Tarjeta Kanban

Una tarjeta Kanban es una representación visual de una sola pieza de trabajo, colocada en un Tablero Kanban. Y la posición de la tarjeta en el tablero representa el estado del trabajo, por ejemplo, aún no iniciado, en curso, realizado. Se podría pensar en la tarjeta como una posta de relevos, que en una carrera de relevos tiene que ser llevada por los miembros del equipo, uno por uno, a través de diferentes etapas, hasta llegar a la línea de meta.

Las tarjetas Kanban sirven para:

• Distribuir la información de una manera uniforme y consistente
• Empoderar al equipo y construir la confianza
• Explicar el proceso a todas las partes involucradas, y fomentar la colaboración
• Controlar el flujo y la capacidad del flujo de trabajo
• Registrar toda la información transmitida y el progreso de un artículo, simplificando los traspasos y recopilando datos analíticos.

Invención de las tarjetas Kanban

En japonés, la palabra Kanban significa “tablero señalizador”. En la fábrica de Toyota las tarjetas Kanban eran el componente clave que señalaba la necesidad de reponer el trabajo. Esta señal indicaba a los miembros del equipo o a los proveedores de abajo, que sus colegas han terminado o están casi terminando su trabajo, y necesitan que el equipo de arriba envíe algunos más.

Los sistemas de fabricación tradicionales se basaban en métodos push. Los pedidos se trabajaban en grandes lotes, a menudo con el inventario en el taller, subutilizado. Kanban opera con el concepto de producción justo a tiempo, que pide que se trabaje en los artículos sólo cuando hay demanda.

Las tarjetas Kanban se almacenaban en contenedores, y cuando los trabajadores terminaban de trabajar en un artículo y necesitaban más materiales, esos contenedores se enviaban al departamento de reposición para abastecerse. Y cuando se agotaban los materiales en el departamento de reabastecimiento, los contenedores de tarjetas se enviaban a los proveedores para que se abastecieran.

Toyota se dio cuenta de que los trabajadores prefieren tirar del trabajo a que el trabajo les sea impuesto. Todos podemos simpatizar con eso, ¿qué preferirías: venir a trabajar por la mañana y tirar del primer artículo de tu tabla? ¿o llegar a encontrar tu escritorio cargado de trabajo que alguien ha tirado allí? Las tarjetas kanban pueden transformar una oficina de un sistema de push a uno de pull.

¿Qué información debería figurar en la tarjeta?

En Toyota, cada tarjeta contenía información sobre su procedencia, el tipo y la cantidad de trabajo que requería y dónde debía ser entregada a continuación. La tarjeta Kanban ha evolucionado desde entonces, y en la mayoría de los sistemas electrónicos ha llegado a representar un elemento de trabajo.

Las tarjetas ubicadas en el tablero Kanban significan el trabajo que se solicita. También pueden contener información sobre cuándo se solicitó el elemento, cuál es el objetivo de la tarea y sobre el autor o solicitante del elemento. Un punto importante es que las tarjetas no necesitan contener cada pequeña pieza de información - sólo la suficiente para facultar al equipo para tomar sus propias decisiones para hacerlo. Por esta razón, la mayoría de los practicantes de Kanban utilizan hoy en día tarjetas Kanban digitales, dada su capacidad de información menos restrictiva, que la de las tarjetas físicas.

Es común que los sistemas permitan que las tarjetas contengan un número de trabajo, una fecha de iniciación de la tarjeta, los miembros del equipo asociados a su realización, diversas estimaciones y mucho más. Las herramientas electrónicas también son conocidas por dar indicadores de color, diseño, icono o texto para mostrar la edad de una tarjeta, el tipo, el nivel de actividad reciente, etc.

Una herramienta de confianza y control visual

Las tarjetas Kanban establecen la confianza al permitir que los miembros del equipo saben exactamente en qué trabajar y cuándo hacerlo. El hecho de que estas instrucciones puedan obtenerse individualmente genera una sensación de poder entre el equipo. Las tarjetas Kanban conceden autoridad e impiden trabajar en temas de baja prioridad, que no deberían estar en circulación antes de que se realicen las tareas de alta prioridad.

Una tarjeta Kanban funciona como un sistema de control visual. El simple hecho de pasar por delante de un tablero y ver que las tarjetas kanban se caen de ella puede indicar que tal vez el equipo está sobrecargado. Las tarjetas de atraso no deben asignarse a una persona específica, sino que los propios miembros del equipo deben sacar las tarjetas en las que se sientan más capacitados para trabajar. De esta manera se fomenta el trabajo en lugar de forzar a las personas.

Sin embargo, la distribución de las tarjetas debe mantenerse controlada, junto con el tablero, para proteger a los miembros del equipo. Si alguien ya está trabajando con su cuota completa, no se le debe permitir tirar más tarjetas, hasta que haya terminado con los artículos que tiene abiertos - algo que puede garantizarse limitando el trabajo en curso por persona.

Las tarjetas que no se han movido pueden ser codificadas por color para que se conviertan en los principales puntos de discusión durante el stand-up de la mañana. Los miembros del equipo pueden explicar por qué se ha atascado un artículo y pueden trabajar juntos para ver cómo hacer que ese artículo se mueva.