Otimize seu fluxo de trabalho com a automação de processos

A automação de processos permite configurar ações no seu quadro Kanban que disparam respostas automáticas, economizando tempo e aumentando a eficiência do fluxo
de trabalho.

Com a automação, você pode, por exemplo:

• Atribuir tarefas de um determinado tipo (cor) a um membro específico da equipe
• Ajustar a prioridade das tarefas com base na data de vencimento
• Avançar tarefas para a próxima etapa quando um campo personalizado específico for preenchido
• Enviar notificações por e-mail quando uma tarefa atender a critérios definidos, como posição na coluna ou raia
  ..e muito mais!

Como configurar a automação?

Acesse Configurações → Automação de Processos e utilize o widget disponível.
Você encontrará exemplos predefinidos para começar, além da opção de criar regras personalizadas de acordo com o seu fluxo de trabalho.

Observe que a automação de processos está disponível apenas para assinantes do plano Enterprise. Você pode alterar seu plano de serviço a qualquer momento em Administração da conta → Detalhes do plano e pagamento.

Quem pode usar a automação?

As regras de automação podem ser criadas e editadas por:

• Membros da equipe com permissões especiais de acesso à conta
• Proprietários individuais do quadro

Exemplos de automação

1. Ações acionadas por eventos

• Quando uma tarefa for criada na raia Projeto DYN, atribua-a a Josefin:
• Quando uma tarefa for movida para a coluna Hoje, altere a atribuição para Johan, adicione uma data
  de vencimento para hoje e defina a prioridade como alta:
• Quando uma tarefa receber uma estimativa de tempo superior a 20 horas, envie uma notificação para Goran:
• Quando uma tarefa for movida para Monitoramento, altere o tipo do cartão para finanças.
  Isso é especialmente útil quando você configurou modelos de cartão diferentes para cores de cartão distintas:
• Quando qualquer tarefa no quadro for atualizada, envie uma notificação para Mike.
  Observe que deixar um campo em branco também é reconhecido como critério de seleção, como neste exemplo:
• Quando uma tarefa for movida para Concluído, limpe o campo de data de vencimento:

2. Automação de ocorrências cíclicas

Você também pode criar regras que sejam executadas em intervalos regulares,
em vez de serem acionadas por eventos específicos.

• Arquivar tarefas vermelhas na coluna Concluído que não tenham sido atualizadas há 7 dias.
• Notificar-me sobre tarefas de alta prioridade com prazo de entrega em 2 dias.
• Notificar a Rolf quando houver tarefas nas quais se tenha trabalhado (tempo registrado) por 8 horas.

3. Botões de automação

Também é possível criar botões de acionamento de regras de automação. Ao clicar neles, um conjunto específico de ações é executado, seja em uma única tarefa - por meio
de botões de tarefa e opções de menu, seja em todas as tarefas, utilizando botões
de quadro.

• Crie um botão no quadro cujo clique verifique se há tarefas vencidas na coluna Produção e envie uma notificação sobre elas para usuários definidos.
  Um botão de automação como esse será adicionado ao painel lateral do quadro, em Automação
  de processos.
• Crie um botão na tarefa cujo clique envie a tarefa para Produção e atualize vários detalhes, como: atribuição, data de vencimento, opções de campos personalizados.
• Adicione uma opção extra ao menu da tarefa que permita mover uma tarefa diretamente para Concluída.

Como criar gatilhos exclusivos para o quadro?

Para obter informações detalhadas sobre a sintaxe necessária para criar regras
de automação personalizadas, consulte esta página. Caso tenha dúvidas ou encontre algum problema, sinta-se à vontade para entrar em contato conosco.

Limitações da automação de processos

Os assinantes do Kanban Tool podem utilizar a automação de processos com as seguintes limitações:

• 10 regras por quadro para contas com até 5 membros
• O dobro do número de regras em relação ao número de usuários para contas com mais de 5 membros
  (por exemplo, 20 regras por quadro para uma conta com 10 usuários, 100 regras por quadro para uma conta com 50 usuários)

Durante o período de teste gratuito, é possível definir até 5 regras de automação em cada quadro.