Co Mierzy Czas Cyklu?

Czas cyklu to wskaźnik czasu potrzebnego na przejście zadania z kolumny „w toku” do kolumny „gotowe”. Wskaźnik ten pomaga zespołom określić czas rozpoczęcia i zakończenia prac, a tym samym ich ogólną zdolność realizacji zadań. Czas cyklu procesu obliczany jest przez podzielenie liczby wszystkich zadań w toku przez ich średnią częstotliwość realizacji.

Dlaczego czas cyklu jest istotny?

Jednym z najczęściej padających z ust klientów i inwestorów pytań jest: „jak długo to potrwa?”. Pytanie to jest ważne, gdyż odpowiedź na nie pomaga klientom określić koszty, a inwestorom przygotować dalsze etapy realizacji projektu. Jednak konieczność udzielenia tej informacji prowadzi często do frustracji po stronie zespołów realizujących produkt, a w rezultacie do odpowiedzi w stylu: „zajmie to tyle czasu, ile potrzebujemy na zakończenie prac”. Tego typu informacja nie pozwala klientom niczego zaplanować i świadczy o braku zorganizowania i efektywności po stronie zespołu. Mówiąc krótko, jeśli firma nie potrafi oszacować daty ukończenia projektu, klienci odejdą do konkurenta, który zrobić to potrafi.

Czas trwania cyklu ma znaczenie nie tylko dla klientów firmy, także dla jej dostawców. Jest on swego rodzaju wskaźnikiem tego, jak dobrze firma sobie radzi. Jeśli czas cyklu pracy danego zespołu jest niestabilny, różny z każdym tygodniem — to już sama ta informacja wskazuje na problemy z przepływem pracy, czy też z kompetencjami pracowników.

Jak obliczyć czas cyklu?

Zespoły organizujące pracę na fizycznych tablicach Kanban lub Scrum mają zwyczaj zapisywać datę i godzinę przeniesienia elementu z „rejestru zadań” do kolumny „w toku”. Dzięki temu pomiar czasu cyklu mierzy się od faktycznego rozpoczęcia pracy nad zadaniem. Kiedy zaś zadanie – po przebyciu całej długości tablicy – trafia do kolumny „zrobione”, odnotowuje się także tą datę i godzinę.

Do określenia czas cyklu dla konkretnego zadania używa się wzoru:

Opcjonalne dodanie 1 do daty rozpoczęcia pracy koryguje potencjalny wynik „0 dni” dla zadań, które zostały ukończone w tym samym dniu, w którym zaczęto nad nimi pracę.

Obliczenie średniego czasu cyklu procesu

Warto zwrócić uwagę na fakt, że z perspektywy wydajności procesu, informacja o czasie trwania cyklu dla pojedynczego zadania nie jest szczególnie pomocna. Wartością w dokonywaniu tego pomiaru jest wykorzystanie go do prognozowania średniego czasu cyklu dla całego procesu.

Zespoły, które od jakiegoś czasu używają Kanbana w zarządzaniu swoimi operacjami, mogą oszacować czas cyklu procesu dzieląc całkowitą liczbę zadań w toku przez średnią częstotliwość realizacji.

gdzie:

Zyskujesz w ten sposób niezawodny sposób informowania klientów o terminach realizacji projektów, co pozwala ci na realistyczne prognozowanie swoich zobowiązań.

Od czego zależny jest czas cyklu? Jak można go skrócić?

Z przytoczonego powyżej wyliczenia wnieść można, że im większa jest liczba elementów „w toku”, tym dłuższy będzie czas cyklu. To jeden z powodów, dla których metoda Kanban zaleca ograniczanie liczby zadań w toku (WIP). Jest to najszybszy sposób na skrócenie czasu cyklu.

Innym sposobem jest oczywiście przyspieszenie tempa pracy. Pomocne w tym będzie wyeliminowanie z procesu wąskich gardeł i blokad – dzięki temu zadania szybciej będą się przemieszczać między kolumnami tablicy.

Zaawansowane praktyki optymalizacji czasu cyklu

Dodatkową pomocą w skróceniu czasu cyklu jest klasyfikowanie zadań. Chodzi tutaj o uwzględnienie zmienności w długościach czasu cyklu dla prac różnego rodzaju. Np. zadania polegające na zakodowaniu nowej funkcji oprogramowania zazwyczaj będą miały inny czas cyklu niż te związane z naprawieniem drobnego błędu. Kategoryzowanie zadań na tablicy Kanban pomoże dokładniej oszacować czas realizacji i zaplanować najlepszą kombinację zadań na dany dzień, tydzień lub sprint.

Jako, że czas cyklu mierzy okres potrzeby do przeniesienia zadania z punktu A do punktu B, zespoły praktykujące Kanban mogą obserwować oddzielne długości czasu cyklu dla różnych etapów procesu, np. oczekujące, kodowanie, testowanie. O ile wyraźnie nie określa się inaczej dla konkretnego przypadku, przyjmuje się, że czas cyklu to liczba godzin lub dni upływających od umieszczenia zadania w kolumnie „w toku” do przeniesienia go do kolumny „zrobione”, na samym końcu tablicy.

Zaletą cyfrowych tablic Kanban jest możliwość automatycznego i dokładnego śledzenia wszystkich czasów cyklu ważnych dla twojego procesu, wraz z różnymi innymi wykresami.

Wizualizacja jest kluczowym aspektem metody Kanban, zapewniającym łatwy sposób na uchwycenie czasu cyklu procesu, po części także na diagramie skumulowanego przepływu. Skumulowany przepływ obrazuje stabilność i przewidywalność procesu. Poza pomiarem ogólnej szybkości przetwarzania zadań, pozwala on też zespołowi obliczać i raportować wartości czasu cyklu.

Jakie korzyści płyną z pomiaru czasu cyklu?

• Zdolność prognozowania ukończenia projektu w oparciu o solidne dane,
• Łatwiejsze porozumienie z klientami/inwestorami, dzięki zaadoptowaniu ich punktu widzenia,
• Natychmiastowy dostęp do oceny stanu i szybkości postępowania procesu, umożliwiający rozpoczęcie rozwiązywania wszelkich problemów już w momencie ich wystąpienia.