Co to jest Spacer Gemba?

W języku japońskim słowo Gemba (現場) lub Genba znaczy “miejsce zdarzenia”, „miejsce wykonywania pracy”. W szczupłych metodach zarządzania spacery Gemba służą kontroli realizacji strategicznych celów. W przeciwieństwie do typowo zachodnich modeli zarządzania, w których liderzy są trwale oddzieleni od pracowników, Lean zachęca menedżerów do wykonywania spacerów Gemba celem nawiązania łączności z zespołem, obserwowania go i wyciągania wniosków, a także oferowania pomocy. Co dokładnie jednak robi się na spacerze Gemba i jakie korzyści płyną z niego dla praktyków Kanbana, poza dodatkową dawką ruchu?

Jak zaplanować spacer Gemba?

Obserwuj fakty, a następnie dowiedz się dlaczego czynności wykonywane są akurat w ten sposób. Spacer Gemba musi być zakorzeniony w faktach. Co się dzieje na danym stanowisku pracy? Ile osób jest przeciążonych, a ile stoi bezczynnie?

Krok 1: Z wyprzedzeniem powiadom zespół, że planujesz Gembę

Zaleca się poinformowanie zespołu, że spacer Gemba się odbędzie. Nie po to by dodatkowo zestresować pracowników, ani by wywoływać jakiekolwiek nietypowe, wymuszone zachowania, ale po to, by zrozumieli, że celem Gemby jest obserwacja tego, jak ich proces działa na co dzień. Daj pracownikom znać, że jesteś otwarty na rozmowę!

Krok 2: Przygotuj się

Warto zaplanować, na jakie aspekty procesu chcesz zwrócić uwagę, jakie pytania chciałbyś zadać zespołowi, jakich potrzebujesz informacji. Choć nie zawsze możliwe będzie poznanie odpowiedzi na pytania, wyznaczenie sobie celów sprawi, że twój spacer nie będzie bezproduktywnym chodzeniem po hali produkcyjnej lub biurze.

Planowanie spaceru Gemba najlepiej zacząć od prześledzenia strumienia wartości procesu. Zidentyfikuj w praktyce rzeczywiste czynności odpowiadające strumieniowi wartości, aby w ten sposób znaleźć możliwości ulepszeń. Jeśli jeszcze nie masz mapy strumienia, Gemba może w tym pomóc i w tym. Zbadaj co dzieje się na etapach procesu, które przynoszą wartość twoim klientom, zapytaj też pracowników co ułatwiłoby ich pracę.

Krok 3: Obserwuj pracę tam, gdzie się odbywa

Oto i sedno spaceru Gemba: udaj się do miejsca, w którym odbywa się praca i obserwuj ją, by lepiej zrozumieć proces. Choć jest to krok fundamentalny, jak widać – niekoniecznie będzie to pierwsza rzecz do zrobienia, jeśli na uwadze masz osiągnięcie jak najlepszych możliwych wyników.

Krok 4: Szanuj zespół - nie oceniaj

Ważne, by podczas spaceru nie oceniać i nie kontrolować pracowników. Gemba to nie wymówka do nakrywania pracowników na obijaniu się. Dobry lider na spacerze Gemba zadałby sobie raczej pytanie: dlaczego ludzie są bezczynni? Dlatego, że są przepracowani, czy dlatego, że nie mają przydzielonych zadań? Szacunek dla osób z tobą czy też dla ciebie pracujących to tylko jeden z punktów, w których Gemba i Agile idealnie się zazębiają. Spacer Gemba powinien pogłębić twój wgląd w to, co już zaobserwowałeś na tablicy Kanban. Jeśli tablica ujawniła wąskie gardła procesu, to powinieneś natknąć się na nie również w praktyce.

Krok 5: Praca umysłowa – gdzie jest Gemba?

Zdecydowanie jest wartość w odwiedzeniu biura np. zespołu programistów, by zobaczyć, co robią i podpytać o ich przemyślenia odnośnie skuteczności procesu. Często już ich odpowiedzi wiele powiedzą o tym, czy proces działa, czy nie. Jednak w wielu przypadkach, więcej informacji uzyskasz patrząc na tablicę Kanban zespołu. Dzieje się tak, ponieważ dla procesów opartych na wiedzy, a nie fizycznej produkcji, to tablica Kanban staje się reprezentacją rzeczywistego miejsca pracy, czy też Gembą.

W kreatywnych i inżynieryjnych scenariuszach pracy, takich jak np. tworzenie oprogramowania lub treści czy badaniach naukowych, mimo że ludzie zwykle znajdują się w wyznaczonych im miejscach pracy, rzeczywisty proces przebiega w ich głowach, nie w samym biurze. Pomocna wówczas jest wizualna tablica Kanban, przedstawiająca cały proces w krokach, umożliwiając przyjrzenie się jego strumieniowi wartości. Pokazuje ona, na jakim etapie znajduje się praca, które etapy sprawiają najwięcej trudności, gdzie potrzebna może być pomoc, itp.

Step 6: Wyciągnij wnioski i wprowadź zmiany

Pominięcie ostatniego kroku uczyniłoby twój spacer Gemba wyłącznie zbędną ingerencją w pracę zespołu. Jeśli już wiesz, jak zespół operuje, jakie napotyka przeszkody i co spowalnia strumień wartości, stwórz plan działania, który to zmieni. Opracuj go na tyle szczegółowo, by wprowadzenie zmian było wykonalne. Przykładowo, nie poprzestawaj na stwierdzeniu: musicie bardziej przykładać się do testowania kodu. Bądź konkretny, wyznaczaj specyficzne cele i sprawdzaj, czy zespół je realizuje.

Z tego względu, dobrym pomysłem jest ograniczenie Gemby do jednego aspektu pracy na sesję - w przeciwnym razie, plan działania stanie się zbyt obszerny i żadne zmiany nie zostaną zrealizowane. O wiele lepiej jest stopniowo pełzać ku poprawie, niż rewolucjonizować wszystko naraz, niszcząc jednocześnie morale zespołu, prędkość produkcji i zyski firmy.

Na co warto zwrócić uwagę?

Choć nie ma niezawodnego przepisu na idealny spacer Gemba, warto zwrócić szczególną uwagę na następujące aspekty procesu:

• Czy praca wykonywana jest zgodnie z ustalonymi standardami, czy też pracownicy podejmują się losowych zadań?
• Jak schludne są stanowiska pracy, jak często pracownicy wpadają na przedmioty, których nie powinno tam być? Dotyczy to zarówno środowisk fizycznych, jak i wirtualnych — czy pracownicy muszą przedzierać się przez las nieistotnych informacji, nim znajdą to, czego potrzebują?
• Czy środowisko pracy jest bezpieczne, czy też czyhają w nim potencjalnie niebezpieczne wypadki? Czy młodsi programiści mają dostęp do kodu produkcyjnego, czy dane wrażliwe przechowywane są w odpowiedni sposób, itp.
• Czy zauważa się dużo ruchu niemającego konsekwencji ani uzasadnienia? Np. niepotrzebny transport rzeczy i osób, spotkania lub sprawozdania.
• Nawiąż dialog z pracownikami, bądź zainteresowany. Dlaczego robią to, co robią? Czy napotykają na przeszkody, które mogą nie być oczywiste dla obserwatora? Czasami wystarczy zapytać!
• Czy w procesie jest dużo bezczynności? Ile czasu ludzie spędzają czekając, aż coś się wydarzy, np. na zakończenie poprzedniego etapu procesu, na autoryzowanie zadania itp.?
• Czy pracownicy czekają na maszyny, czy to maszyny czekają na pracowników? O ile to drugie jest do przyjęcia, pierwsze nigdy nie powinno mieć miejsca. Zapewnienie zespołowi dostępu do szybkich, solidnych narzędzi to nie tylko sposób na przyciągnięcie nowych pracowników do firmy - są one niezbędne, by proces był wydajny i nie powodował frustracji.
• Czy obszary każdego etapu produkcji są jasno oznaczone, lub – w scenariuszu pracy umysłowej – czy pracownicy mają łatwy dostęp do informacji? Czy wiedzą, gdzie jej szukać, lub kogo poprosić o pomoc?

Jakiekolwiek podejście do spacerów Gemba przyjmiesz, nie wysyłaj swojego podwładnego by dokonał obserwacji za ciebie. To ty, lider, powinieneś przyjrzeć się temu, co dzieje się w miejscu, w którym powstaje produkt, za który odpowiadasz. Dzięki ulepszeniom, które Gemba pomoże ci wprowadzić, zaoszczędzisz firmie dużo pieniędzy, a być może przy okazji lepiej poznasz swój zespół. Dobrego spacerowania!