Wizualizacja Przepływu

Wizualizacja przepływu pracy jest kluczowym elementem metody Kanban. Przejrzystość procesu pracy, na jaką pozwala, ma natychmiastowy wpływ na pracę całego zespołu. Widząc wszystkie elementy pracy na wspólnej tablicy, każdy wie: co jest do zrobienia, kto jest zaangażowany w które zadanie i, w zależności od charakteru tablicy, kiedy oczekiwane jest ukończenie określonych zadań.

Kierownik projektu odnosi podobne korzyści: widzi na co przeznaczane są zasoby, jaki rodzaj pracy zajmuje zespołowi najwięcej czasu i – co najważniejsze – jest w stanie wykryć i rozwiązać wąskie gardła w procesach, które blokują przepływ pracy i zagrażają terminowi ukończenia projektu.

Jest też jeszcze jeden powód, dla którego wprowadzanie Kanbana zaczynamy od wizualizacji procesu: dostateczne zrozumienie sposobu, w jaki zespół teraz pracuje - dlaczego konkretne rzeczy są robione w ten a nie inny sposób - będzie źródłem informacji o tym, jak należy ten proces ulepszyć.

Jak wizualizować przepływ pracy?

Przepływ pracy to sekwencja charakterystycznych kroków, przez które zadania lub produkty przechodzą od początku pracy do końca. Z bardziej abstrakcyjnej perspektywy, przepływ pracy jest również aktem transportu rzeczywistych elementów pracy przez tę sekwencję.

Człowiek przetwarza informacje wizualne znacznie lepiej niż jakąkolwiek inną formę komunikacji. W Kanbanie wizualizacja przepływu pracy równa się mapowaniu odrębnych etapów pracy na kolumny tablicy Kanban i śledzeniu elementów pracy w miarę ich procesji przez te kolumny. Zobrazować swój proces możesz w kilku prostych krokach. Może się okazać, że już sama czynność nazywania wszystkich etapów procesu ujawni fakty o twoim przepływie pracy, których nie byłeś świadom.

Krok 1: Zidentyfikuj strumień wartości

Mapowanie strumienia wartości polega na nazywaniu dodających wartość czynności, które zespół lub osoba wykonuje podczas całej długości procesu. Niezależnie czym się zajmujesz, zawsze jest jakaś lista akcji zamieniających pomysł, rzecz, dokument lub surowiec w produkt. Akcje, wykonywanie których zwiększa początkową wartość materiału.

Oznaczenie strumienia wartości zapewnia przejrzystość, dostarczając ogólne instrukcje, dzięki którym łatwiej zorientujesz się, na jakich działaniach powinieneś się skupić, a które należałoby zminimalizować, jako że nie mają one znaczenia dla klienta, więc nie zwiększają twoich przychodów, a co za tym idzie, powinny być postrzegane jako strata.

Krok 2: Określ zakres prac

Znając już swój strumień wartości, możesz zadecydować nad którą jego częścią masz kontrolę - na której chcesz się skoncentrować i wizualizować na tablicy Kanban. Jeśli strumień wartości byłby twoją metaforyczną mapą, teraz należałoby znaleźć i wyznaczyć na niej ścieżkę, którą najczęściej obierasz. Dobrym wyborem są wysoce powtarzalne elementy strumienia wartości, angażujące określone grupy pracowników. Im węższa i bardziej jednolita grupa osób zaangażowanych w rozważany zakres prac, tym prostsze będzie zarządzanie. Staraj się nie uwzględniać tych etapów procesu, na które ten konkretny zespół nie ma wpływu, ponieważ spowodujesz tym tylko niepewność, zamieszanie i opóźnienia.

Krok 3: Przypisz etapy pracy do kolumn na tablicy

Gdy już zidentyfikowałeś strumień wartości i jego zakres, nadszedł czas na zilustrowanie sprawy. Zorganizuj sobie tablicę - może to być tablica korkowa, cyfrowa tablica Kanban lub po prostu wolne miejsce na ścianie w biurze. Następnie podziel ją na kolumny – jedna kolumna jako jeden etap przepływu pracy, od lewej do prawej. Dodaj nazwę każdego etapu u góry kolumn. Jeśli oddzielne zespoły lub projekty przeprowadzają taki sam proces, możesz rozbić planszę poziomo, wprowadzając wiersze. Otrzymana tablica powinna wyglądać mniej więcej tak:

Masz już swoją pierwszą tablicę Kanban – upewnij się, że znajduje się w miejscu, w którym wszyscy zaangażowani będą mieli do niej łatwy dostęp. Zazwyczaj wybór pada na korytarz w biurze albo platformę internetową. Jesteś teraz prawie gotowy do umieszczania na tablicy elementów pracy w postaci kartek Kanban.

Krok 4: Zdefiniuj rodzaje zadań i to, kiedy są „ukończone”

Gdy układ tablicy Kanban jest już gotowy, czas określić typy lub klasy elementów pracy, które będą przez nią przepływać.

Czy będą to fizyczne produkty, zadania pracy umysłowej, czy połączenie obu? Jakie są wstępne wymagania dla każdej z kategorii? Może np. elementy muszą być wstępnie zatwierdzone lub zgodne z ustalonymi standardami? W przypadku tych etapów procesu, gdzie następuje przekazanie pracy, a w szczególności etapu końcowego, należy ściśle określić jakie warunki powinno spełniać zadanie każdego typu, zanim będzie można uznać, że zostało wykonane.

Następnie przypisz kolor do każdego rodzaju pracy, by podkreślić różnice między nimi i upewnij się, że zespół wie, co każdy kolor symbolizuje oraz jakie są twoje definicje ukończonej pracy.

Krok 5: Wybierz szablon karty dla każdej klasy zadań

Zdecyduj jakie informacje są niezbędne i spodziewane na kartce każdego rodzaju pracy. Tablice Kanban bazują na informacji wizualnej; oprócz użycia kolorów dla różnych typów pracy, dobrze jest też mieć zróżnicowane szablony kartek dla odrębnych typów zadań. Podkreśli to najbardziej istotne informacje oraz ułatwi dzielenie się danymi i raportowanie postępów.

Krok 6: Umieść zadania na kartkach Kanban

Znasz już kolory i szablony kartek, możesz więc zacząć wizualizować swoją pracę. Weź trochę kolorowych karteczek i wypełnij zadaniami – po jednym zadaniu na każdej.

Teraz umieść kartki w odpowiednich kolumnach tablicy, zgodnie z etapem pracy, na którym aktualnie się znajdują. Wewnątrz kolumn uporządkuj kartki według ich priorytetu - na górze powinna znajdować się najbardziej pilna kartka, potem druga najpilniejsza i tak dalej. Uporządkowanie w ten sposób rozwiązuje problem nadawania równorzędnych priorytetów zadaniom. Pamiętaj, że kiedy wszystko przedstawiane jest jako pilne, w efekcie nic nie jest jako takie traktowane.

Krok 7: Śledź przepływ pracy i okresowo kontroluj proces

Obserwowanie statusu zadań podczas ich przepływu przez proces pozwoli wszystkim zauważyć wąskie gardła, blokady i miejsca, w których zespół jest nadmiernie zaangażowany. Dlatego tak ważne jest, by tablica była widoczna dla każdego. Otwarty dostęp do tablicy Kanban sprzyja dobrej komunikacji w zespole i sprawia, że wszyscy są świadomi swoich obowiązków oraz dyspozycyjności.

Upewnij się również, że rejestrujesz stopniowo wkradające się w twój proces zmiany. Żeby tablica pozostała narzędziem pomocnym, musi wiernie oddawać aktualny przepływ zadań. Tak więc gdy proces zostanie zmodyfikowany, tablica też musi być zaktualizowana. Utrzymując tablicę Kanban jako zawsze zgodną z procesem, zapewniasz zespołowi najlepszą możliwą pomoc, ułatwiasz mu pracę, a nie jedynie wprowadzasz zbędny element managerski, konieczny do utrzymania wyłącznie z uwagi na wymagania kierownictwa.

Poza nadawaniem procesom i statusowi zadań przejrzystości, wizualizacja przepływu ułatwia też komunikację, terminową identyfikację wąskich gardeł i daje wgląd w obszary potencjalnych usprawnień. Ponadto, tworzy ona namacalny i powtarzalny zapis podejścia do danych typów projektów. Może to istotnie skrócić czas potrzebny na planowanie nowych przedsięwzięć i ułatwić ich realizację dzięki dostępnym szablonom z przeszłości.

Gdy poznasz jak potężnym narzędziem może być wizualizacja twojego przepływu pracy, możesz poczuć pokusę, by w tym miejscu zatrzymać swoją implementację Kanbana (niektóre zespoły tak robią). Jednak wtedy możesz stracić kilka dodatkowych korzyści związanych z całościowym zastosowaniem tej metody. By dowiedzieć się więcej, zapoznaj się z resztą sekcji Podstawy Kanbana.