Was ist Kaizen?

Kaizen ist japanisch (改善) und bedeutet sich verbessern oder etwas zum Positiven verändern. Im Lean Projektmanagement wird Kaizen als Philosophie angesehen, die anstrebt, einen Prozess mithilfe von kleinen, stetigen, positiven, durch die Teammitglieder in jedem Teil der Organisation implementierten Veränderungen über eine längere Zeit zu verbessern.

Die stetige Verbesserung eines Unternehmensprozesses kann somit mit dem Stimmen eines musikalischen Instrumentes verglichen werden. Auch dieser Prozess kann nicht nur einmal vorgenommen, sondern muss regelmäßig – häufig sogar inmitten der Performance - wiederholt werden, um das bestmögliche aus dem Instrument herauszuholen und Kunden den größtmöglichen Nutzen zu bringen. Sie können allerdings nicht davon ausgehen, dass jeder Mitarbeiter Ihres Unternehmens die Philosophie tatsächlich annehmen und dementsprechende Veränderungen mitmachen wird. Aus diesem Grund kann es hilfreich sein, Tools zu nutzen, die das Team nach und nach mit der nötigen Mentalität für eine stetige Verbesserung vertraut machen.

Kaizen in Kanban & die Verwendung von Wertströmen

Als Methodik bittet Sie Kanban darum, damit zu beginnen, womit Sie sich bisher beschäftigt haben und nach kleinen Dingen zu suchen, die Sie verändern können. Schließlich müssen Sie, um sich zu verbessern, zunächst verstehen, was zum aktuellen Zeitpunkt vor sich geht. Eine Wertstromanalyse ist die beste Möglichkeit, um festzulegen, was Sie als erstes verbessern sollten.

Die Identifikation der Engpässe Ihres Prozesses sowie die Messung Ihrer Zyklusdauer und Vorlaufzeit versorgt Sie mit aussagekräftigen Indikatoren, um Änderungen umzusetzen und einzuschätzen, ob diese Änderungen auch tatsächlich Früchte tragen. Bei der Anwendung der Kaizen-Herangehensweise sollte Ihr Team feststellen, dass die Linien des Kumulatives Flussdiagramm gleichmäßig verlaufen, weniger Hürden auftreten und die Zyklusdauer einen verbesserten Durchsatz aufweist.

Tägliche Stand-ups an der Kanban-Board können ein guter Grund zum Praktizieren von Kaizen sein! Die kurzen Team-Meetings werden Ihnen dabei helfen, die Arbeit besser zu koordinieren sowie Engpässe und Bereiche zu finden, in denen die Mitarbeiter überfordert sind.

Wie plant man eine Kaizen-Sitzung?

Wöchentliche, monatliche oder quartalsweise Review-Sitzungen sind in erster Linie darauf ausgelegt, die Qualität der den Kunden gelieferten Arbeit zu verbessern, Verschwendung in Ihrem Prozess zu eliminieren und dafür zu sorgen, dass Ihre Mitarbeiter zufrieden und sicher sind.

Die allgemeine Abfolge eines einzelnen Kaizen-Events richtet sich nach den folgenden Schritten:

Schritt 1: Die Festlegen der Werte und des Ausmaßes der Maßnahmen

Erstellen Sie einen Wertstrom und benennen Sie die Ziele des Events, die vor allem darauf ausgelegt sein sollten, was Ihren Kunden wirklich am Herzen liegt, statt darauf, was Ihrer Meinung nach verbessert werden könnte. Sie sollten außerdem das Ausmaß der geplanten Verbesserungen festlegen, sodass Sie nicht zu breitflächig handeln. Konzentrieren Sie sich auf ein Team, einen Prozessschritt und so wenige Handlungen pro Sitzung wie möglich, sodass das Ziel auch tatsächlich von Ihrem Team erreicht werden kann.

Schritt 2: Planen

Legen Sie einen detaillierten Handlungsplan basierend auf den während der Wertstromanalyse festgelegten Zielen an. Das detailliert sollte dabei sehr ernst genommen werden, da bei Kaizen-Sitzungen die Gefahr besteht, den Plan zu allgemeingültig, vage und gewagt anzulegen, sodass letztendlich nichts erreicht wird und es zu Verschwendung kommt. Legen Sie den Plan daher so genau wie möglich an. Neben den technischen Anforderungen sollten Ihre Spezifikationen auch Werte und Maßnahmen für die Qualität, Menge, aufgewendeten Arbeitsstunden, Kosteneinschätzung, Kundenzufriedenheit u.v.m beinhalten.

Schritt 3: Handeln

Implementieren Sie anschließend die geplanten Änderungen. Je nach Ausmaß des Events, kann dieser Schritt zwischen einem Tag und mehreren Monaten in Anspruch nehmen. Trotzdem bleiben die Regeln dieselben. Behalten Sie währenddessen den Prozess, den Konsum der zugewiesenen Ressourcen und die Handlungen im Auge, die sich stets nach dem angelegten Plan richten sollten. Für größere Events wird meist eine dedizierte Person festgelegt, die die Umsetzung dieses Schritt überwachen soll.

Schritt 4: Reviewen

Reviewen Sie die Ergebnisse mit dem Team und planen Sie, falls Sie nicht zufriedenstellend sind, wie Sie damit umgehen werden. Das kann auch bedeuten, Ihren Vorgesetzten mitzuteilen, was erreicht wurde sowie die Leistung des Teams und die Ziele Ihrer nächsten Kaizen-Sitzung zu diskutieren.

Schritt 5: Festlegen von Standards

Legen Sie auf Grundlage der Ergebnisse des Events neue Standards fest, um sicherzustellen, dass es sich bei der Verbesserung nicht nur um eine Ausnahme handelt. Damit sich die Sitzung an die Kaizen- und Kanban-Prinzipien hält, ist es notwendig, die erreichten Verbesserungen auch in Zukunft replizieren zu können. Im Idealfall handelt es sich schließlich nur um den ersten Schritt einer sich stetig verbessernden Praktik.

Dieser Ablauf ist eine Erweiterung des Plan🡪Do🡪Check🡪Act Modells und sollte immer darauf abzielen, für Ihre Kunden einen Mehrwert zu generieren. Geben die Teams an, sich verbessert zu haben, ohne dass für den Kunden ein Mehrwert generiert wird, dann kann es sich nach der Kaizen-Denkweise nicht um eine tatsächliche Verbesserung handeln.

Sie haben Probleme loszulegen?

Kaizen ist ein vielseitiges Verbesserungsmodell, sodass vor allem der Beginn der Implementierung eine Herausforderung sein kann. Die Lean Six Sigma Methode empfiehlt daher, Ihre anfänglichen Entscheidungen mit den entsprechenden Daten zu treffen. Es kann allerdings auch hilfreich sein, ganz einfach mit der Umorganisierung der Mitarbeiter und des Büros oder der Fabrikhalle zu beginnen, wozu Sie Techniken wie 5S, Die Stimme des Kunden festhalten und Gemba nutzen können.

Egal wie Sie Ihren Einstieg gestalten; Sie sollten sich in jedem Fall klar darüber sein, dass Sie Ihren Kaizen-Prozess bereits mit der Implementierung von Kanban angestoßen haben und dieser Prozess durchaus sehr vielversprechend ist!

Was Vorteile bringt Ihnen die Implementierung der Kaizen-Strategie?

• Ein einfacheres Teammanagement, da das Team ein Wertstrom-Rahmenwerk mit umsetzbaren Möglichkeiten zur Verbesserung erhält.
• Ein reibungsloserer Prozessbetrieb, der zu zufriedeneren Kunden und Teams führt und eine höhere Produktionsqualität mit sich bringt.
• Eine bessere Abstimmung der Ziele des Teams & der Kunden, sodass Ihre Mitarbeiter motivierter sind und besser miteinander kommunizieren.
• Ein größerer Erfolg bei der Umsetzung von Änderungen, da Änderungen zu einem festen Bestandteil des täglichen Betriebs werden. Dies führt wiederum dazu, dass das Team ein sogenanntes Growth Mindset annimmt.