Kanban in der Unternehmensführung

Man kann Kanban mit der Verfolgung des Fortschritts eines bestimmten Projekts, das aus Aufgaben besteht, in Verbindung bringen. Da die Methode jedoch praktisch jedem Prozess folgen kann, hat sie auch ihren Platz in der allgemeinen Unternehmensführung.

Personalmanagement, langfristige strategische Planung, Überwachung von Lieferanten, Kundenbetreuung, Verwaltung des Schriftverkehrs, Steuern, Vorschriften, Sicherheit usw. – Kanban bringt in all diese Bereiche eine großzügige Dosis Klarheit und hilft, Fristen zu verwalten und Blockaden zu erkennen, lange bevor sie zu finanziellen Verlusten führen. All dies kann Ihr Unternehmen flexibler, zuverlässiger, berechenbarer, reaktionsschneller und agiler machen, da es keinen Unternehmensbereich gibt, der nicht von der einfachen Priorisierung und der hohen Transparenz der Kanban-Methode profitiert.

Kanban zeichnet Ihre Prozesse auf

Wenn Sie das Kanban-Modell in allen Bereichen Ihres Unternehmens einsetzen, erstellen Sie eine Aufzeichnung der Abläufe und Arbeitsprozesse in sämtlichen Abteilungen. Dadurch schaffen Sie automatisch eine Blaupause für die Zukunft und bieten eine wertvolle Orientierungshilfe für neue Mitarbeiter. Anstatt die Arbeitsweise einer Abteilung detailliert beschreiben zu müssen, kann jedes Teammitglied einen direkten Einblick in den Ablauf erhalten, indem es das Kanban-Board betrachtet. So lässt sich die Art der Arbeit, der individuelle Arbeitsablauf, dem das Team folgt, das Tempo sowie wichtige Bereiche, auf die besonders geachtet werden muss, leicht nachvollziehen.

Darüber hinaus stellt eine physische Aufzeichnung des Prozessablaufs einen verlässlichen Ort dar, an dem Sie nachvollziehen können, warum, wann und wie bestimmte Maßnahmen ergriffen wurden. Sie hilft dabei, Streitigkeiten zu klären, fehlende Informationen zu finden und Verantwortlichkeiten zu identifizieren – und das alles gleichzeitig. Mit Kanban erhalten Sie einen vollständigen Überblick über sämtliche Aspekte der Abläufe in Ihrem Unternehmen.

Kanban vereinfacht die Optimierung

Mit dem oben genannten Punkt verbunden ist die Leichtigkeit, mit der Sie erkennen können, welche Prozesse oder Abteilungen verbessert werden müssen. Eine sofortige Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, das spezifische Projekt-Board zu betrachten. Wenn sich Aufgaben in einer bestimmten Phase stauen, arbeiten entweder zu wenige Personen daran, oder sie sind nicht effizient genug, oder die Aufgaben enthalten Fehler, die das Team blockieren. In jedem Fall kann ein solcher Engpass sofort erkannt und nach einer Analyse behoben werden.

Eine systematischere Methode, um zu sehen, wo ein bestimmter Prozess ins Stocken gerät oder besonders gut läuft, ist das Führen und Überprüfen von Kanban-Analysen, wie etwa dem kumulativen Flussdiagramm oder der Vorlauf- und Zykluszeit. Das Sammeln von Daten für ein visuelles Board ist nicht allzu schwierig, aber bei Verwendung eines Online-Boards werden diese Metriken automatisch generiert. Sie geben Aufschluss über den Durchsatz des Prozesses, die durchschnittliche Zeit, die für verschiedene Arten von Arbeiten benötigt wird, und darüber, wie gut der Prozess im Laufe der Zeit läuft – ob er gleichmäßig verläuft oder ob es Produktivitätssprünge und Phasen der Stagnation gibt, und vieles mehr.

Kanban verbessert Ihre Fähigkeit zur Veränderung

Mit Agile Kanban kann Ihr Team den Prozess so gestalten, dass er genau seiner Arbeit entspricht und bei Bedarf angepasst werden kann. Wenn jede Gruppe in Ihrem Unternehmen ihren eigenen Prozess verwaltet, bedeutet das vor allem eines: Freiheit und Flexibilität bei der Anpassung an Veränderungen. Ob aufgrund von Kundenanforderungen, der Integration mit anderen Abläufen oder – was am wahrscheinlichsten ist – wegen Marktveränderungen: Ein Mitspracherecht bei der Gestaltung des Prozesses ist entscheidend, damit dieser sowohl gültig als auch optimal bleibt und den Anforderungen des Kunden sowie des Unternehmens entspricht.

Darüber hinaus sind teameigene Prozesse offener für Feedback (aus allen Richtungen, sowohl vom Kunden als auch intern) als Abläufe, die von Managern bestimmt werden, die wenig Bezug zum spezifischen Arbeitsbereich haben. Und mehr Feedback bedeutet schnellere und häufigere Verbesserungen!

Kanban befreit die Teams

So wie beispielsweise ein Software-Entwicklungsteam in der Lage ist, sich zu 100 % auf eine Aufgabe zu konzentrieren, bevor es zur nächsten übergeht, ermöglicht es Kanban dank der WIP-Grenzen auch allen anderen Berufsgruppen diese Konzentration. Ob in der Buchhaltung, im Marketing, im Support, bei der Beschaffung, in der Personalabteilung oder in anderen Bereichen – alle profitieren davon. Sie werden überrascht sein, dass jemand, der einmal die Erfahrung gemacht hat, sich auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren, diese nie wieder aufgeben möchte. Abgesehen von wenigen Ausnahmen ist Multitasking nicht förderlich für die Produktivität. Wenn man jemanden bittet, alle eingehenden Anfragen gleichzeitig mit gleicher Priorität zu bearbeiten, ist langsamer und fehlerhafter Fortschritt sowie Frustration und Ablenkung des Mitarbeiters vorprogrammiert. Wenn man jedoch darum bittet, sich auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren und erst mit einer neuen zu beginnen, wenn die alte abgeschlossen ist, werden mehr Aufgaben bis zum Ende des Tages erledigt, der Arbeitsplatz wird ruhiger und die Teammitglieder sind zufriedener.

WIP-Limits sind eine der wichtigsten Neuerungen bei der Einführung von Kanban. Lassen Sie alle Ihre Teams von den Vorteilen profitieren.

Kanban minimiert die Notwendigkeit von Besprechungen

Überlegen Sie einmal, wie viel Zeit alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens jede Woche in Besprechungen verbringen. Sie wissen wahrscheinlich genau, dass mehr als die Hälfte dieser Zeit damit verbracht wird, darauf zu warten, dass sich alle versammeln, Informationen zu wiederholen, die bereits zuvor gegeben wurden, und Managementprobleme zu behandeln, die von einer bestimmten Person – nicht von einem Team – gelöst werden müssen.

Stellen Sie sich nun vor, wie sich diese Gesamtzeit verändert, wenn alle Prozesse Ihres Teams und deren aktueller Stand in einer visuellen, leicht verständlichen Form verfügbar sind. Sie müssen nicht mehr nach dem Status eines Vorgangs fragen oder Probleme besprechen, die nicht in Ihrem Aufgabenbereich liegen – ein Blick auf die Board reicht, um zu sehen, wo jeder Vorgang steht. Problematische Aufgaben können der Person zugewiesen werden, die am besten für die Lösung geeignet ist. Das bedeutet, dass Sie Ihre Teambesprechungen auf soziale Interaktionen beschränken können, um miteinander in Verbindung zu bleiben, anstatt immer wieder über Angelegenheiten zu diskutieren, die bereits an anderer Stelle dokumentiert wurden.

Mit Kanban können Sie sich auf die Werte Ihrer Kunden konzentrieren

Mit Kanban-Workflows, die auf den Phasen der Fertigstellung basieren, wird es für Ihre kundenorientierten Teams einfacher, zu definieren, was für die Kunden am meisten Wert hat. Auf diese Weise können die Teams den Prozess so gestalten, dass der Wert maximiert und gleichzeitig alle Handlungen sowie die Informationsverarbeitung ohne Auswirkungen auf den Kunden begrenzt werden. Wenn Sie auf den Kunden hören und den Großteil Ihrer Bemühungen auf das ausrichten, was ihm wichtig ist, werden Sie seine Zufriedenheit sicherstellen und gleichzeitig die Verschwendung auf Ihrer Seite minimieren.

Die Einführung von Kanban in allen Bereichen Ihrer Unternehmensführung kann dazu führen, dass Ihre Prozesse viel weniger komplex und langsam wirken als zuvor. Denken Sie daran: Sie können Ihr Unternehmen nur dann erfolgreich steuern, wenn Sie es genau kennen. Der einfachste Weg, dies zu erreichen, ist, es für alle Beteiligten visuell darzustellen.

Der Einsatz von Kanban-Boards für Unternehmensführung, Planung, Wartung und Entwicklung bietet Ihnen folgende Vorteile:

• Verbesserter Prozessdurchsatz durch eine bessere Kontrolle der Aufträge,
• Besserer Aufgabenfluss und mehr Transparenz aufgrund der visuellen Natur von Kanban und der einfachen Datenaufnahme,
• Höhere Produkt- und Dienstleistungsqualität, dank besserer Fokussierung und weniger unnötiger Nacharbeit,
• Glücklichere Teams und zufriedenere Kunden, als Ergebnis besser kontrollierbarer Abläufe und einer schnelleren Reaktion auf die Bedürfnisse der Kunden.