¿Cómo Funcionan los Diagramas de Flujo?

Diagramas de Flujo

Los Diagramas de Flujo son parte de la familia de mapas de proceso. La técnica de mapeo de procesos fue inventada a finales del siglo XIX por el ingeniero industrial Frank Bunker Gilbert.

Los Mapas de Flujo de Valor tienden a describir el conjunto de valores principales que mueven el flujo entre el proveedor y el consumidor de una forma muy general, expresado en términos como capacidad, tiempo de espera, etc. Por otro lado, los diagramas de flujo suelen crearse para describir un contexto bien definido, por ejemplo, un proceso de control de calidad, una rutina de software recomendada, etc.

Puedes pensar en los diagramas de flujo como diagramas avanzados paso a paso para abordar un problema, una tarea, un proceso, un sistema o un algoritmo.

En Lean y Seis Sigma, los diagramas de flujo se utilizan para representar las acciones y decisiones de los procesos junto con el orden en que deben ocurrir, para lograr un producto final. Los diagramas representan las acciones como diferentes formas que fluyen de arriba abajo o de izquierda a derecha, con el uso ocasional de carriles o filas, que representan diferentes responsabilidades. El uso de formas hace que los diagramas de flujo sean más concisos que una narración escrita, y a menudo ayuda a trascender las barreras del lenguaje y otras barreras de comunicación.

¿Por Qué Usar Diagramas de Flujo?

Un principio fundamental de Lean es visualizar el trabajo. Hacer eso en un diagrama de flujo hace que se comprenda mejor lo que viene a continuación en el proceso. Esto ayuda a identificar los cuellos de botella y las potenciales áreas de retrabajo, que pueden disminuir el valor total para los clientes y aumentar el desperdicio.

Los diagramas de flujo se utilizan en Lean no sólo para modelar el presente, sino también para encontrar oportunidades de mejora. Tener un gráfico de la situación actual y luego mapear un estado futuro puede ayudar a transmitir los cambios que deberán tener lugar, las mejoras que se producirán, y si todos tienen la comprensión correcta del plan. Los diagramas de flujo son útiles en cada fase del ciclo de vida de un proyecto Lean: Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar.

Los diagramas de flujo también pueden ser usados como validadores o puertas de peaje en su empresa. Si el equipo desea cambiar o actualizar un proceso, los lideres pueden solicitar que uno de los resultados sea un diagrama de flujo actualizado, que muestre los beneficios y cambios que se producirían con la aprobación del nuevo proceso.

¿Qué Símbolos se usan en los Diagramas de Flujo?

  • Proceso - es el símbolo más utilizado en los diagramas de flujo, denota una acción dentro del proceso. Señala que hay alguna forma de trabajo que ocurre aquí, a menudo contiene un título para ese trabajo específico.
    Símbolos del Diagrama de Flujo - Proceso

  • Subproceso - utilizado para un subproceso de un procedimiento que ya está documentado en otro lugar. Informa a los miembros del equipo de que aquí se está dando más de un paso y que los pasos completos están documentados en otro lugar - bajo otro mapa de proceso o un procedimiento operativo estándar. El símbolo sólo debe utilizarse si el subproceso al que se refiere ha sido documentado.
    Símbolos del Diagrama de Flujo – Subproceso

  • Decisión - marca un punto en un proceso, en el que se debe tomar una decisión. Típicamente, la decisión gira en torno a una elección de hacer/no hacer, o la aprobación de una cosa u otra tales como la validación de una condición o una bifurcación situacional del proceso.
    Símbolos del Diagrama de Flujo – Decisión

  • Terminal - marca el inicio y el fin del proceso. Es especialmente útil cuando un diagrama de flujo abarca varias páginas. La forma del terminal a veces incluye un disparador que inicia el resto del proceso.
    Símbolos del Diagrama de Flujo – Terminal

  • Preparación - un hexágono indica que un paso del proceso está en preparación para otra cosa, por ejemplo, el despliegue de un nuevo paquete de software, con el fin de probarlo.
    Símbolos del Diagrama de Flujo – Preparación

  • Operación Manual - útil específicamente cuando la mayoría de las acciones son automatizadas o electrónicas, es decir, en la fabricación de vehículos de motor, para mostrar qué parte de la línea es operada por los humanos y cuál por los robots. Recuerde, en Lean, nos sirve que las máquinas esperen a los humanos, pero no al revés.
    Símbolos del Diagrama de Flujo – Operación Manual

  • Retraso - indica donde se produce un tiempo de espera. La forma puede ayudar a identificar los posibles desperdicios que se producen en el proceso, por ejemplo, los derivados del tamaño de los lotes o los cuellos de botella que se acumulan aguas arriba de esta etapa.
    Símbolos del Diagrama de Flujo – Retraso

  • Conector - marca un salto de un proceso a otro. Puede utilizarse para indicar que se ha producido una inspección o una auditoría y que es necesario incluir una parte de otro proceso.
    Símbolos del Diagrama de Flujo – Conector

  • Documento y Multi-Documento - muestran que un paso en tu flujo creará un documento o varios documentos, como parte de un proceso por lotes.
    Símbolos del Diagrama de Flujo – Documento

  • Muestra - indica dónde se muestra la información de un proceso como parte de este, es decir, una verificación de inicio de sesión o una notificación mostrada a un gerente para la aprobación de las hojas de asistencia.
    Símbolos del Diagrama de Flujo – Muestra

  • Datos - se utiliza para mostrar dónde entran o salen las entradas y salidas de un proceso, por ejemplo, un usuario que arranca un motor, o enciende un interruptor, etc.
    Símbolos del Diagrama de Flujo – Datos

  • Ingreso Manual - se utiliza para presentar un paso que implica la introducción manual de información por parte de una persona, normalmente utilizando una máquina.
    Símbolos del Diagrama de Flujo – Ingreso Manual

  • O - es diferente de la forma de diamante decisión, en el sentido de que indica una ramificación del proceso, generalmente en más de dos direcciones.
    Símbolos del Diagrama de Flujo – O

  • Unión - ya que los procesos pueden ramificarse, basados en decisiones o formas, también pueden volver a unirse. Cuando múltiples ramas de un flujo de trabajo vuelven a juntarse, puedes indicarlo con una unión o fusión.
    Símbolos del Diagrama de Flujo – Unión

  • Recopilación de Datos - se utiliza cuando los datos o materiales de un proceso tienen que ser recopilados y organizados en un formato estándar, por ejemplo, el montaje de los datos necesarios para preparar una retrospectiva de un Sprint o de Kanban.
    Símbolos del Diagrama de Flujo – Recopilación de Datos

  • Clasificación de Datos - se utiliza para indicar que la información o los materiales deben ser ordenados de forma específica, es decir, clasificar los materiales por color antes de ir al siguiente paso en un proceso de fabricación, o clasificar un retraso de Sprint según su prioridad.
    Símbolos del Diagrama de Flujo – Clasificación de Datos

¿Cómo crear un Diagrama de Flujo?

Aunque conocer estas formas podría ser todo lo que necesitas para construir un diagrama, considera los siguientes puntos clave, para asegurarte de que tu diagrama de flujo es una representación exacta del proceso, tal como lo ven todos los involucrados.

Paso 1: Definir el Proceso

Además de decidir el alcance de este y nombrar las partes involucradas.

Paso 2: Listar los Pasos del Proceso

En el orden en que se van a presentar. En muchos casos, esto requerirá de varios viajes a través del área de trabajo para ver cómo se procesa un artículo.

Paso 3: Convierte los pasos en figuras en un diagrama

Utiliza las figuras disponibles para visualizar tu flujo. La mayoría de las personas que las utilicen estarán familiarizadas con el significado de estas, pero es mejor incluir una leyenda, para eliminar los malentendidos.

Paso 4: Comparte el diagrama con el equipo

Toma tu gráfico y pide al equipo que lo verifique, ¿Has pasado algo por alto?, ¿Te ha pasado algo malo?, ¿Tienes algo que añadir? No siempre es fácil ser objetivo, así que pídele a los demás que te den su opinión.

Ejemplo A continuación, verás un diagrama de Flujo que detalla el procesamiento de una solicitud de software muy sencilla.

Diagramas de Flujo – Ejemplo Básico