadas nela. Fora a economia de tempo, a oportunidade de usar a abordagem sistemática do PDCA suplementa as habilidades de solução de problemas necessárias ao se propor soluções precisas.

Na preparação para a batalha, sempre achei os planos inúteis, mas planejar, indispensável. Dwight Eisenhower

É o ato de planejar que é importante, pois descreve todos os obstáculos conhecidos, visualiza o plano de ação e ajuda a antever potenciais resultados e problemas pelo caminho. Documentar seu problema em uma folha de papel A3 pode ou não gerar benefícios, mas o ato de implementar a abordagem A3 é que faz a diferença.

Os benefícios do uso da abordagem A3:

• Solução de problemas mais rápida
  através do raciocínio lógico e da aplicação de um processo visual passo a passo. Exigir a identificação da causa raiz assegura que as dificuldades sejam sanadas, não apenas temporariamente mascaradas.
• Planejamento mais fácil
  graças à aplicação de pensamento crítico e objetivo, promovido pela estrutura do A3.
• Desenvolvimento da equipe
  por meio do uso recorrente de uma ferramenta estrutural para encontrar a causa raiz dos problemas e suas melhores soluções. O uso da ferramenta em todos os níveis da empresa também promove a colaboração e o compartilhamento de conhecimento interdepartamentais.
• Crescimento da empresa
  Os relatórios A3 ajudam a manter registrado o conhecimento da empresa, auxiliando a sustentar boas políticas operacionais e a construir uma forte cultura de crescimento fundamentada em solucionar os problemas reais da empresa, não ideias abstratas.

Como criar um relatório A3?

Você pode baixar um modelo de relatório A3 em PDF aqui.

Passo 1: Título

Ele deve focar no problema que você está tentando resolver e não na solução que você deseja comunicar. Exemplos de títulos: “Reduzir os equívocos da equipe sobre as instruções de trabalho “ ou “Reduzir as reclamações dos clientes com o produto XYZ”.

Passo 2: Contexto

De acordo com os autores de “Understanding A3 Thinking: A Critical Component of Toyota’s PDCA Management System”, uma das principais virtudes da Toyota é que ela dá importância ao entendimento de um problema. Ao invés de se apressar em uma solução, a Toyota dedica um tempo para compreender exatamente o que está acontecendo. O princípio de fazer uma caminhada Gemba atesta essa necessidade de perceber os problemas em primeira mão.

A seção de contexto do relatório comunica importantes fatos relacionados e como o problema está alinhado aos objetivos estratégicos da empresa. Apresentar isso nesse ponto específico da página ajuda a minimizar o custo que o alto escalão de executivos precisaria gastar procurando um problema, sem a garantia que entendê-lo nem de encontrar à solução correta. Considere esta lista de perguntas em sua seção de contexto:

• Conheço as necessidades da audiência do meu relatório?
• Forneci contexto suficiente?
• O que ele apresenta está alinhado aos objetivos estratégicos da audiência?
• O contexto pode ser explicado em 30 segundos?

Passo 3: Condição atual

Uma definição correta e um bom entendimento do problema são o seu caminho para encontrar a solução certa. Com isso, trabalhar na definição da condição atual corresponde a 90% da aplicação do A3.

O objetivo aqui é garantir que todos estejam cientes do problema, quer o relatório o documente apropriadamente, quer alguém questione os informes do relatório. O uso de diagramas, gráficos e outros artifícios visuais é benéfico.

Passo 4: Meta

Sua meta – se atingi-la, você saberá que seu esforço na solução do problema foi um sucesso. Porém, você precisa saber quais métricas medirão o sucesso e qual é a definição do sucesso. Um exemplo seria “reduzir as reclamações dos clientes em 15%, conforme medidas pelas estatísticas da central de atendimento”.

Passo 5: A causa raiz

O foco da seção de causa raiz deve ser diferenciar fatos e opiniões sobre causas e efeitos de um problema. Você pode incluir suas descobertas com exercícios dos 5 Porquês, um diagrama Ishikawa, ou qualquer outro resultado de seus esforços de análise de causa raiz. Se a causa raiz não for definida corretamente, provavelmente o problema reaparecerá, provocando desperdício e anulando os princípios Lean.

Passo 6: Contramedidas

As contramedidas devem ser ações corretivas a serem adotadas para a causa raiz do problema a ser solucionado. Se não for possível – sem uma revisão do processo – em vez disso, você pode usar ações de contenção para impedir o problema de impactar diretamente o cliente. Não há problema em resolver problemas complexos iterativamente, juntamente com os valores da melhoria contínua.

A seção pode incluir uma tabela com as causas do problema, ações tomadas, responsáveis pelas ações e resultados obtidos.

Passo 7: Confirmação de efeitos

Já que o exercício A3 se baseia no ciclo PDCA, esta seção do seu relatório deve mostrar que o esforço despendido confirma suas descobertas. A prova que, de fato, você resolveu o problema. Por exemplo, engenheiros de software incluem amostras que replicam os bugs e confirmam que não estão mais presentes após uma correção.

Se o exercício ainda não aconteceu, ou seja, quando você estiver apresentando um plano para ganhar aprovação, você deve delinear quais exercícios conduzirá para verificar se a meta foi alcançada com sucesso.

Passo 8: Ações de acompanhamento

A seção final deve incluir quaisquer outras ações que você considerar pertinentes. Um princípio que vale a pena aderir aqui é o passo “Shitsuke - sustentar” do plano 5S. Considere o que você deveria fazer para garantir que os benefícios do exercício sejam mantidos. Eles poderiam ser adaptados para outras áreas da empresa?

Conclusão

Um relatório de solução de problemas A3 ajudará você a fornecer informações de uma forma que entregue valor imediato e possa reduzir desperdício rapidamente.

É fundamental lembrar que o ato de solucionar um problema via Lean é mais importante do que criar um documento A3 que, possivelmente, contenha dados inválidos e seja um mero item concluído na lista de algum executivo.

O mesmo é válido para todos os métodos e ferramentas Lean – sua mera aplicação não torna sua empresa Lean. Para realmente implementar os princípios Lean, a cultura, a mentalidade e o planejamento de sua empresa devem ser transformados.