Integraciones

Kanban Tool se integra perfectamente con una lista cada vez mayor de aplicaciones, lo que hace que tu flujo de trabajo sea aún más fluido. Además, nuestra potente API te permite conectar Kanban Tool con tus sistemas internos para disfrutar de una experiencia personalizada.

• Correo electrónico
  Añade fácilmente tareas a tus tableros Kanban directamente desde tu bandeja de entrada, independientemente del proveedor de correo electrónico o cliente que utilices. Sigue estas instrucciones para empezar a añadir tareas por correo electrónico.
• Zapier
  Conecta Kanban Tool con más de 10 000 aplicaciones mediante Zapier para automatizar los flujos
  de trabajo y sincronizar tus herramientas favoritas sin esfuerzo. Más información aquí.
• Importación y exportación de tareas (Excel/CSV)
  
  • Exportar tareas: descargue todas las tareas de su tablero Kanban a Excel o CSV con solo unos clics. Simplemente vaya al menú Herramientas y seleccione Exportar tareas.
  • Importar tareas: ahorre tiempo cargando listas de tareas desde un archivo CSV para crear nuevas tareas o actualizar las existentes de forma masiva. Vaya a Herramientas → Importar tareas y siga las instrucciones.
• Integraciones de almacenamiento en la nube
  Adjunte documentos de Google Drive, Box, Dropbox y OneDrive directamente a sus tarjetas Kanban habilitando las complementos correspondientes.
• Integraciones de calendario
  Ve a Herramientas → Exportar a calendario para conectarte al calendario que prefieras.
  
  • Calendario de Outlook: sincroniza tareas con tu calendario de Outlook para una mejor planificación.
    Asegúrate de que Outlook sea tu calendario predeterminado para una integración fluida.
  • Calendario de Google: realiza un seguimiento de las fechas límite de las tareas Kanban
    en el calendario de Google.
    Nota: Google puede tardar hasta 24 horas en sincronizar nuevas tareas.
• Kanban Cast (integración con Chromecast)
  ¡Convierte tu tablero Kanban en un radiador de información! Muéstralo en cualquier televisor compatible con Chromecast para mantener a tu equipo alineado. Consulta las instrucciones de configuración.

¿Quieres crear tareas para tu tablero Kanban directamente desde tu bandeja de entrada? ¡Es muy fácil! Solo tienes que seguir estos pasos:

1. Obtenga la dirección de correo única de su tablero

• Abre tu tablero Kanban.
• Haga clic en el menú Herramientas (esquina superior derecha).
• Seleccionar Agregar tareas desde email
  
• Copie la dirección de correo electrónico única que se muestra. Se asigna específicamente a tu tablero
  y a tu perfil de usuario.
  Cualquier tarea enviada a esta dirección aparecerá en tu tablero, mostrándote como el creador.
  Los demás miembros del equipo verán las tareas que envíen por correo electrónico como creadas por ellos.

2. Formateo del correo electrónico para crear tareas

• El asunto del correo electrónico se convierte en el nombre de la tarea (obligatorio, máximo 256 caracteres).
• El cuerpo del correo se convierte en la descripción de la tarea.
• Cualquier archivo adjunto (máximo 20 MB por archivo/correo electrónico) se añade automáticamente
  a la tarea.
• Si no se especifica nada más, la tarea se añadirá en la columna más a la izquierda del tablero y en el carril superior.

¿Quieres reenviar correos electrónicos importantes a Kanban Tool? Solo tienes que enviarlos a la dirección de correo electrónico de tu tablero para integrarlos perfectamente en tu flujo de trabajo.

3. Añadir tareas avanzadas por correo electrónico

Si lo deseas, puedes controlar en qué lugar del tablero aparece tu tarea y establecer atributos adicionales utilizando etiquetas en la línea de asunto.

Atributos de tarea admitidos, cada uno de los cuales debe colocarse entre corchetes [ ]:

• Nombre de columna, por ejemplo, [Por hacer], [En progreso]
• Nombre del carril, e.g., [Marketing], [Proyecto XYZ]
• Tipo de tarjeta, por ejemplo, [Error], [Característica]. Utiliza el nombre exacto del tipo de tarjeta que hayas establecido en Ajustes → Tipos de Tarjetas - no tiene por qué ser necesariamente el color
  de la tarea.
• Iniciales del usuario asignado, por ejemplo, [CL] para Carlos López
• Prioridad, ya sea [high] (alta) o [low] (baja)
• Fecha límite; formato: AAAA-MM-DD, e.g., [2024-12-31]
• Cualquier atributo adicional que envíes entre corchetes se añadirá como etiqueta de tarea.

Ejemplos

• Tarea básica
  Asunto: [Defecto][Por hacer] Tarea 1
  Esto crea una tarjeta de tipo Defecto en la columna Por hacer denominada Tarea 1.

• Tarea avanzada
  Asunto: [High][Pruebas][Esperando][Marketing][BT][2024-11-08] Realizar pruebas A/B
  Esto crea una tarjeta de alta prioridad de tipo Pruebas, con fecha límite
  el 8 de noviembre de 2024, colocada en la columna Esperando del carril de Marketing, asignada a Bill Thompson y denominada Realizar pruebas A/B.

En este momento, la extensión no está disponible por motivos técnicos, pero puede utilizar los siguientes métodos rápidos para crear tareas:

• Utilizando la aplicación móvil.
• Enviando tareas desde el correo electrónico.
• Importando tarjetas de forma masiva.

¿Necesitas analizar o hacer una copia de seguridad de las tareas de tu tablero Kanban? Expórtalas fácilmente a un archivo Excel o CSV.

Exportar todas las tareas

• Abra su tablero Kanban.
• Haga clic en el menú Herramientas (esquina superior derecha).
• Seleccione Exportar tareas para descargar el archivo de hoja de cálculo:
  

Exportar tareas seleccionadas

¿Desea exportar solo tareas específicas, por ejemplo, las que le han sido asignadas o las que están vencidas? Tiene dos opciones:

• Utiliza filtros de tablero: aplica un filtro de tablero Kanban y, a continuación, selecciona
  Más… → Exportar tareas.
  
• Seleccionar tareas manualmente: Mantenga pulsada la tecla CTRL y haga clic en las tareas que desee.
  A continuación, haga clic con el botón derecho del ratón en cualquiera de las tareas resaltadas
  y seleccione Exportar tareas.
  

También es posible realizar la acción inversa, es decir, importar tareas desde un archivo
de hoja de cálculo.

¿Quieres realizar un seguimiento de los plazos de tus tareas de Kanban Tool desde Outlook? ¡Es muy sencillo! Solo tienes que sincronizar las fechas límite de tu tablero con
el calendario de Outlook para una programación perfecta.

Dirígete al menú Herramientas de tu tablero, en la esquina superior derecha, y selecciona
Exportar a calendario → Outlook / iCal.

Todas las fechas límite que tenía en el tablero en el momento de realizar la exportación, así como las futuras, se mostrarán en Outlook.

Nota: Asegúrate de que Outlook esté configurado como el calendario predeterminado
de tu PC para que todo funcione correctamente.

Nota: Por motivos ajenos a nuestro control, Google puede tardar 24 horas o más
en sincronizar tu calendario de Kanban Tool con tu cuenta de Google.
Para disfrutar de una experiencia más fluida, considera la posibilidad de sincronizarlo con tu calendario de Outlook o utiliza el calendario interactivo integrado en Kanban Tool.

A continuación te explicamos cómo configurar la integración con Google:

• Abre el menú Herramientas (esquina superior derecha de tu tablero) y selecciona Exportar a calendario → Google.
• En tu Google Calendar aparecerá una ventana emergente preguntándote si deseas añadir este calendario. Haz clic en Sí, añadir este calendario.

Lo más probable es que esto se deba al calendario de actualizaciones de Google Calendar para calendarios externos, que solo se actualiza una vez al día, o incluso con menos frecuencia. Esto puede provocar un retraso en la aparición de tus tareas, y darte de baja
y volver a darte de alta en el calendario de Kanban Tool no acelerará el proceso.

Considera sincronizarlo con tu calendario de Outlook o utiliza el calendario interactivo integrado en Kanban Tool.

Sí, existe una aplicación Kanban Tool para Android.

Si no estás seguro de tu nombre de usuario y credenciales de inicio de sesión, consulta esta guía.

Ten en cuenta que la aplicación está diseñada como un complemento ligero del servicio web Kanban Tool, por lo que no incluye todas las funciones disponibles en la versión para navegador web. Para crear tu primer tablero, inicia sesión a través de un navegador web.

Si eres usuario de iPhone, también tenemos lo que necesitas con nuestra aplicación Kanban Tool para iOS.

Sí, hay una aplicación dedicada de Kanban Tool para iOS ¡gratuita para todos los usuarios registrados!

Si no estás seguro de tu nombre de usuario y credenciales de inicio de sesión, consulta esta guía.

Ten en cuenta que la aplicación está diseñada como un complemento ligero del servicio web Kanban Tool, por lo que no incluye todas las funciones disponibles en la versión para navegador web. Para crear tu primer tablero, inicia sesión a través de un navegador web.

Si eres usuario de Android, también tenemos lo que necesitas con nuestra aplicación Kanban Tool para Android.

No es posible compartir solo una tarjeta Kanban (o unas pocas seleccionadas) con alguien, ya que el acceso a Kanban Tool se asigna a nivel de tablero.

Invita al cliente a tu cuenta compartiendo un tablero con él.
Una vez que se haya unido, podrás enviarle por correo electrónico un enlace directo a una tarjeta específica, ya sea asignándosela o añadiendo un comentario con una notificación para él.
Pero ten en cuenta que tendrá acceso a todo el tablero en el que se encuentra la tarea.

Para tener más control, puedes asignarles acceso de solo lectura, lo que garantiza que puedan ver el progreso sin realizar ningún cambio.

¡Sí! Cuando crees tareas por correo electrónico, solo tienes que adjuntar los archivos
a tu mensaje. Se añadirán a la tarea automáticamente.

Ten en cuenta que un solo archivo, o el tamaño total de todos los archivos adjuntos
en un correo electrónico, no puede superar los 20 MB.

Nota: Los archivos adjuntos solo se admiten en los planes de servicio Team y Enterprise.

Puedes añadir fácilmente archivos desde tu cuenta de OneDrive a Kanban Tool.
Más información aquí.

¡Manténgase al tanto de todas sus notificaciones enviándolas directamente a su tablero Kanban!
Puede integrar fácilmente las alertas por correo electrónico del software o servicio que esté utilizando.

Nuestra tabla de ejemplo almacena las alertas en la columna situada más a la izquierda,
y utilizamos Gmail para reenviarlas a ella (la configuración del reenvío de correo electrónico puede variar si se utilizan otros servicios).

1. Obtenga el correo de su tablero

• Vaya a Herramientas → Agregar tareas desde email.
• Copie el correo personalizado de su tablero.
  

2. Configurar reenvío de correo

Para empezar a recibir alertas en el tablero, tendrás que configurar filtros en tu cuenta
de correo electrónico.

• Ve a la configuración de reenvío y POP/IMAP en tu cliente de correo electrónico y haz clic en Añadir una dirección de reenvío.
• Pega la dirección de correo electrónico del tablero que copiaste anteriormente.
• Después de confirmar, se creará una nueva tarjeta Kanban en tu tablero con instrucciones para verificar la dirección de reenvío. Sigue esas instrucciones para completar la configuración.
  

3. Crea un filtro para tus alertas

• Busca un ejemplo de las alertas por correo electrónico que deseas reenviar en tu bandeja de entrada.
• Abre el correo electrónico, haz clic en Más en la barra de herramientas y selecciona Crear filtro.
  
• En la configuración del filtro:
  • Todos los correos electrónicos de alerta se recibirán desde la misma dirección de correo electrónico, por lo que debe dejar el campo De tal y como está.
  • Deje el campo Para en blanco (o introduzca una dirección específica suya si es necesario).
  • En cuanto al campo Asunto, puede dejarlo vacío para recibir todas las alertas o especificar un tipo
    de alerta concreto.
  • Una vez que haya rellenado la información, continúe con Crear filtro con esta búsqueda.
    
  • Selecciona Omitir la bandeja de entrada (archivar) para evitar saturar tu bandeja de entrada.
  • Marca la casilla No enviarlo nunca a Spam para asegurarte de que las alertas siempre lleguen
    a tu tablero.
  • Por último, marca la casilla Reenviarlo a y selecciona la dirección de correo electrónico del tablero.

Tu tablero ya está configurado para recibir automáticamente alertas por correo electrónico.

¡Por supuesto! Puedes mantener tu productividad mientras te desplazas con las aplicaciones móviles específicas de Kanban Tool:

• Android
• iOS

¿Prefieres utilizar el navegador web de tu móvil?

También puedes acceder a tu cuenta desde cualquier dispositivo móvil utilizando
la pasarela móvil.
Solo tienes que añadir /m/ al final de la URL de tu dominio, asegurándote de no omitir
la barra final para obtener los mejores resultados:

https://tu-nombre-de-cuenta.kanbantool.com/m/

Credenciales de inicio de sesión

Si no está seguro de su nombre de cuenta y datos de inicio de sesión, consulte esta guía.

Creación de tableros desde apps móviles

Ten en cuenta que las aplicaciones móviles están diseñadas como un complemento ligero del servicio web Kanban Tool, por lo que no incluyen todas las funciones disponibles
en el servicio del navegador web. Para crear tu primer tablero, inicia sesión a través del servicio del navegador web predeterminado:
https://tu-nombre-de-cuenta.kanbantool.com/login

¡Di adiós a los inicios de sesión complicados! Con el Inicio de Sesión Único (SSO) basado
en SAML, tu equipo puede acceder a Kanban Tool al instante con solo un clic.

SAML 2.0 es un estándar de gestión de identidades ampliamente utilizado, perfectamente integrado con Kanban Tool, que permite la autenticación a través de proveedores
de identidades en la nube tan populares como OneLogin y SecureAuth.

SSO significa gestión de usuarios sin esfuerzo:

• Inicio de sesión con un solo clic: se acabó el cansancio de las contraseñas.
• Incorporación rápida: basta con añadir un nuevo usuario al servicio de su proveedor de identidad
  y ya estará dentro.
• Baja instantánea: cuando alguien se va, elimine su perfil una vez y el acceso se revocará automáticamente.

Para habilitar SAML 2.0 en su cuenta:

• Asegúrese de tener una cuenta con un proveedor de identidad compatible (por ejemplo, OneLogin, SecureAuth).
• Inicie sesión como propietario de su cuenta y vaya a Administración de la cuenta → Inicio de Sesión Único (Single Sign-On).
• Marque la casilla para habilitar SAML2 Acceso único e introduzca los datos proporcionados por
  su proveedor de identidad.
  
• Guarda tu configuración y prueba la integración para confirmar que todo funciona correctamente.
  

Eso es todo. Su equipo ya está listo para disfrutar de un acceso seguro y sin interrupciones.

¿Necesita ayuda para integrar SAML con Google Apps for Work? Consulte esta guía.
Y si desea configurar SAML con ADFS, póngase en contacto con nosotros para obtener una guía paso a paso.

Puedes importar varias tareas a Kanban Tool rápidamente en solo unos sencillos pasos.

Opciones de importación

La creación masiva de tareas se puede realizar mediante cualquiera de estos métodos:

• Cargar un archivo CSV: simplemente importe un archivo de hoja de cálculo.
• Copiar y pegar desde Excel: arrastre o pegue los datos directamente en la ventana de importación.
• Escribir o pegar texto: introduzca manualmente los detalles de la tarea en la tabla de importación.

¿Qué datos se pueden importar?

Kanban Tool admite la importación tanto de campos predeterminados como personalizados, lo que le ofrece una flexibilidad total en la gestión de sus tareas. El único campo obligatorio es el nombre de la tarea.

A continuación se muestra un desglose de los campos que se pueden importar, siempre que los haya habilitado y personalizado todos en las páginas Tipos de tarjetas
y Configuración de Tarjeta de su tablero:

¿Qué datos no se pueden importar?

Debido a limitaciones técnicas, no se pueden importar archivos adjuntos, comentarios
de tareas, historial de tareas (por ejemplo, fecha de creación, horas de actualización)
ni dependencias de tareas.

Guía paso a paso para importar datos

1. Prepare su archivo CSV

• Si su archivo tiene una fila de título, elimínela antes de cargarlo,
  o utilice la opción integrada Ignorar primera fila, disponible después de navegar
  a Herramientas → Importar tareas → Arrastre el archivo aquí… → Cambiar formato de archivo.
• Asegúrese de que los separadores de datos (comas, punto y coma, etc.) se detectan correctamente.

2. Asignar campos de datos

• Kanban Tool intentará detectar la mayoría de los tipos de campos, especialmente si está reimportando un archivo exportado.
• Para las columnas vacías o no deseadas, seleccione (ignorado) en el menú desplegable de selección
  de campos.
• Para todas las demás columnas, seleccione la opción correcta; haga clic en el encabezado del campo
  y elija el tipo en el menú desplegable.
• Para las entradas de tareas que admiten una selección de opciones (por ejemplo, tipo de tarjeta), también podrás elegir la opción correcta en un menú desplegable. Siempre que veas una flecha al final de una celda, significa que contiene opciones entre las que puedes elegir.
  

3. Cargar y verificar

• Haga clic en el botón Importar.
• Si hay algún problema, busque un signo de exclamación negro (!). Pase el cursor por encima para ver los detalles del error.
  

Actualización masiva de tareas mediante importación

¿Necesitas actualizar tareas existentes en lugar de añadir otras nuevas? Solo tienes que incluir el ID de la tarea o el ID externo en tu archivo CSV. Los datos importados sustituirán a los valores existentes, lo que facilita la actualización de fechas límite, usuarios asignados, prioridades o etiquetas.

Nota: ¿Necesitas hacer una copia de seguridad o analizar los datos de las tareas?
También es posible exportar tareas a una hoja de cálculo.

Si utilizas Google Apps for Work (direcciones de correo electrónico de la empresa con Gmail, Google Drive de la empresa, etc.), esta es la mejor manera de convertir Kanban Tool en tu herramienta de gestión de proyectos preferida en Google Apps.
SAML 2.0 es un estándar para el intercambio de datos de autenticación y autorización entre dominios de seguridad. Utiliza esta integración para unir ambos y simplificar
la gestión de tu equipo.

Para integrar tu cuenta de Kanban Tool con Google Apps for Work, sigue estos pasos:

1. Vaya a la Admin Console de Google Apps for Work y abra Apps.
2. Seleccione Add a service / app to your domain.
3. Haga clic en el enlace verde para Setup my own custom app.
4. Abre tu cuenta de Kanban Tool y ve a Administración de la cuenta. Esta pestaña solo es visible para los propietarios de cuentas de Kanban Tool. Ve a la opción Inicio de Sesión Único (Single Sign-On) y actívala.
5. Copie la URL de SSO de la ventana de Google Admin Console y péguela en la configuración SAML
   de Kanban Tool como URL de acceso SAML.
6. A continuación, descargue el certificado de seguridad de la ventana de Google Admin Console y cárguelo en la configuración SAML de Kanban Tool.
7. En la sección de Kanban Tool sobre ¿Cuántas cuentas nuevas deberían ser provistas?, elija qué privilegios de usuario deben tener los usuarios recién añadidos mediante SSO a Kanban Tool. Si desea que puedan crear sus propios tableros, deberán ser jefes de proyectos. Si los deja como usuarios normales, solo verán los tableros que otros compartan con ellos.
   
   Tenga en cuenta que, al elegir la opción de no dispongas nuevas cuentas, deberá cambiar el nombre
   de usuario del usuario que crea la cuenta por su correo electrónico; de lo contrario, no se les reconocerá al iniciar sesión con SAML 2.0.
8. En la Google Admin Console, haga clic en Next, asigne el nombre Kanban Tool a la aplicación y vuelva
   a hacer clic en next. En Service Provider Details, pegue la Access / Login URL de la configuración SAML
   de Kanban Tool como ACS URL.
9. Copie y pegue el Entity ID de Kanban Tool en la Google Admin Console.
10. En la Google Admin Console, selecciona el Name ID Format como email y pulsa finish.
11. Notarás que la nueva aplicación Kanban Tool Google App está desactivada. Ve al menú de los tres puntos y actívala.
12. Vuelve a la configuración SAML de Kanban Tool y guarda los cambios.

El proceso también se ha presentado para su comodidad en el breve vídeo que aparece
a continuación:

Si está interesado en integrar Kanban Tool SAML SSO con ADFS, póngase en contacto con nosotros para obtener una guía detallada que le ayudará a lograrlo.

Si utilizas Microsoft Excel con frecuencia y deseas una forma sencilla de importar los datos a tu tablero de Kanban Tool, ¡tenemos la solución perfecta para ti! En lugar de añadir las tareas manualmente una por una, puedes automatizar el proceso y ahorrar un tiempo valioso.

Descargue la guía paso a paso (en inglés) para configurar una macro personalizada que convierte los datos de Excel en tarjetas de tareas. ¡Con solo unos pocos pasos, optimizará su flujo de trabajo y aumentará la eficiencia!

La macro también es compatible con las instancias de Kanban Tool On-Site.

¿No te gustan las macros de hojas de cálculo?
No dudes en utilizar la utilidad de importación como un método más sencillo para crear tareas de forma masiva.

Cada usuario tiene un token API único para acceder a los tableros desde servicios externos.
Para generar el suyo, siga estos pasos:

• Ve a Mi perfil, situado debajo de tu nombre en la esquina superior derecha del panel:
  
• Navega hasta el Acceso a la API y genera el token:
  

Enlace de acceso rápido

También puede ir directamente a su página de tokens API utilizando este patrón de URL:
https://tu-nombre-de-cuenta.kanbantool.com/profile/api_token

Aviso importante de seguridad

Su token API solo se mostrará una vez en el momento de su generación. Después, deberá recuperarlo de los sistemas externos donde lo haya almacenado. Si pierde el acceso, puede generar un nuevo token, lo que invalidará automáticamente el antiguo.

Obtenga más información sobre el uso de la API de Kanban Tool aquí.

Sí, Kanban Tool se integra fácilmente con Microsoft Teams, lo que te permite añadir tableros como pestañas directamente en los canales de tu equipo para agilizar el flujo
de trabajo.

Para empezar:

• Haga clic en el botón Agregar una pestaña en la vista del canal de Microsoft Teams.
• Seleccione Kanban Tool en la lista de aplicaciones.
• Complete el proceso de autenticación.
• Elija si desea crear una cuenta de Kanban Tool para toda la empresa u organización, o una dedicada exclusivamente a un canal específico de Teams.

Una vez conectada tu cuenta, el acceso de los usuarios a tus tableros se gestionará automáticamente, sin necesidad de realizar complicadas tareas de administración
de usuarios.

Integromat.com es una potente herramienta de automatización que conecta tus aplicaciones y servicios online favoritos, incluyendo Kanban Tool. Al crear escenarios
de automatización personalizados, puedes optimizar tu trabajo y ahorrar un tiempo valioso.

Primeros pasos

• Regístrese para obtener una cuenta de Integromat.
• Haga clic en + Create a new scenario y seleccione las aplicaciones que desea conectar con Kanban Tool.
• Elija un ejemplo de automatización. Supongamos que desea reenviar los correos electrónicos entrantes de Gmail a un tablero de canalización de ventas de Kanban Tool para facilitar su seguimiento.
  

Configuración del escenario

• Defina qué correos electrónicos debe reenviar Integromat.
• Seleccione el tablero de Kanban Tool donde deben aparecer las tareas.
• Elija qué información del correo electrónico debe incluirse en la tarea.
  

Prueba y programación de la automatización

Antes de activar completamente tu escenario, utiliza la opción Run once vez para probarlo. Si todo parece estar bien, configura una programación para ejecutar la automatización
en los intervalos que prefieras.

Ahora, cada correo electrónico que cumpla con tus criterios creará automáticamente una nueva tarea en Kanban Tool, lo que mantendrá tu flujo de trabajo fluido y organizado.

Desencadenantes y acciones disponibles

Con la integración de Kanban Tool e Integromat, puedes:

• Desencadenar acciones cuando se crean nuevas tareas, cuando hay actividad en el tablero o cuando
  se crea un nuevo tablero.
• Automatizar los flujos de trabajo creando, archivando y moviendo tareas, añadiendo comentarios, completando elementos de la lista de control y mucho más.

La integración le permite automatizar tareas rutinarias, reducir el esfuerzo manual
y centrarse en lo que realmente importa.

Lleve su automatización aún más lejos

¡Sus escenarios de Integromat no se limitan a solo dos aplicaciones! Puede conectar varios servicios en un único flujo de trabajo, vinculándolos a través de diferentes módulos para lograr una automatización aún más potente.