O Que é Kaizen?

Em japonês, Kaizen (改善) significa melhorar ou mudança para melhor. No gerenciamento de projetos Lean, Kaizen é definido como uma filosofia buscando melhorar um processo por meio de mudanças pequenas, contínuas e positivas, aplicadas por uma equipe em todos os níveis de uma organização, durante um longo período.

Melhorar continuamente um processo de negócio pode ser facilmente comparado a afinar um instrumento musical – não é algo que você faz apenas uma vez e pronto, precisa ser feito regularmente, até mesmo durante a performance, para manter a qualidade dos resultados. A meta de uma estratégia Kaizen é assegurar que seu processo continue funcionando com o máximo de potencial e beneficie seus clientes. Porém, não se pode presumir que todos os integrantes de sua empresa adotarão a filosofia e as coisas mudarão por conta própria. Por esse motivo, pode ser útil adotar ferramentas para facilitar a adoção da mentalidade de melhoria contínua pela sua equipe.

Kaizen no Kanban e fluxos de valor

O Kanban, como metodologia, pede que você comece pelo ponto em que está hoje e identifique aquelas pequenas coisas que você poderia mudar, pois para melhorar, você primeiro precisa entender o que está acontecendo no momento. Mapear seu fluxo de valor será a melhor forma de determinar o que você deveria se focar em melhorar.

Ser capaz de identificar os gargalos do seu processo, para medir seu tempo de ciclo e seu tempo de espera total, indicadores poderosos para motivar mudanças e avaliar se estão sendo frutíferas. Ao utilizar a abordagem Kaizen, as equipes devem ver linhas suaves em seu Diagrama de Fluxo Cumulativo, com impedimentos reduzidos e tempos de ciclo com taxa de produção aumentada.

Fazer stand-ups diária em torno do seu quadro Kanban pode ser uma ótima desculpa para praticar o Kaizen! Essas reuniões breves da equipe ajudarão a coordenar melhor o trabalho e identificar impedimentos e áreas onde as pessoas possam estar sobrecarregadas.

Como planejar uma sessão Kaizen?

Faça reuniões de revisão semanais, mensais ou trimestrais, dedicadas exclusivamente na melhoria de qualidade do trabalho entregue aos clientes, na eliminação de desperdícios de seu processo e na satisfação e segurança de seus funcionários.

O fluxo geral de um único evento Kaizen segue os seguintes passos:

Passo 1: Definir os valores e o escopo

Crie um fluxo de valor e defina as metas do evento, baseadas no que importa para os seus clientes, mais do que você acha que seria bom melhorar. Você também precisa limitar o escopo das melhorias planejadas – é importante evitar planejar um escopo de ação amplo demais. Limite-se a uma equipe, uma etapa do processo e o mínimo possível de ações por sessão, dentro da escala da sua equipe, para quem tenham chances de atingir a meta.

Passo 2: Planejar

Elabore um plano de ação detalhado, baseado nas metas identificadas por meio do mapeamento de fluxo de valor. Detalhado é a palavra-chave aqui, já que sessões Kaizen correm o risco de se tornarem muito amplas, muito vagas, muito ousadas e, por conta disso, impossíveis de realizar, a ponto de virarem um desperdício. Faça um plano tão específico quanto possível. Fora os requisitos técnicos, suas especificações devem incluir valores e medidas de qualidade, quantidade, consumo de homens-hora, estimativa de riscos, satisfação do cliente, entre outros.

Passo 3: Agir

Implemente as mudanças planejadas. Dependendo do escopo de seu evento, essa parte pode levar de um dia a vários meses, mas independentemente disso, as regras permanecem as mesmas. Durante o andamento, monitore o processo, o consumo dos recursos designados e se ações estão seguindo o plano. Para eventos maiores, geralmente alguém deve ser designado para supervisionar esse passo específico.

Passo 4: Revisar

Revise os resultados com a equipe e – se insatisfatórios – planeje o que fazer com eles. Isso possivelmente inclui relatar o que foi realizado aos superiores, acompanhado da discussão sobre o desempenho da equipe e as metas da próxima sessão Kaizen.

Passo 5: Padronizar

Estabeleça novos padrões baseados nos resultados do evento, para garantir que a melhoria não seja apenas uma ocorrência isolada. Para que a sessão continue alinhada aos princípios Kaizen e Kanban, é necessário transferir as melhorias recém alcançadas para futuras instâncias, para dizer o mínimo, pois, no cenário ideal, esse é apenas o primeiro incremento da prática de sempre continuar melhorando.

Esse fluxo é uma extensão do modelo Planejar🡪Desenvolver🡪Conferir🡪Atuar e sempre deve ter como meta agregar valor para os seus clientes. Se as equipes dizem que conseguiram melhoras, mas não houve transferência de valor para o cliente, então, conforme o pensamento Kaizen, de forma alguma isso pode ser considerado uma melhoria.

Problemas para dar os primeiros passos?

O Kaizen é um modelo de melhoria multifacetado e o início de sua implementação pode ser desafiador. O método Six Sigma Lean recomenda embasar suas decisões iniciais em dados. Porém, também é fácil começar com a reorganização dos trabalhadores, do escritório ou do chão de fábrica, usando técnicas como os 5S, capturando a voz do cliente e Gemba. Independentemente de como você iniciar, saiba que ao implementar o Kanban, você já iniciou sua jornada Kaizen – uma jornada promissora de se fazer!

Quais são os benefícios tangíveis em adotar a estratégia Kaizen?

• Gerenciamento de equipes mais fácil, devido as equipes receberem uma estrutura de fluxo de valor, com meios viáveis de melhorar.
• Operação mais uniforme do processo, levando à maior satisfação de clientes e equipes e produtos de maior qualidade.
• Alinhamento mais próximo de equipes e clientes com as metas e formas de pensar, somando-se à maior motivação de funcionários e melhor comunicação.
• Maior sucesso na adaptação às mudanças, pois as mudanças se tornam uma parte constante das operações do dia-a-dia, resultando na adoção de uma mentalidade de crescimento pelas equipes.