Co to jest Diagram Ishikawy?

Diagram Ishikawy - Diagram Rybiej Ości

Diagram rybiej ości, lub diagram Ishikawy, to wizualna reprezentacja przyczyn i skutków problemu. Jego forma opracowana została przez teoretyka zarządzania, Karou Ishikawę, który uznał, że rozrysowanie problematycznej kwestii na wykresie ułatwia zespołom zidentyfikowanie jej przyczyny.

Nacisk na zrozumienie powodów problemu jest charakterystyczny dla filozofii Lean. W efekcie zrozumienia przyczyn możliwe jest ścisłe dopasowanie rozwiązania do trudności, która - w przypadku zrozumienia niepełnego - powodowałaby efekt domina w całym procesie. Wykorzystując połączoną wiedzę wszystkich ekspertów uczestniczących w opracowaniu problemu, rozwiązane być mogą jego faktyczne przyczyny.

Kiedy stosuje się diagram Ishikawy?

Tego typu diagram przyczynowo-skutkowy ma zastosowanie we wszystkich działaniach biznesowych: analizie ryzyka, projektowaniu produktu, zarządzaniu projektami czy kontroli jakości. Ponadto, używając diagramu rybiej ości do analizy potencjalnych napięć i niedoskonałości procesu zidentyfikować można przyszłe przeszkody, zanim urosną na tyle, by spowodować chaos w przepływie pracy.

Choć diagram rybiej ości, wraz z technikami uzupełniającymi takimi jak 5 Why lub diagram Pareta, pomoże ci określić źródło problemu, to nie zawsze będzie on szczególnie pomocny w jego rozwiązaniu, zwłaszcza w wysoce złożonych procesach. Rozwiązanie warto wówczas rozplanować przy pomocy diagramu przepływu lub starej dobrej burzy mózgów, podczas której każdy może zaproponować swoje podejście, a lider wybierze to najbardziej odpowiednie.

Jak stworzyć diagram Ishikawy?

Diagram składa się z prostych elementów: głowa ryby jest omawianym problemem lub niepożądanym efektem procesu, ości wychodzące z kręgosłupa to kategorie przyczyn, a przyczepione do nich mniejsze ości to konkretne przyczyny problemów w danej kategorii.

Krok 1: Nazwij problem

Umieść sprawę do omówienia w miejscu głowy ryby, po czym narysuj linię od głowy do ogona. Jeśli diagram służy omówieniu problemu, to jego definicja powinna być dokładna i obiektywna. Jeśli zaś rysujesz diagram by zaplanować zmianę lub przeanalizować nowy projekt, upewnij się, że cel analizy jest jasno sformułowany i osiągalny.

Diagram rybiej ości opiera się na założeniu, że typowy niepożądany efekt procesu łączy się z kilkoma kategoriami przyczyn. Jednak zazwyczaj tylko jedna lub dwie z nich będą przyczyniały się do problemu (patrz zasada Pareta). Dlatego rozwiązanie już kilku głównych przyczyn powinno złagodzić niepożądany efekt.

Diagram Ishikawy - problem

Krok 2: Nazwij kategorie przyczyn

Wymień kategorie, w jakich mieszczą się przyczyny omawianego problemu. Typowo występujące kategorie to materiały, maszyny, metody, pomiary lub pracownicy. Kategorie te wskazują na mocne powiązanie diagramu rybiej ości z modelem 5M. Jednak kategorii przyczyn może być oczywiście znacznie więcej - należy je więc zawsze dopasowywać do konkretnego przypadku.

Diagram Ishikawy - kategorie

Krok 3: Nazwij przyczyny problemów

Po umiejscowieniu kategorii przyczyn wokół kręgosłupa ryby, powiąż je z konkretnymi przyczynami: akcjami i faktami w każdej kategorii, zaznaczając je jako mniejsze ości.

Przykład

Diagram Ishikawy - przyczyny

W powyższym przykładzie metoda zarządzania nie została wyartykułowana, w związku z czym zespołowi brakowało kierunku. Jednocześnie, brakowało systemu zamówień części oraz regularnego serwisowania maszyn, dostawy były więc nieterminowe, a część ekwipunku zepsuta. Owszem, projekt był opóźniony częściowo w efekcie braku wysiłków związanych z zarządzaniem projektem i braku przejrzystości postępów dla zespołu. Jednak żaden wysiłek związany z zarządzaniem zespołem i procesem nie naprawi uszkodzonej maszyny ani nie uzupełni magazynu materiałami. Dlatego to te dwa problemy wymagają rozwiązania w pierwszej kolejności. Potem zespół może przyjrzeć się przyjęciu jakiejś metody zapewniającej odpowiednią komunikację i raportowanie w celu terminowych realizacji projektów.

Wymieniając tak potencjalne, jak i faktyczne przyczyny problemu, zespół może zbliżyć się do ustalenia prawdziwych powodów sytuacji problemowej. Wymienianie źródeł problemu ułatwia sprawdzenie, które elementy procesu zostały wykonane, a które nie, co pomaga dokładnie zidentyfikować źródło kłopotów.

Przygotowanie kompleksowego diagramu rybiej ości, wizualizującego wszystkie aspekty twojego przepływu - etapy, czynności, zależności - pomoże ci zrozumieć sposób działania zespołu i ujednolicić go, zmniejszając w ten sposób zmienność procesu. Już samo to poprawi sposób, w jaki pracujesz, polepszając doświadczenia twoich klientów. W tym artykule możesz dowiedzieć się więcej o tym, dlaczego wariacja w procesie zmniejsza produktywność.

Nie zjadaj całej ryby w jednym kawałku

Tak jak nie próbowałbyś zjeść całej ryby naraz, a raczej kawałek po kawałku, elementom diagramu też warto przyglądać się jeden po drugim, zaczynając od tego, który ma najwięcej treści. Stratą bowiem byłoby podjęcie inicjatywy mającej na celu rozwiązanie wszystkich problemów jednocześnie – tych związanych z personelem, metodą, maszynami i materiałami. Miałoby to nieduże szanse na sukces, w przeciwieństwie do próby rozwiązania jednego konkretnego problemu.

Co daje użycie diagramu rybiej ości?

  • umożliwia rozwiązanie przyczyny problemu, nie samych objawów
  • z łatwością identyfikuje wąskie gardła procesu
  • promuje rozwój umiejętności rozwiązywania problemów w zespole
  • umożliwia poznanie relacji między różnymi problemami, jak i między ich potencjalnymi rozwiązaniami

Warto jednak mieć na uwadze, że diagramy rybiej ości niełatwo zastosować w przypadku problemów złożonych – kiedy to przyczyny i skutki bywają zbyt trudne do oddzielenia przez gęste skrzyżowanie symptomów we wszystkich kategoriach problemów.