Co to jest Osobisty Kanban?

Koncepcję Osobistego Kanbana opracowano jako sposób na „podejmowanie świadomych, konstruktywnych decyzji w działaniu” („Personal Kanban: Mapping Work | Navigating Life” autorzy: Jim Benson, Tonianne DeMaria Barry). System ten pozwala zintegrować wszystkie aspekty życia poprzez wspólny mianownik: koncentrowanie się wyłącznie na jednej rzeczy na raz. Osobisty Kanban pomoże ci osiągnąć sukces w zarządzaniu każdą domeną: pracą, rodziną, twoim hobby. Dzięki tej metodzie zyskasz jasny obraz tego na czym należy się skupić najpierw i utrzymasz się na dobrej drodze nawet kiedy, nieuchronnie, ulegniesz rozproszeniu.

Kanban: skuteczna metoda

Pomimo korzeni w branży motoryzacyjnej, Kanban jest dziś z sukcesem używany we wszystkich rodzajach przedsiębiorstw. Wynika to z jego zdolności zwiększenia wartości produktu, poprawy przejrzystości operacji, redukcji strat i polepszenia wyników firmy.

Jak się okazuje, metoda sprawdzająca się w skali zarządzania firmą może być równie skuteczna w naszym życiu codziennym. Osobisty Kanban zintegruje sposób w jaki działasz w domu i w pracy, pomagając w utrzymaniu płynnego przepływu czynności - i z całą pewnością sprawdzi się w tych dwóch, jakże odmiennych, środowiskach.

Prawdopodobnie w każdej chwili masz w głowie mnóstwo różnych rzeczy do zrobienia, np.: ukończyć prezentację na następną środę, do końca tygodnia zamówić prezent na rocznicę, nie zapomnieć skontaktować się z serwisem odnośnie problemu z samochodem, i tak dalej. Osobisty Kanban pozwoli ci z łatwością zarządzać i optymalizować wszystkie te działania.

Początki Osobistego Kanbana

Osobisty Kanban został zapoczątkowany przez Jima Bensona, współwłaściciela firmy programistycznej, który przez lata próbował korzystać z list, narzędzi zarządzania wizualnego, map myśli itp. Żadna z tych metod nie zapewniła mu odpowiedniej przejrzystości ani zachęty do pracy. Czuł się przytłoczony samym widokiem ilości pracy do wykonania. Przełom nastąpił w 2008 roku, kiedy pracując z Davidem Andersonem w Modus Cooperandi, zaczął używać Kanbana do organizacji pracy zespołu. Benson wykorzystał wówczas zasady szczupłego zarządzania do wizualizacji także swoich własnych zadań, ograniczenia pracy w toku i ciągłego usprawniania procesu. Razem z Corey Ladasem, drugim partnerem biznesowym poza Andersonem, pracowali nad stworzeniem tablicy, która organizowałaby ich pracę. Tak narodził się Osobisty Kanban.

Jak zastosować Osobisty Kanban?

Krok 1: Wybierz formę i wizualizuj swoją pracę

Czy zdarza ci się, że samo zapisanie tego, co masz do zrobienia cię uspokaja? Przepisanie zadań do wykonania z głowy na papier może przynieść pewnego rodzaju ulgę. To będzie pierwszy krok!

Twoja tablica Kanban może mieć dowolną formę: mogą to być zwykłe karteczki przypięte do tablicy korkowej, ściany, lub ułożone na biurku; możesz też użyć dedykowanej Kanbanowi aplikacji webowej. Użycie aplikacji pomogłoby ci pójść w wizualizacji pracy o krok dalej i, np. wyświetlać obrazek przy każdym zadaniu. Pozwoliłoby to również na większą elastyczność w planowaniu i zmienianiu układu tablicy.

Niezależnie od tego, w jakiej formie zdecydujesz się wdrożyć Kanban, pierwszym krokiem będzie zapisanie wszystkich rzeczy do zrobienia. Robiąc to, nie staraj się porządkować listy, po prostu przepisz wszystko z głowy na kartki. Każda fizyczna czy cyfrowa karteczka z zadaniem oznacza konkretną pracę, np. zrobienie prania, rozliczenie podatków, ukończenie prezentacji itp.

Postaraj się nie umieszczać zbyt wielu rzeczy w kolumnie Do zrobienia, bo może to działać demotywująco. Wystarczą zadania na nadchodzący tydzień lub kilka dni. Jeśli jednak chciałbyś mieć oko na to, co trzeba zrobić później, dodaj kolejną kolumnę po lewej stronie i wrzuć tam rzeczy na przyszły tydzień.

Następnie zaplanuj kroki i czynności niezbędne do wykonania każdego zadania - to będzie twój strumień wartości. Jest to istotne, bo wyznaczy mentalną ścieżkę co musisz zrobić, aby wykonać każdy element. Sam akt przewidzenia tych czynności – a naprawdę może to być tak proste, jak kilka kroków na odwrocie kartki papieru – będzie już ulepszeniem w stosunku do banalnej listy rzeczy do zrobienia.

Odradzamy porządkowanie elementów w trakcie ich spisywania, ponieważ zablokuje to przepływ zadań do wykonania z twojej pamięci, będzie zbędnym, dodatkowym wyzwaniem. Tak więc, najpierw zapisz, co należy zrobić, potem dodaj podstawowe niezbędne kroki do wykonania zadań, po czym zaplanuj pracę według kolejności w kolumnie Oczekujące.

Step 2: Ustal priorytety zadań

Nie zawsze łatwo stwierdzić, które zadanie trzeba wykonać najpierw. Pytaniem trafnie wskazującym priorytety mogłoby być: które zadania, jeśli nie zostaną wykonane, spowodują moje zwolnienie z pracy lub wywołają obrażenia, straty lub szkody? Jeśli możesz takie zadania zidentyfikować, zrób je jako pierwsze! Nie staraj się osiągnąć perfekcji w nadawaniu priorytetów, z czasem będzie ci szło coraz lepiej. Jeśli masz zadania ze ściśle określonym czasem wykonania, np. odbiór dzieci ze szkoły – musisz umieścić je w swoim rejestrze we właściwym miejscu, by zrobić je na czas. Na przykład, jeśli zadanie polegające na wykonaniu prezentacji dla szefa jest na szczycie listy, a jego wykonanie zajmie 8 godzin, to drugim będzie musiało być odebranie dzieci. Proste.

Po tym etapie powinieneś mieć już dwie listy lub kolumny tablicy: zadania Do zrobienia lub „rejestr”, zawierającą wszystkie zadania do wykonania oraz listę zadań Oczekujących, w ustalonej kolejności pracy.

Krok 3: Zacznij pobierać zadania z tablicy

Uzupełnij swoją tablicę Kanban tak, by miała cztery kolumny: Do zrobienia (rejestr zadań), Oczekujące (zadania ustawione według priorytetów), W toku (zadania, nad którymi zacząłeś już pracować) i Ukończone.

Z tak skonfigurowaną tablicą możesz przenieść pierwszy element do kolumny W toku. Ważne będzie, byś ukończył pracę nad tym zadaniem, zanim zaczniesz następne. Niektórzy pobierają po 2 lub 3 elementy na raz do kolumny W toku, ale radzilibyśmy robić tak tylko wtedy, gdy to absolutnie konieczne, lub kiedy coś niezależnego od ciebie blokuje ukończenie już rozpoczętego zadania.

Metodyka Lean nie nagradza za rozpoczynanie i niekończenie pracy. Przeciąganie nowego zadania do kolumny W toku dopiero po przeniesieniu poprzedniego do Ukończone pozwoli ci utworzyć efektywny przepływ pracy. Kiedy praktyka ta wejdzie ci w nawyk, piętrząca się dotychczas góra zadań zacznie maleć.

Krok 4: Podsumuj swój tydzień: jak ci poszło?

Pod koniec tygodnia dobrze jest spojrzeć na tablicę i ocenić jak poszła praca. Możliwe, że znajdziesz wszystkie zadania w kolumnie Ukończone, może część zadań pozostawać będzie wciąż na etapie W toku, a może twoja kolumna Oczekujące będzie niezmieniona. Niezależnie od wyniku, będzie to cenna lekcja. Zadaj sobie poniższe trzy pytania, zbierając informacje na przyszłość:

1. Co się udało?
2. Co poszło słabo i jak mogę to poprawić?
3. Jaką jedną lub dwie rzeczy mogę zrobić inaczej, aby poprawić przepływ w przyszłym tygodniu?

Gdy już odpowiesz na te pytania, pogratuluj sobie wysiłku - zasługujesz na to! W przyszłym tygodniu powtórz wszystko. Obiecujemy, że po kilku tygodniach zauważysz ogromną poprawę w swoich wynikach. A po kilku miesiącach zaczniesz spotykać się z pochwałami tego, jak świetnie jesteś zorganizowany! Pod koniec roku może nawet uda ci się odhaczyć wszystkie te nieznośne noworoczne postanowienia!

Jeśli zaś chodzi o planowanie długoterminowe, warto pamiętać, że wirtualne tablice Kanban mają przewagę nad tymi analogowymi: z łatwością przyjmą zmiany w kształcie tablicy i szablonie karty, umożliwią również tworzenie powtarzalnych zadań, odkładanie zadań na określony termin, dodawanie automatyzacji, wysyłanie przypomnień, integrację z kalendarzem i inne. Wybierz takie podejście do Osobistego Kanbana, które najlepiej odpowie twoim potrzebom, zabierając najmniej czasu i zachodu.