¿Qué es Seis Sigma?

¿Qué es Seis Sigma?

Seis Sigma es una metodología de mejoramiento continuo de procesos, basada en conceptos estadísticos. Está diseñada para incrementar la rentabilidad de la empresa gracias a una motivación clave: eliminar los defectos en el ciclo de vida del producto.

Empresas Seis Sigma como General Motors y Motorola le han dado fama a la metodología al ahorrar con éxito millones de dólares al año con ella, llegando a presumir niveles de calidad de 3.3 defectos por cada millón de oportunidades.

El Origen Matemático del Nombre

Sigma” es una letra del alfabeto Griego: σ, la cual se usa en estadística para representar la desviación de un resultado esperado, o la media.

Ejemplo Si lanzas una moneda 10, 100, 1000, o 10000 veces, podrías esperar que el resultado sea 50-50% entre cara y sello, así que la media es 50%. A pesar de que esa parece ser la expectativa lógica, el resultado, si hicieras la prueba y registraras los resultados, podría ser algo como esto:

Nro. de veces que se lanzó la moneda Nro. de caras Nro. de sellos
10 6 4
100 55 45
1000 525 475
10000 5003 4997

Lo que nos demuestra que cuantas más veces lances la moneda, más te acercarás a la media, el esperado 50% para caras y sellos.

La desviación de la media es la diferencia entre los resultados obtenidos y los esperados. En estadística, 6 σ sería la desviación entre -3 puntos y +3 puntos de la media.

Y en la metodología de mejora de procesos Seis Sigma, el 6 representa el número de niveles posibles para calificar un proceso, el cual se alcanza mediante el cálculo de los DPMO (defectos por millón de oportunidades). La clasificación corresponde a la reducción en el número de defectos que alcanza la compañía.

Los Defectos Cuestan

Los clientes y proveedores hacen negocios con las compañías en las que pueden confiar. Si una compañía alcanza una clasificación 6 sigma en su proceso, significa que, por cada millón de oportunidades en su proceso, sólo 3.3 diferirían de lo esperado, lo que puede indicar que – en el peor de los casos – 999.996 clientes resultaron satisfechos en el proceso.

Los Defectos – variaciones de la media – son costosos para un negocio. Cuando los clientes no reciben lo que estaban esperando, esto puede provocar los siguientes resultados, que directamente le costarán más a la compañía:

  • exigencias de reembolsos
  • solicitudes de descuentos
  • comentarios negativos sobre la empresa
  • enviar artículos a que sean refabricados.

Todo lo anterior reducirá las ganancias del negocio. Por esto, asegurarse de que los procesos de la empresa alcancen la mayor calificación Sigma posible, traerá beneficios económicos inmediatos.

¿Cómo ayudará Seis Sigma a tu operación Lean basada en Kanban?

Seis Sigma tiene una metodología de proyecto definida para mejorar cualquier proceso. Mientras trabajas con tu equipo Kanban, recogerás datos que pueden señalar los cambios requeridos en particular. Los tiempos de ciclo podrían variar constantemente, o puede que haya una falta de estándares.

Un practicante de Kanban puede manejar su mejoramiento de procesos con métodos como las 5S, caminatas Gemba o Poka-Yoke, en conjunto con el control estadístico de Seis Sigma.

Sin embargo, debes considerar que debido a que Seis Sigma requiere de experiencia en el análisis matemático, no es la primera opción recomendada a la hora de resolver problemas que se caen de maduros como parte del mejoramiento de procesos. Asegúrate primero de tener el equipo correcto a bordo, y suficientes datos para que sean utilizados apropiadamente en la implementación del método.

Lean Seis Sigma es una combinación de Lean y Seis Sigma, que usa métodos de desempeño y mejoramiento para eliminar los siete tipos de desperdicios, usando los procesos DMAIC (acrónimo en inglés para definir, medir, analizar, mejorar y controlar) en los ciclos de mejoramiento.

¿Cómo usar el método DMAIC?

Los practicantes de Seis Sigma sugieren el uso del método “definir – medir – analizar – mejorar – controlar” para asegurarse de que los cambios que se apliquen sean correctos y perdurables.

Paso 1: Definir

En esta etapa tu equipo y tu deberían identificar el problema, detallar su naturaleza, identificar a los involucrados y señalar el tiempo requerido para implementar la solución de alto nivel propuesta. Es beneficioso detallar esto en acta de proyecto, para entender por completo lo que aspiras lograr.

Ejemplo

Podrías decidir dar un vistazo al proceso de diseño, porque es el que tiene más variantes. El gráfico podría verse así:

Integrantes del Equipo Rol
María Proponente
Juan Diseñador
Elena Experiencia de Usuario
Fabián Cliente
Rita Mercadeo
Dentro del Alcance Analizar el proceso de diseño de principio a fin.
Fuera del Alcance Proceso de Pruebas.
Declaración del Problema El proceso de diseño varía, entre 1 y 7 semanas. El número de iteraciones en los diseños puede variar de 2 a 10. Esto nos lleva a que los tiempos de desarrollo sean mayores y el tiempo de salida al mercado se atrase.
Meta/Objetivo Buscar maneras de estandarizar y hacer predecible la fase de diseño.
Cronograma 3 meses: Enero – Marzo

Paso 2: Medir

Aún y cuando cada paso del proceso DMAIC es importante, es la alta dependencia de Sigma Seis en los datos estadísticos lo que permite que sea sumamente objetivo. La fase de Medición es donde tu equipo establece las bases del proceso para poder medir su mejoría luego de hacer cambios.

Ejemplo

La etapa de proceso de diseño de tu equipo demora entre 1 y 7 semanas. Necesitas encontrar un punto de partida objetivo para tus datos de comparación: reunir información respecto al origen de los datos de esas 1-7 semanas, desde hace cuanto se está midiendo este tiempo de ciclo, como se distribuye en todo el proceso, y decidir si esos datos son suficientes, o si se necesitan métricas adicionales antes de poder avanzar.

Paso 3: Analizar

En esta etapa deberías intentar determinar cuál es la causa de los defectos en el proceso. Para ayudarte con eso, en Seis Sigma suelen usarse los Diagramas de Pareto, histogramas y gráficos de ejecución o un Análisis de Efectos y Modos de Falla – AMFE, por sus siglas en Inglés], como último recurso, debido a su alto costo y el tiempo que consume. El objetivo principal de este paso es encontrar pruebas de que lo que se ha analizado es en verdad la causa raíz del problema.

La información encontrada podría conducir a un proceso iterativo de los datos en la etapa de Medición, y hasta llegar a afectar y actualizar la etapa de Definición.

Ejemplo

Podrías determinar que lo que causa la variación de tiempo entre 1 y 7 semanas es el tempo que se tarda en recibir retroalimentación de los involucrados y el número de iteraciones de diseño.

Paso 4: Mejorar

Únicamente aquí es donde el equipo de mejoramiento implementa sus nuevas soluciones. El método DMAIC muestra que definir, medir y analizar son lo suficientemente importantes como para preceder la implementación de una solución. Se recomienda que se haga mediante ensayo y error, es una buena idea introducir sólo un cambio a la vez.

Ejemplo

Para su proceso de diseño, el equipo podría decidir hacer pruebas piloto en 2 iteraciones de diseños propuestos y reservar la tercera iteración para el diseño aprobado.

Paso 5: Controlar

Ahora tu equipo puede crear las bases para las disciplinas de proceso, actualizar las formas requeridas de trabajo, establecer métricas para continuar con las mediciones, y determinar la realización de los beneficios, además de la entrega del proceso a su dueño.

Ejemplo

El equipo podría decidir establecer un límite de 2 iteraciones de diseño en su Tablero Kanban, y medir el tiempo que tarda en completarse sus análisis. Se podría hacer una demostración con los involucrados para explicarles las nuevas formas de trabajar y sus beneficios.

¿En qué se diferencian Seis Sigma y Lean?

Podemos ver que Seis Sigma y Lean son diferentes. Seis Sigma se basa mucho más en datos y se enfoca en la calidad, y la reducción de errores y variación.

Mientras que Lean es una combinación de varios métodos que buscan generar más valor al cliente. Seis Sigma es un caja de herramientas con múltiples métodos de análisis estadísticos enfocado en reducir los errores y defectos en un proceso.

Lean, en su concepción, es un enfoque ascendente, que busca impulsar las mejoras desde abajo hacia arriba, mientras que, Seis Sigma funciona como un vehículo que permite implementar mejoras a los proyectos de forma descendente, para resolver los problemas más difíciles.

Pero los gerentes de proceso vieron rápidamente las oportunidades de sinergia entre Seis Sigma y Lean para reducir errores y desperdicios, mientras que continuamente se mejoran todos los aspectos de un proceso para avanzar la posición de la compañía y su oferta de servicios. Aún y cuando no es necesario juntar los dos enfoques, su combinación puede ser beneficiosa cuando se hace correctamente y es coordinada por hábiles gerentes.

En Conclusión

Gracias a la unión entre estos dos métodos: Lean y Seis Sigma, deberías ser capaz de:

  • Alcanzar una visión más definida y fundamentada para tus proyectos,
  • Crear un marco de definido para medir el progreso efectivamente,
  • Incrementar las ganancias reduciendo el desperdicio y el tiempo de ciclo,
  • Encontrar fácilmente formas para mejorar tus procesos continuamente.