Tipos de Kanban y sus Señales Visuales

Aunque Kanban es ampliamente reconocido como un sistema de gestión del trabajo sencillo, tiene tres mecanismos subyacentes distintos: Kanban de producción, Kanban de retirada y Kanban de señal.
Cada uno de ellos fomenta la autorregulación, pero comunican el trabajo y la política de formas sutilmente diferentes, formando diferentes lenguajes de flujo de trabajo para los equipos.

Los tres tipos de sistemas Kanban

1. Kanban de producción

Funciona como un mecanismo de tipo pull que regula qué producir y cuándo. En lugar de basarse en previsiones y calendarios basados en la oferta, el Kanban de producción activa el trabajo exclusivamente en respuesta a la demanda descendente, lo que garantiza la alineación con el consumo real, reduce significativamente el exceso de producción o lo elimina por completo, y mantiene el inventario en un nivel sostenible.

Activador: las fichas, las tarjetas Kanban físicas o los indicadores digitales señalan la producción ascendente solo cuando existe demanda descendente.

Colas de tareas: los umbrales de inventario claros definen el volumen mínimo y máximo de piezas, lo que ayuda a mantener los buffers y evita el costoso exceso de existencias.

Visibilidad: cada tarjeta de producción contiene información esencial sobre la cantidad, la prioridad o una regla de procesamiento, lo que permite que el trabajo aguas arriba responda directamente a las necesidades aguas abajo.

Implicaciones estratégicas: el Kanban de producción proporciona a la demanda abstracta desencadenantes visibles y aplicables, lo que reduce inmediatamente el desperdicio y alinea la producción con el consumo en tiempo real. Las señales visuales bien diseñadas y respetadas hacen que las decisiones de producción sean más intuitivas, lo que reduce la necesidad de intervención por parte de la dirección, pero mantiene la precisión operativa.

Kanban de producción: ¿Deberíamos fabricar más?

2. Kanban de retirada

El Kanban de retirada gestiona los elementos de trabajo, o materiales, y su movimiento entre etapas, con el objetivo de que los elementos solo avancen cuando el proceso posterior esté listo para recibirlos y procesarlos.

Activador: demanda. El movimiento se produce únicamente en respuesta a señales posteriores, lo que evita las tareas en cola y la sobrecarga de los equipos.

Colas de tareas: la condicionalidad de todos los movimientos permite que los procesos anteriores y posteriores funcionen de forma independiente, lo que reduce los cuellos de botella y las dependencias entre etapas.

Visibilidad: las tarjetas, las capacidades de los carriles y la disponibilidad de espacios comunican al instante la disponibilidad, la escasez y los posibles conflictos o cuellos de botella.

Implicaciones estratégicas: el Kanban de retirada proporciona un flujo y un rendimiento equilibrados en todo el sistema. Su dependencia de una visión inmediata y visual del trabajo en curso y de los permisos de movimiento permite a los equipos optimizar el rendimiento y ajustarse tácticamente en tiempo real.

Kanban de retirada: ¿Se puede mover este elemento ahora?

3. Kanban de señales

El Kanban de señales combina alertas, umbrales de recuento de artículos simultáneos y activadores basados en políticas para indicar cuándo se necesitan acciones específicas, con acciones que van más allá de la producción estándar o el inicio del movimiento. Se utiliza comúnmente para gestionar riesgos, manejar excepciones o aplicar nuevas políticas.

Activador: Señales de alerta de bajo nivel de inventario, desviaciones del proceso estándar o excepciones que requieren una intervención.

Colas de tareas: Los elementos de alto riesgo, urgentes o excepcionales se resaltan mediante señales visuales, lo que les garantiza una atención inmediata.

Visibilidad: Las tarjetas Kanban, junto con sus colores, iconos, posiciones o luces (sistemas Andon), convierten las condiciones operativas en indicadores claros y fáciles de interpretar.

Implicaciones estratégicas: Kanban de señales eleva la conciencia operativa y la responsabilidad, reduce la necesidad de supervisión y permite una respuesta rápida a las excepciones y los incumplimientos de las políticas. Dar visibilidad a las políticas de flujo de trabajo permite a los equipos mantener simultáneamente el cumplimiento y el control descentralizado.

Nota: Tradicionalmente, Kanban de señales solo indicaba los puntos de reposición de inventario. Las aplicaciones modernas amplían su función al manejo de excepciones y la aplicación de políticas, alineándose mejor con los entornos de trabajo del conocimiento.

Kanban de señales: ¡Presta atención/interviene aquí!

Señales visuales: el lenguaje de Kanban

Las señales Kanban presentan el estado del trabajo, el contexto y la política de una manera que elimina la necesidad de interpretación y supervisión formal. Las señales forman un ecosistema semiótico, en el que el significado se transmite a través de instrucciones ilustrativas, en lugar de verbales.

Señales comunes de Kanban:

• Tarjetas de tareas: representaciones autónomas del trabajo, que incluyen el tipo, la prioridad, la persona asignada o la fecha de vencimiento.
• Límites de trabajo en curso: indicadores numéricos de la capacidad de cada paso, que evitan la sobrecarga y facilitan la gestión del flujo.
• Columnas/estados del proceso: etapas por las que avanza el trabajo; el movimiento indica progreso, la falta de él indica impedimentos.
• Colores: transmiten urgencia, categoría, propiedad o riesgo.
• Etiquetas/rótulos: añaden contexto, por ejemplo, dependencias externas o conexiones entre proyectos.
• Iconos de tarjetas: indican el cumplimiento de políticas, excepciones, dependencias o tratamientos especiales.

La razón fundamental por la que se utilizan señales visuales en la gestión del trabajo es facilitar la toma de decisiones autónoma. Además, minimiza la ambigüedad y hace que el flujo de trabajo sea más fácil de comprender e interpretar, incluyendo la comprensión de las funciones individuales en el proceso general.

Diseño eficaz de señales

El diseño eficaz de señales visuales requiere disciplina cognitiva y operativa, ya que un diseño inadecuado puede generar confusión, ralentizar el trabajo y aumentar el riesgo operativo:

Claridad: una señal debe comunicar un mensaje único e inequívoco; dejar margen para la interpretación dificulta la comprensión.

Simplicidad: una señal solo debe anunciar lo necesario para la toma de decisiones, minimizando la sobrecarga cognitiva.

Significado: una señal debe estar directamente relacionada con el comportamiento del flujo de trabajo, el riesgo/la urgencia o la política. Evite las señales decorativas o redundantes que disminuyen el impacto, por ejemplo, mostrar la etapa de la tarea tanto con la ubicación de la columna como con el color de la tarea.

Gestión de la carga cognitiva: las personas solo pueden procesar un número limitado de señales visuales a la vez; las señales deben priorizarse y estructurarse jerárquicamente, si es posible.

Señales visuales en diferentes tipos de Kanban

Las señales Kanban de producción y retirada proporcionan visibilidad en tiempo real de los cuellos de botella, la capacidad ociosa y el rendimiento actual, lo que permite intervenciones proactivas. Kanban de señales ayuda a los equipos a supervisar el cumplimiento de las políticas, realizar un seguimiento de las tendencias recurrentes de flujo y rendimiento, y proporciona una base basada en datos para el perfeccionamiento continuo e iterativo de los procesos.

Kanban en el trabajo intelectual

Aunque tienen su origen en la fabricación, los tres mecanismos Kanban pueden aplicarse al trabajo intelectual y a las operaciones de servicios:

Kanban de producción → La iniciación de tareas se activa por la capacidad descendente.
Kanban de retirada → Control de traspasos y/o aprobaciones entre equipos.
Kanban de señal → Alertas de nuevos trabajos, escaladas de tareas urgentes y marcadores de excepciones en el flujo de trabajo integrados en los tableros Kanban.
La gestión visual es fundamental en el procesamiento del trabajo intangible, ya que externaliza el flujo en forma de pasos prácticos. Reduce el riesgo de desalineación y exceso de compromiso y permite a los equipos autoorganizarse. También proporciona a los líderes visibilidad del flujo en tiempo real, sin necesidad de microgestión.

Reflexiones finales

Apreciar las diferencias entre los tres tipos de Kanban ayuda a los líderes a reducir el desperdicio y los costes, mantener un flujo de trabajo fluido, detectar y abordar los problemas de forma temprana, empoderar al equipo para que se autoorganice y tomar decisiones basadas en datos sin microgestionar.
El Kanban de producción controla la producción, el Kanban de retirada gestiona el flujo y el Kanban de señal realiza un seguimiento de las políticas y las excepciones. Mediante una visibilidad coordinada, los tres convierten la dinámica de trabajo abstracta en un sistema coherente y autónomo construido a partir de acciones visibles y gestionables, lo que proporciona al equipo una ventaja clave sobre la competencia.