Na czym Polega Technika 5 Why?

5 Why (5 dlaczego), lub 5 Whys czy 5W, to technika stosowana w metodyce Lean podczas burzy mózgów. Opracowana przez założyciela Toyoty – Sakichi Toyodę – praktyka ta opiera się na zadawaniu pytania „dlaczego?” dopóty, dopóki nie zostanie ustalona pierwotna przyczyna opracowywanego problemu. Żartobliwie rzecz ujmując, dotarcie do sedna każdego problemu wymaga zadania dokładnie pięciu pytań „dlaczego?”.

Oczywiście, mimo że technika nosi nazwę 5 Why, nie ma konieczności celowania w postawienie idealnie pięciu pytań. Rozwiązując problem, można zadać ich dowolnie większą lub mniejszą liczbę. Celem jest tutaj upewnienie się, że zespół jak najlepiej możliwie zrozumiał problem. Odkrywszy jego pierwotną przyczynę, łatwiej będzie ustalić właściwe rozwiązanie.

O mądrości geniuszy i dzieci

Podobno, gdy Albert Einstein miał godzinę na rozwiązanie problemu, to 55 minut spędzał na formułowaniu właściwego pytania do zadania. Technika 5 Why hołduje temu rodzajowi myślenia. Dzieci naturalnie pytają dlaczego? — instynktownie wiedzą, że jest to sposób na dotarcie do prawdy. I choć często irytuje to dorosłych, w ostateczności poddających się z odpowiedzią bo ja tak mówię, jest to naprawdę genialna technika uzyskiwania odpowiedzi.

Kiedy i gdzie używać 5 Why

Technika ta często jest używana podczas spacerów Gemba. Przydaje się także kiedy zespół mapuje strumień wartości w poszukiwaniu czynności przynoszących straty. Wreszcie, użycie 5 Why pomaga w rozwiązywaniu wszelkiego rodzaju problemów. W każdym zastosowaniu, 5 Why pomaga dotrzeć do pierwotnej przyczyny trudności.

Technika 5 Why sprawdza się także w pracy grupowej na tablicach lub flipchartach. Zespół może wyjść od swojego pierwotnego pytania i podążać tropem wyjaśnień kolejnych pytań „dlaczego”, aż dotrze do źródła.

5 Why w praktyce

Jak zastosować 5 Why?

W oparciu o powyższy przykład, spróbuj podjąć następujące kroki do skutecznego wykorzystania techniki 5 Why:

Krok 1. Zorganizuj spotkanie zespołu

Inicjatywa 5 Why powinna zgromadzić jak najwięcej ekspertów w dziedzinie omawianego problemu. Jednocześnie, nie ma sensu angażować osób, które nic o tym problemie nie wiedzą. W przypadku wysoce skomplikowanych zagadnień należy też ustalić, kto dowodzi i podejmuje ostateczne decyzje podczas badań.

Krok 2. Nazwij problem

Definiując problem, upewnij się, że wszyscy zaangażowani dobrze go rozumieją i nie mylą przyczyn z objawami. Starajcie się być precyzyjni w formułowaniu pytań i odpowiedzi.

Krok 3. Pytaj „dlaczego” aż znajdziesz przyczynę

Zadając pytania, warto skupiać się na chłodnych faktach, nie na założeniach i domysłach. W ćwiczeniu 5 Why nie chodzi o znajdowanie winnych – bądź obiektywny i zorientowany na fakty, utrzymaj atmosferę zaufania.

Krok 4. Zaplanuj rozwiązanie

Na koniec serii pytań „dlaczego”, powinieneś mieć dobrze sformułowany opis problemu, który pozwoli ci zdecydować jak go rozwiązać i kto z zespołu powinien się tym zająć.

Krok 5. Monitoruj postęp

Żaden proces doskonalenia nie jest kompletny bez kontroli jego wyników! Gdyby te nie były satysfakcjonujące, możesz powtórzyć wszystkie pięć kroków, aż proces przebiegnie zadowalająco.

Technika 5 Why jest bardzo przydatna w szczegółowym definiowaniu problemu, umożliwia wykrywanie i rozwiązywanie utrudnień i błędów procesowych, przyczyniając się do nieustannego udoskonalania procesów. Gdy więc twój zespół następnym razem trafi na przeszkodę, wczuj się w rolę geniusza, a zarazem myśl jak dziecko!