Como os Fluxogramas Funcionam?

Os fluxogramas são parte da família de mapeamento de processos. Essa técnica de mapeamento de processos foi inventada no fim do século XIX por Frank Bunker Gilbert, um engenheiro industrial.

O mapeamento de fluxo de valor tende a descrever o conjunto básico de princípios dirigindo o fluxo fornecedor-consumidor, em uma visão geral, expressa por capacidade, tempos de espera, etc. Fluxogramas, por outro lado, descrevem a sequência de passos com um contexto definido, p. ex., controle de qualidade, rotina de software, etc.

Você pode considerar os fluxogramas como sendo diagramas passo-a-passo avançados para abordar determinado problema, tarefa, processo, sistema ou algoritmo.

Tanto no Lean como no Six Sigma, os fluxogramas retratam as ações e decisões de um processo, juntamente com a ordem em que devem ocorrer para chegar a um produto final. Os fluxogramas representam ações utilizando figuras diversas e fluem de cima para baixo ou da esquerda para a direita, com eventual uso de raias, representando responsabilidades variadas. O uso de ícones deixa os fluxogramas mais concisos que uma narrativa escrita e, frequentemente, ajudam a transcender idiomas e outras barreiras de comunicação.

Por que usar fluxogramas?

Uma prática fundamental do Lean é visualizar o trabalho. Fazer isso com um fluxograma melhora o entendimento do que vem a seguir no processo. Ajuda a identificar gargalos e potenciais áreas de retrabalho – ambas as quais podem reduzir o valor total para os clientes e aumentar o desperdício.

Os fluxogramas são utilizados no Lean não apenas para modelar o presente, como também para identificar oportunidades de melhoria. Ter um fluxograma do presente e mapear um estado futuro pode ajudar a comunicar as mudanças de precisam ocorrer e as melhorias que seguirão. Fluxogramas são convenientes em cada etapa do ciclo de vida de um projeto Lean: definir, medir, analisar, melhorar e controlar.

Além disso, os fluxogramas podem atuar como validadores ou sentinelas de sua empresa. Se a equipe deseja alterar ou atualizar um processo, os líderes poderiam exigir um fluxograma atualizado como um dos resultados, retratando os benefícios e as mudanças que ocorreriam com a aprovação do processo atualizado.

Quais símbolos são usados nos fluxogramas?

• Processo - o símbolo mais frequentemente usado em fluxogramas, denota uma ação no processo. Sinaliza que há alguma forma de trabalho ocorrendo aqui. Costuma conter um título para esse trabalho específico.
  

• Subprocesso - usado para um procedimento já documentado em outro local. Informa que mais de um passo está ocorrendo aqui e que os passos completos estão descritos em outro lugar – sob outro mapeamento de processo ou algum procedimento operacional padrão. Você apenas deve usá-lo se o referido subprocesso já foi documentado.
  

• Decisão - marca um ponto no processo em que uma decisão precisa ser tomada. Tipicamente, a decisão gira em torno de uma escolha sim/não, aprovação de uma coisa ou outra, tal qual a verificação de uma condição ou ramificação circunstancial do processo.
  

• Terminador - marca onde o processo começa e termina. Particularmente útil quando o fluxograma abrange várias páginas. Às vezes, o símbolo do terminador inclui um gatilho que inicia o restante do processo.
  

• Preparação - um hexágono indica que um passo do processo prepara para algo mais. Um exemplo seria a implantação de um novo pacote de software antes que possa ser testado.
  

• Operação Manual - particularmente útil onde a maioria das ações são automatizadas ou eletrônicas. Por exemplo, na fabricação de motores veiculares, para mostrar qual parte da linha é operada por humanos e qual por robôs. Lembre-se, no Lean, aceitamos que máquinas esperem por humanos, mas não o contrário.
  

• Atraso - indica onde ocorre um tempo de espera. O símbolo pode ajudar a identificar potenciais desperdícios no seu processo, por exemplo, decorrentes do dimensionamento de lotes ou gargalos acumulados a partir desta etapa.
  

• Conector - marca um salto de um processo para outro. É usado para indicar que ocorreu uma inspeção e requer a inclusão de parte de outro processo.
  

• Documento e Múltiplos Documentos - mostra que um passo do seu fluxo criará um documento ou múltiplos documentos, por exemplo, como parte de um processo em lote.
  

• Visor - indica onde informações do processo são mostradas como parte do próprio processo, por exemplo, uma verificação de login ou notificação mostrada ao gerente para aprovação do quadro de horários.
  

• Dados - usado para mostrar onde as entradas e saídas estão ocorrendo no processo, por exemplo, um usuário acionando um motor ou ligando a força, etc.
  

• Entrada Manual - usado para mostrar um passo que envolve a entrada manual de informações por um usuário, geralmente usando uma máquina.
  

• Ou - difere da decisão, símbolo de diamante, pois indica uma ramificação do processo, geralmente em mais de duas direções.
  

• Fusão - dado que processos podem ramificar, baseados em decisões ou símbolos, as ramificações também podem se combinar. Quando múltiplas ramificações de um fluxo se combinam, você pode indicar isso pelo ícone de fusão.
  

• Coletar Dados - usado quando dados ou materiais do processo devem ser coletado e organizados em um formato padrão, por exemplo, a montagem de dados necessária para preparar uma retrospectiva de Sprint ou Kanban.
  

• Ordenar Dados - usado para indicar que as informações ou materiais devem ser organizados em uma ordem específica. Por exemplo, ordenar materiais pela cor, antes de passar para a próxima etapa em um processo industrial, ou ordenar o backlog de uma Sprint pela prioridade.
  

Como criar um fluxograma?

Embora conhecer essas figuras possa muito bem ser tudo o que você precisa para criar um fluxograma, considere os pontos-chave abaixo para garantir que o seu seja uma representação precisa do processo, como visto por todos os envolvidos.

Passo 1: Defina o seu processo

Defina o processo, decida seu escopo e especifique as partes envolvidas.

Passo 2: Liste os passos do processo

Mantenha a ordem em que serão apresentados. Em muitos casos, você precisará fazer caminhadas Gemba para ver como um item é processado.

Passo 3: Traduza os passos em figuras em um diagrama

Use os símbolos disponíveis para visualizar seu fluxo. A maioria das pessoas que os usam estará familiarizada com seu significado, mas é melhor incluir uma legenda para eliminar mal-entendidos.

Passo 4: Compartilhe o fluxograma com a equipe

Pegue seu fluxograma e peça para a equipe verificá-lo – você esqueceu de algo, você entendeu algo errado, há algo de desejam acrescentar? Nem sempre é fácil ser objetivo, então peça a opinião de outros.