Funciones

Archivar tareas en Kanban Tool es sencillo y mantiene tu tablero ordenado.
A continuación te explicamos cómo hacerlo:

Archivar una sola tarea

Haga clic con el botón derecho del ratón en una tarea y seleccione la opción Archivar en el menú desplegable.

Archivar tareas desde cualquier columna

Por defecto, el archivado solo está habilitado en la última columna. Para que esté disponible en otros lugares:

• Ve a Ajustes → Editor del Tablero
• Haz clic en el icono del lápiz debajo del nombre de la columna elegida
• Marca Permitir archivar tareas aquí

Archivar todas las tareas de una columna

Para archivar todas las tareas de una columna a la vez, haga lo siguiente:

• Haga clic con el botón derecho en el encabezado de la columna o
• Haga clic en un espacio vacío de la columna y seleccione Archivar todo

Acceder y buscar en el archivo

Haga clic en el icono de la carpeta situado en la parte superior de la columna de soporte del archivo para acceder al archivo.

Verás una lista de tareas archivadas para esa columna, pero también puedes:

• Buscar entre las tareas archivadas en todos los tableros, carriles o columnas
• Utilizar el icono de la lupa para realizar búsquedas avanzadas
  (puedes utilizar la misma sintaxis que en la búsqueda global)

Automatizar el archivado

¿Quieres que las tareas se archiven solas? Configura el archivado automático para un flujo de trabajo aún más fluido.

¿Necesitas volver a traer una tarea archivada a tu tablero? ¡Es muy fácil!

Acceder al archivo

Haga clic en el icono de carpeta situado en la parte superior de cualquier columna en la que esté habilitado el archivado.

Restaurar una sola tarea

Una vez en el archivo, haz clic con el botón derecho del ratón en la tarea que deseas restaurar y selecciona Poner de vuelta en el tablero.

Restaurar varias tareas a la vez

Para seleccionar varias tareas, mantenga pulsada la tecla CTRL mientras hace clic en cada tarea y, a continuación, restaure todas a la vez.

Consejo relacionado: ¿Desea recuperar una tarea eliminada? Descubra cuándo es posible hacerlo.

Además de los métodos habituales de creación de tareas a bordo, también hay formas diseñadas específicamente para añadir varias tareas a la vez:

• Importación de tareas
  Cargue tareas desde un archivo CSV o Excel, o pegue texto sin formato en el cuadro de diálogo de importación.
• Enviar un correo al tablero
  Cree tareas enviando un correo electrónico directamente a su tablero Kanban.
• Configuración de una macro de Excel
  Genere tareas directamente desde una hoja de cálculo de Excel con una macro avanzada.
• Enviando llamadas a la API
  Automatice la creación de tareas mediante la integración con aplicaciones y flujos de trabajo externos.

Recibirás un correo electrónico cuando:

• Alguien te asigne una tarea.
• Alguien te asigne una tarea de la lista de control.
• Alguien añada un comentario a una tarea y te mencione para notificártelo.

Gestionar las notificaciones de asignación de tareas

Si prefieres no recibir correos electrónicos sobre asignaciones de tareas y listas de control, puedes desactivarlos:

• Ve a Mi perfil → Editar mis detalles.
• Desmarca la casilla Notificarme por correo electrónico cuando se me asignen tareas.

Las notificaciones de comentarios no se pueden desactivar. Para no recibir un correo electrónico sobre un nuevo comentario, tu nombre debe eliminarse de la lista de destinatarios del comentario.

Notificaciones opcionales

Kanban Tool también ofrece actualizaciones adicionales opcionales por correo electrónico para mantenerte informado:

• Resumen de trabajo: un resumen diario enviado al final de cada jornada. Aprenda a gestionarlo aquí.
• Recordatorio de tareas pendientes: le avisa la mañana de la fecha límite de una tarea o la noche anterior (la hora de llegada debe configurarse en Mi perfil).
  También puede configurar recordatorios solo para tareas individuales. Obtenga más información sobre estos dos tipos de recordatorios aquí.
• Notificaciones totalmente personalizadas (solo en el plan Enterprise): alertas automáticas basadas en eventos del tablero o de la tarjeta. Aprenda a configurarlas a través de la automatización de procesos.

Para habilitar las notificaciones por correo electrónico sobre las asignaciones de tareas,
ve a Mi perfil → Editar mis detalles y marca la opción Notificarme por correo electrónico cuando se me asignen tareas.

¿Quieres estar al tanto también de otros cambios en el estado del proyecto? ¡Echa un vistazo a los otros correos electrónicos que puedes activar!

Sí, sin embargo, ten en cuenta que esta función se está eliminando gradualmente debido a sus limitaciones en el entorno web actual, centrado en la privacidad.

Para generar un enlace RSS, desde la vista del tablero, ve a Herramientas → Suscribir a RSS.
La URL del feed se genera individualmente para cada usuario por motivos de seguridad, con el fin de proteger el acceso a tus tarjetas, tableros y proyectos. Tu URL debe incluir surl= + un número.

Cuando duplicas una tarea (o clonas un tablero con tareas), los comentarios de las tarjetas y las asignaciones de los miembros del equipo no se copian intencionadamente, para mantener la duplicación limpia y relevante.
La mayoría de los usuarios prefieren este enfoque, ya que limita el ruido de información en las nuevas tareas.

¡Por supuesto! Puedes refinar rápidamente tu vista utilizando los filtros integrados o crear consultas personalizadas para encontrar exactamente lo que necesitas.

Filtros integrados

¿Quieres encontrar tareas específicas rápidamente? Haz clic en el icono del embudo situado junto al cuadro de filtro y elige entre una serie de filtros preestablecidos. Puedes aplicar uno o varios filtros a la vez para acotar los resultados.

Filtros personalizados

¿Busca algo más específico? En lugar de utilizar las opciones preestablecidas, escriba su consulta directamente en el cuadro de filtro. Con la sintaxis de búsqueda flexible, puede filtrar por casi cualquier parámetro de la tarjeta.

Búsqueda en todos los tableros

¿Necesitas encontrar una tarea pero no recuerdas en qué tablero está? ¡No hay problema! Utiliza la búsqueda en todos los tableros, situada debajo del icono de la lupa, para aplicar las mismas consultas de filtrado en todos los tableros a los que tienes acceso.

Mientras que el filtrado se limita a la vista actual del tablero, la búsqueda abarca todos tus tableros.

Filtrado persistente

¿Tienes un tablero en el que solo te importan ciertas tareas? Guarda tu configuración de filtro para que se aplique automáticamente cada vez que entres en ese tablero; no es necesario configurarlo manualmente cada vez.

¿Quieres asegurarte de no perderte ninguna actualización importante? Las notificaciones por correo electrónico de Kanban Tool te ayudan a mantenerte al día.

Recibirás automáticamente alertas cuando se te asigne una tarea o un elemento de la lista de control, o cuando alguien te deje un nuevo comentario. Además, puedes optar por recibir un resumen diario de todas tus tareas pendientes para hoy.

Gestionar las preferencias de notificación es fácil; cada usuario puede activarlas o desactivarlas en Mi perfil → Editar mis detalles.

Si tienes el plan de servicio Enterprise, obtienes aún más flexibilidad con notificaciones totalmente personalizables configuradas con automatización de procesos.

La forma más sencilla de hacerlo es seleccionar todas las tareas de la columna, hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la selección y pulsar Eliminar.

Si la eliminación masiva es una parte habitual de tu proceso, también puedes habilitar la función Delete All (Eliminar todo) utilizando las Herramientas de Desarrolladores.

Para activarlo:

• Ve a Ajustes → Complementos y habilita Herramientas de Desarrolladores.
• En la ventana de diálogo Herramientas de Desarrolladores, añade este enlace:
  /scripts/delete-all/delete-all.js

Esto te permitirá eliminar todas las tareas de cualquier columna haciendo clic con el botón derecho del ratón en un área vacía dentro de ella y seleccionando Delete all.

Ten en cuenta que, en lugar de eliminar tareas, recomendamos encarecidamente archivarlas. Las tareas archivadas permanecen disponibles para el análisis de procesos sin saturar tu tablero, mientras que las tareas eliminadas desaparecerán para siempre.

No, las carpetas no se pueden anidar dentro de otras carpetas.

Actualmente, los archivos adjuntos solo se pueden descargar de uno en uno.
Para descargar un archivo, simplemente abra la tarea, pase el cursor por encima del archivo adjunto y haga clic en el icono de descarga.

Kanban Tool solía ofrecer notas en línea para acompañar los tableros Kanban, pero esta función está oculta por el momento. Puede activarla siguiendo estos pasos:

• Ve al panel de tu cuenta y añade /addons al final de la URL de tu cuenta. Por ejemplo:
  https://nombre-de-la-cuenta.kanbantool.com/addons
• A continuación, haz clic en Notas y actívalas pulsando el botón verde Añadir a su cuenta.

Ahora podrás utilizar las notas para escribir de forma colaborativa.

¡Sí! Kanban Tool ofrece una vista de calendario para ayudarte a estar al tanto de los plazos.

Para utilizarlo, asegúrate de que tu tablero tiene activado el complemento Calendario. Para ello, ve a Ajustes → Complementos. Una vez habilitado, aparecerá un pequeño calendario en el panel lateral, en el que se resaltarán los días con tareas pendientes.

Para obtener una vista más grande e interactiva, simplemente haga clic en el icono de la lupa situado encima del calendario.

Esto abrirá una vista general completa de las tareas mensuales, donde podrás:

• Ver todas las tareas con fechas límite, fechas de inicio, fechas personalizadas, cronologías (el intervalo de tiempo desde el inicio hasta la fecha límite) y las próximas tareas recurrentes y pospuestas.
• Abrir y editar tareas directamente.
• Arrastrar y soltar tareas a diferentes días para actualizar las fechas límite al instante.

Utiliza esta vista para planificar tu flujo de trabajo de forma más eficiente y obtener una visión clara de tu semana y tu mes.

¿Necesitas recordatorios adicionales? Considera la posibilidad de habilitar los Recordatorios de Tareas para recibir alertas personalizadas sobre tus fechas límite.

Manténgase al día de la actividad de su equipo con estas prácticas funciones:

• Feed de Actividad del Equipo en directo.
  Habilita el widget de Actividad del Equipo en los complementos de tu tablero para obtener un feed en tiempo real de las acciones de tu equipo en un tablero.
• Filtros de tareas.
  Utilice filtros para centrarse en los elementos actualizados recientemente y ver los cambios más relevantes de un vistazo.
• Emails de Resumen de Trabajo.
  Recibe un resumen diario de la actividad de tu equipo en todos los tableros a los que tienes acceso. Perfecto para estar al tanto de todo sin tener que estar comprobándolo constantemente.

¿Quieres ver rápidamente la última actividad en tu tablero? Así es como se hace:

• Usar filtros:
  Los filtros integrados facilitan resaltar las tarjetas actualizadas recientemente en un tablero específico.
• Buscar en todos los tableros:
  Haz clic en el icono de la lupa para buscar actualizaciones en todos tus tableros a la vez.

• Prueba el complemento de Envejecimiento de Tarjetas:
  Esta función desvanece las tarjetas inactivas, para que puedas ver al instante cuáles se han utilizado recientemente y cuáles no.

Sí, los archivos adjuntos están disponibles en los planes Team y Enterprise. No están incluidos en el plan Free.

Puedes habilitar el campo Adjuntos desde la Configuración de Tarjeta en tu tablero. Una vez habilitado, puedes cargar cualquier tipo de archivo de menos de 20 MB.

Al pasar el cursor sobre un archivo adjunto, verás las siguientes opciones:

• Descargar
• Ver detalles (quién lo subió, cuándo, tamaño del archivo)
• Borrar

Si tienes el plan Free y quieres acceder a archivos adjuntos y tableros ilimitados, ve a Administración de la cuenta → Detalles del plan y facturación. Aquí puedes comparar los planes Team y Enterprise.

Los usuarios del plan Free pueden seguir vinculando archivos a través de Google Drive, Box, Dropbox o OneDrive. Actívalos en Ajustes → Complementos y conecta los archivos alojados en la web directamente a tus tarjetas.

Para hacer una copia única, haz clic con el botón derecho del ratón en una tarea y selecciona Duplicar.
Para automatizar la creación cíclica del mismo elemento de trabajo, utiliza el complemento Tareas Recurrentes. Solo tienes que activarla en Ajustes → Complementos del tablero,
¡y listo!
Consulta esta entrada para obtener más detalles sobre cómo funciona.

Si trabajas con un tablero Kanban grande y necesitas mover una tarea a través de varias columnas en un instante, tenemos la solución.
En lugar de arrastrarla paso a paso, puedes:

• Utilice la visualización de la ubicación de las tareas para seleccionar a qué columna, carril y tablero se debe mover la tarea:
• Habilita uno de estos prácticos scripts en las Herramientas de Desarrolladores para acelerar el proceso:
  • Save and Done (guardar y hecho): añade una opción al menú de tarjetas abiertas que te permite enviar una tarea directamente a la columna Hecho.
  • Change Column (cambiar columna): añade la opción Change column al menú contextual de las tarjetas cerradas, lo que facilita mover tareas a cualquier fase del tablero.

¿No te gustan los fondos blancos? ¡Personaliza tu tablero a tu gusto!

Con la opción Fondo de Tablero en Ajustes, puedes cambiar por completo el aspecto de tu tablero de Kanban Tool. Explora toda la biblioteca de imágenes de Unsplash, sube tu propio fondo y selecciona un tema de color que combine: Defecto, Oscuro o minimalista Lite.

Mientras lo haces, no dudes en ajustar la escala del tablero utilizando los iconos de lupa para que se adapte perfectamente a tu pantalla.

Nota: Los ajustes del tablero solo están disponibles para los propietarios del tablero y los administradores de la cuenta. Si no aparece el enlace Ajustes en la esquina superior derecha de la vista del tablero, significa que no tienes los permisos de acceso necesarios para modificarlo.

Encontrar tareas rápidamente

¿Buscas una tarjeta de tarea específica? ¡La función de búsqueda global te lo pone fácil! Solo tienes que hacer clic en el icono de la lupa o pulsar la tecla / para abrir la barra de búsqueda.

Puede buscar tareas por su nombre o número de ID externo; solo tiene que escribir al menos tres caracteres para comenzar.
Los resultados aparecen al instante, junto con sugerencias útiles sobre los valores que ha buscado. Por ejemplo, si busca archivos .png, los nombres de los archivos aparecerán en la lista de tareas coincidentes.
Nota: Los resultados de la búsqueda están limitados a 500 tareas por consulta.

Búsqueda por nombre de tarea

¿No sabes dónde se encuentra una tarea? ¡No hay problema! Solo tienes que escribir su nombre en la barra de búsqueda.

Búsqueda por detalles de la tarea

¿Necesitas una búsqueda más avanzada? Puedes refinar tus resultados utilizando criterios específicos, por ejemplo, quién creó o fue asignado a una tarea. A continuación te explicamos cómo hacerlo:

• Buscar todas las tareas creadas por un usuario:
  created_by:@SD
  - busca todas las tareas creadas por el usuario con las iniciales “SD”,
• Buscar tareas con archivos adjuntos:
  attachment:?
  - busca tareas con archivos adjuntos.

Encontrar el trabajo que se le ha asignado

Para ver todo lo que se te ha asignado - tareas y elementos de la lista de control - solo tienes que escribir tus iniciales con una @, así:
@XY o @xy.
Las tareas asignadas aparecerán con sus iniciales en un pequeño cuadrado, mientras que los elementos de la lista de control se marcarán con una casilla de verificación más pequeña.

Comprender los criterios y valores de búsqueda

Cada búsqueda utiliza un criterio (LVAL) y un valor (RVAL),
conectados por un operador, normalmente “:”.

EJEMPLO   assigned_to:@AB
busca todas las tareas asignadas a AB
EJEMPLO   attachment:.doc
busca todas las tareas con archivos adjuntos .doc.

Una consulta como la siguiente
Description:’esta es una tarea en la que’
busca todas las tareas que contienen la frase esta es una tarea en la que en su descripción.
En este ejemplo, la description es el criterio (LVAL), ‘esta es una tarea que’ es el valor (RVAL) y el signo : es el operador.

Tipos de criterios compatibles (LVAL):

• 1: Iniciales del usuario (LVAL)

  • El formato requerido es: @XY o @xy
  • No se puede omitir el símbolo @

• 2: Criterios especiales (LVAL):

  • assigned_to - encuentra asignaciones de tareas; la asignación de la lista de control no está incluida
    EJEMPLO   assigned_to:@am
  • created_by - busca tareas creadas por un usuario concreto
    EJEMPLO   created_by:@zp
  • type - busca tareas de un tipo de tarjeta específico, utilizando los nombres de los tipos de tarjetas tal y como los has nombrado tú mismo
    EJEMPLO   type:facturas
  • board - busca tareas de un tablero específico
    EJEMPLO   board:"Proyecto X" - esto mostrará todas las tareas del tablero llamado Proyecto X (las primeras 500)
    Nota: esta consulta es mucho más útil cuando se utiliza como primer criterio de muchos:
    EJEMPLO   board:"Proyecto X" attachment:x1.png
    
    Tenga en cuenta que, para cualquier criterio o valor que utilice más de una palabra, se utilizan comillas o apóstrofos.
  • swimlane - busca tareas en un carril con nombre
    EJEMPLO   swimlane:"Proyecto 209"
  • stage - búsquedas por nombre de columna, tal y como las ha nombrado
    EJEMPLO   stage:hecho
    EJEMPLO   stage:'hacer' 'Tarea 1'
    Para llamar a una subcolumna "Para hacer", anidada bajo la columna principal "Atraso", utilice:
    EJEMPLO   stage:'Atraso / Para hacer'
  • checklist - busca solo en los elementos de la lista de control
    EJEMPLO   checklist:prueba
  • attachment - búsquedas por nombre de archivo adjunto
    EJEMPLO   attachment:factura
  • checklist_for - busca tareas con elementos de la lista de control asignados a la persona indicada
    EJEMPLO   @AM checklist_for:?
    
    También puede comprobar si hay alguna tarea con asignaciones de listas de control escribiendo:
    EJEMPLO   checklist_for:?

• 3: Atributos de la tarea (LVAL):

  • id - ID de tarea, se puede leer desde una URL de tarea abierta
    EJEMPLO   id:11877513
    EJEMPLO   id=11877513
  • board_id - el ID del tablero se puede leer desde la URL del tablero abierto
    EJEMPLO   board_id=150238
  • recurring_schedule - busca entre las tareas que deben repetirse en un intervalo de tiempo especificado
    EJEMPLO   recurring_schedule:2017-03
    EJEMPLO   recurring_schedule:2017-03-20 type:facturas
  • description - busca en las descripciones de las tareas
    EJEMPLO   description:XYZ
    EJEMPLO   @AM description:xyz
    Tenga en cuenta que, cuando desee buscar tareas asignadas a un usuario específico, sus iniciales deben ir antes que cualquier otro criterio y valor.
  • name - busca solo en los nombres de las tareas
    EJEMPLO   name:XYZ
  • priority - define qué prioridad de tarea buscar. Tenga en cuenta que Kanban Tool considera las prioridades como:
    0 [normal], 1 [alta] y -1 [baja]
    EJEMPLO   priority:-1 xyz
    EJEMPLO   @am priority:1 description:"urgentemente"
  • tags - búsquedas por etiquetas encontradas en tareas
    EJEMPLO   tags:urgente
    EJEMPLO   @XY tags:urgente tags:"trabajo externo"
    Tenga en cuenta que, al buscar varios valores del mismo criterio encontrados en una tarea, es necesario volver a introducir el nombre del criterio.
  • external_id - búsquedas por ID externo de tarea
    EJEMPLO   external_id:673409
    Si se busca solo el número de identificación (por ejemplo, 673409), también se encontrará una tarea utilizando el valor de la identificación externa, pero la consulta no se limitará únicamente a los valores de identificación externa. El uso de external_id:673409 es más específico.
  • created_at, updated_at, due_date - todos estos términos se refieren al periodo de tiempo en el que se creó, actualizó o fijó la fecha límite de una tarea.
    EJEMPLO   created_at:2017-02-27
    EJEMPLO   @AM created_at:2016-05 tags:urgente priority:1
    EJEMPLO   due_date:<2017-03-17 (enumera las tareas con fechas límite hasta el 17 de marzo.)
    EJEMPLO   due_date:2017-02-18 (enumera las tareas con fecha límite exactamente el 18 de febrero.)
    EJEMPLO   due_date:>2017-03-01 (enumera las tareas con fechas límite posteriores al 1 de marzo o en esa fecha.)
    EJEMPLO   due_date:>2017-03 (enumera las tareas con fechas límite posteriores o en marzo.)
  • comments_count - búsquedas por el número de comentarios publicados para una tarea
    EJEMPLO   comments_count>10 tags:urgente (todas las tareas con más de 10 comentarios y con la etiqueta "urgente") EJEMPLO   @AM comments_count<3
    EJEMPLO   comments_count=0
    (busca tareas que no tienen comentarios asociados)
    EJEMPLO   comments_count:? priority:1
    (analiza cuántos comentarios hay en cada tarjeta con alta prioridad)
  • size_estimate - se refiere y busca por el campo Dificultad de la tarea
    EJEMPLO   size_estimate>=2 board:'Proyecto XYZ'
  • subtasks_count - comprueba el número de elementos de la lista de control
    EJEMPLO   subtasks_count>3 board:"Proyecto KBL" priority:1
  • subtasks_completed_count - esta consulta solo tiene en cuenta los elementos de la lista de control que se han completado
    EJEMPLO   subtasks_completed_count=1 board:"Proyecto BAC"
  • attachments_count - búsquedas por el número de archivos adjuntos a las tarjetas encontradas
    EJEMPLO   attachments_count>=8 board:"Departamento de Compras"
    EJEMPLO   attachments_count<20 attachments_count>15
    (esto encontrará tarjetas con entre 15 y 20 archivos adjuntos)
  • custom_field_1 - (y "custom_field_2" hasta "custom_field_15")
    - Esta búsqueda busca tarjetas con valores específicos en campos personalizados.
    EJEMPLO   custom_field_1:XYZ
    EJEMPLO   custom_field_1=30
    Ten en cuenta que, siempre que conozcas el nombre que se le ha dado a un campo personalizado específico, puedes utilizar ese nombre en lugar de "custom_field_1". Por ejemplo: si un "custom_field_1" se llamara Número de personas invitadas, podrías solicitar:
    EJEMPLO   "Número de personas invitadas">=30
  • external_link - una búsqueda basada en texto a través de los enlaces añadidos a las tarjetas
    EJEMPLO   external_link:docs.google
    (buscará todas las tarjetas que tengan un enlace externo a Google Drive)
  • block_reason - buscar las razones por las que se bloquean las tareas; esto se refiere únicamente al bloqueo de tarjetas. Por supuesto, aquí se buscan las razones de bloqueo aceptadas y más utilizadas por su equipo.
    EJEMPLO   block_reason:"Se necesita más información"
    EJEMPLO   block_reason:2
    EJEMPLO   block_reason:?
    - esto mostrará una lista de todas las tareas bloqueadas.
  • time_estimate - búsquedas por el tiempo que se estableció en el campo Tiempo estimado.
    EJEMPLO   time_estimate>10:12
    (busca tareas con una estimación de tiempo superior a 10 horas y 12 minutos)
    EJEMPLO   time_estimate=02:00
    Tenga en cuenta que se requiere este formato de hora: HH:MM. El uso de otros valores puede dar lugar a información incorrecta.
  • timers_total - enumerará las tareas según el tiempo trabajado, usando la gestión del tiempo por un importe especificado.
    EJEMPLO   board:Pedidos timers_total>02:30
    EJEMPLO   timers_total>06:00 timers_total<08:30
    Tenga en cuenta que el valor "timers_total" solo será 100 % preciso para las tareas que no estén cronometradas en el momento de realizar la consulta.
  • timers_active_count - búsquedas por el número de miembros del equipo que están ejecutando actualmente los temporizadores de gestión del tiempo para cada tarea
    EJEMPLO   board:"Proyecto GHY" timers_active_count>=1
    (encontrará todas las tareas en las que más de una persona está ejecutando actualmente un temporizador)
    EJEMPLO   timers_active_count>=3
    (mostrará todas las tareas de tu cuenta en las que haya 3 o más personas trabajando en el momento de la consulta)

• 4: FNombre del campo (LVAL)

  Puede realizar consultas utilizando los nombres de campo que encontrará en la versión traducida de Kanban Tool:
  EJEMPLO  Beschreibung:'Das is'
  EJEMPLO  Prioridad:1
  

Como puedes ver, la búsqueda global tiene algunas superpoderes importantes.
Ya hemos visto los criterios que puedes utilizar para buscar en los tableros, ahora vamos a resumir los valores y operadores (lo que relaciona los criterios con los valores) que se admiten.

Valores admitidos (RVAL):

Como se muestra en los ejemplos anteriores, los valores pueden adoptar la forma de:

• Un número
• Número de minutos, horas, días, semanas, meses o años, como en: 20.minutes, 3.hours, 7.days, 3.weeks, 2.months, 2.years.
  Para números singulares, también se puede usar minuto, hora, etc.
  • EJEMPLO   time_estimate:>15.minutes
  • EJEMPLO   created_at:>2.hours
  • EJEMPLO   due_date:=3.days
  • Tenga en cuenta que, para algunas consultas, es posible que desee utilizar un indicador adicional para especificar si se debe buscar en el futuro o en el pasado, como en:
    EJEMPLO   due_date:>2.days.from_now
    vs.
    EJEMPLO   due_date:>2.days.ago
• Una fecha: este es el formato compatible: AAAA-MM-DD
• Tiempo: este es el formato compatible: HH:MM
• Iniciales del usuario - @XY or @xy
  
  Nota: las iniciales del usuario como RVAL (valor para los criterios elegidos) son compatibles con consultas como:
  
  • assigned_to
    EJEMPLO   assigned_to:@DC
  • checklist_for
    EJEMPLO   @DC checklist_for:?
  • created_by
    EJEMPLO   created_by:@DC
  • En cualquier otro caso, puede anteponer las @ iniciales del usuario a cualquier consulta para limitar los resultados de la búsqueda únicamente a las tareas asignadas a esa persona
    EJEMPLO   @DC description:"XYZ" due_date:2017-03-04 priority:1

Operadores de búsqueda compatibles - qué poner entre LVAL y RVAL:

• :  valor coincidente
  EJEMPLO   description:"¿Sabes"
• :=  un valor exactamente igual
  EJEMPLO   custom_field_1:=3453
• :?  muestra todas las tareas que cumplen con los criterios establecidos
  EJEMPLO   checklist_for:?
  (mostrará todas las tareas que tienen elementos de la lista de control asignados a cualquier persona)
• :!  no incluye
  EJEMPLO   priority:!1
  (mostrará todas las tareas que tengan una prioridad distinta a alta)
• :!?  es un campo vacío
  EJEMPLO   checklist:!?
  (busca tareas que no tienen elementos añadidos a la lista de control)
  EJEMPLO   due_date:!?
  (busca tareas sin fecha límite establecida)
  EJEMPLO   assigned_to:!?
  (encuentra tareas sin asignar)
  
• :<  (solo relacionado con la fecha)  antes de (una fecha)
  EJEMPLO   due_date:<2017-03-17
  (enumerará las tareas con fechas límite antes del 17 de marzo de 2017)
• :>  (solo relacionado con la fecha)  más tarde que (una fecha)
  EJEMPLO   due_date:>2017-02-18
  (mostrará las tareas con fechas posteriores al 18 de febrero de 2017)
• =  (solo para valores numéricos)  igual a
  EJEMPLO   size_estimate=6
  (enumera las tareas con la Dificultad establecida en 6)
• >  (solo para valores numéricos)  más grande que
  EJEMPLO   time_estimate>10:00
• <  (solo para valores numéricos)  menos de
  EJEMPLO   time_estimate<02:00
• <=  (solo para valores numéricos)  menor o igual que
  EJEMPLO   subtasks_count<=4
• >=  (solo para valores numéricos)  mayor o igual que
  EJEMPLO   subtasks_count>=4

Navegación por los resultados de búsqueda

Después de hacer clic en una tarea de los resultados de búsqueda, puedes verla y editarla en la pantalla sin cargar el tablero original en el que se encuentra la tarjeta.

La barra estrecha situada debajo del título de la tarjeta muestra la ubicación actual de la tarea (tablero, columna, carril).

Cuando hayas abierto una tarea desde los resultados de búsqueda, puedes usar las flechas izquierda/derecha a los lados de la tarjeta para navegar por la lista de resultados, en lugar de navegar por las tareas vecinas en el tablero, que es como funcionan estas flechas cuando haces clic en una tarjeta desde la vista del tablero y no desde los resultados de búsqueda.

Notas finales

Tenga en cuenta que no debe haber espacios entre los criterios, el operador y el valor, como se muestra a continuación: LVAL:RVAL

Con las consultas multicriterio, simplemente enumere un criterio tras otro, separándolos con un espacio, de la siguiente manera:
LVAL:RVAL LVAL>RVAL LVAL=RVAL
EJEMPLO   @DV board:”Proyecto D” description:”Maria Torreno” due_date>2024-03-20 priority:1
EJEMPLO   @HG checklist_for:? priority:1 due_date<=2024-03-01

Como se muestra en los ejemplos anteriores, cualquier valor por el que se realice la búsqueda (RVAL) que esté compuesto por más de una palabra debe escribirse entre comillas o apóstrofos.

Buscar en comentarios y listas

La búsqueda global también se puede utilizar para hacer referencia a una tarea específica dentro de una ventana de mensaje de comentario o dentro de un elemento individual de la lista de control. Solo tienes que escribir # para abrir la ventana de búsqueda.

Si tiene algún problema con la función de búsqueda global, no dude en ponerse en contacto con nosotros para obtener ayuda.

¿Quieres mantener un conjunto de filtros activos en tu tablero? ¡Puedes hacerlo! Solo tienes que utilizar la opción Recordar este filtro en el menú de filtros.

Un filtro guardado seguirá aplicado incluso si vuelves a cargar el tablero o cierras el navegador. Cuando regreses, se te recordará que el filtro está activo.

Para borrar el filtro, utilice una de las siguientes opciones:

• Haga clic en la opción Borrar filtro del menú del filtro.
• Haga clic en Clic aquí para borrar filtros en el aviso de filtrado.
• Haga clic en el botón X del cuadro de filtros.

Kanban Tool te ayuda a no perderte nunca una fecha límite con dos tipos de recordatorios de fechas límite: correos electrónicos diarios automáticos y alertas personalizables para tareas individuales.

Recordatorios diarios automáticos

¿Quieres tener una visión general rápida de tus próximos plazos? Kanban Tool puede enviarte un correo electrónico diario con todas tus tareas pendientes en varios tableros. Puedes elegir cuándo recibirlo:

• Por la mañana, para las tareas que vencen hoy.
• Por la tarde, para las tareas que vencen mañana.

El correo electrónico incluye las tareas que se te han asignado o las que tú mismo has creado y dejado sin asignar, para que siempre sepas lo que tienes entre manos.
Puedes configurar el recordatorio desde Mi perfil → Editar mis detalles.
Si prefieres no recibir estos correos electrónicos, simplemente selecciona Nunca en el menú desplegable de la hora de llegada del correo electrónico.

Recordatorios personalizados

¿Necesitas crear una alerta para una tarea específica antes de que venza su plazo? La función Recordatorios de Tareas te permite:

• Configure notificaciones personalizadas por correo electrónico para cualquier fecha y hora.
• Notifique a varios miembros del equipo a la vez.
• Elija recordatorios alternativos: mueva una tarea a la parte superior de una columna, cambie su color, asignación o prioridad.

De esta manera, podrás prepararte para la acción de la forma que más te convenga.

¿No sabes por dónde empezar? Consulta esta guía sobre el uso de las fechas límite en Kanban Tool.

¡Sí! Puedes actualizar varias tareas a la vez de dos formas sencillas:

Selección y edición manuales

Mantenga pulsada la tecla CTRL mientras hace clic en varias tareas para resaltarlas.
A continuación, haga clic con el botón derecho del ratón en cualquier tarea seleccionada
y seleccione Editar # tareas para actualizarlas todas a la vez.

¿Tienes curiosidad por conocer otros atajos de teclado? Consulta esta guía.

Actualizaciones masivas mediante importación

Para cambios a gran escala, utilice la función de importación. Si incluye los ID de las tareas existentes, los datos importados sobrescribirán sus detalles actuales, lo que supone una forma eficaz de gestionar las actualizaciones de varias tareas a la vez.

La automatización de procesos te permite configurar acciones en tu tablero Kanban que desencadenan reacciones automáticas, lo que te ahorra tiempo y mantiene la eficiencia de tu flujo de trabajo.

Con la automatización, puedes, por ejemplo:

• Asignar tareas de un determinado tipo (color) a un miembro específico del equipo
• Ajustar la prioridad de las tareas en función de las fechas límite
• Pasar las tareas a la siguiente etapa cuando se rellene un campo personalizado específico
• Enviar notificaciones personalizadas por correo electrónico cuando una tarea cumpla los criterios elegidos, por ejemplo, la posición en una columna o un carril
  … ¡y mucho más!

¿Cómo configurar la automatización?

Ve a Ajustes → Automatización de Procesos y utiliza el widget proporcionado. Encontrarás algunos ejemplos predefinidos para empezar, pero también puedes crear reglas adaptadas a tu flujo de trabajo específico.

¿Quién puede utilizar la automatización?

Las reglas de automatización pueden ser creadas y modificadas por:

• Miembros del equipo con derechos especiales de acceso a la cuenta
• Propietarios individuales de tableros

Ejemplos de automatización

1. Acciones desencadenadas por eventos

• Cuando se cree una tarea en el Project DYN, asígnala a François:
• Cuando una tarea se mueva a la columna Today, cambia la asignación a Rick, añade una fecha límite para hoy y asígnale alta prioridad:
• Cuando una tarea reciba una estimación de tiempo superior a 20 horas, envíe una notificación a Aksel:
• Cuando una tarea se traslade a Supervisión, cambia el tipo de tarjeta a financial analysis.
  Esto es especialmente útil cuando se han configurado diferentes plantillas de tarjetas para diferentes colores de tarjetas:
• Cuando se actualice cualquier tarea del tablero, envíe una notificación a Jónsi.
  Tenga en cuenta que dejar un campo en blanco también se reconoce como un criterio de selección,
  tal y como se muestra en este ejemplo:
• Cuando una tarea se mueva a Done, borra su campo de fecha límite:

2. Automatización cíclica

También puede crear reglas que se ejecuten a intervalos de tiempo regulares, en lugar de activarse en función de eventos específicos. Por ejemplo:

• Archiva las tareas rojas de la columna Done que no se hayan actualizado en los últimos 7 días.
• Notificarme las tareas de alta prioridad que vencen en 2 días.
• Notificar a Daria cuando haya tareas en las que se haya trabajado (cronometrado) durante más de 8 horas.

3. Botones de automatización

También es posible crear botones de activación de reglas de automatización, al hacer clic en los cuales se aplicará un conjunto específico de cambios, ya sea a una tarea, cuando se utilizan botones de tareas y opciones de menú, o a todas las tareas, con el uso de botones de tablero.

• Cree un botón en el tablero que, al hacer clic en él, compruebe si hay tareas vencidas en la columna Production y envíe una notificación al respecto a los usuarios establecidos.
  Se añadirá un botón de automatización como este al panel lateral del tablero, en Automatización de procesos.
• Cree un botón dentro de la tarea que, al hacer clic en él, envíe la tarea a Production y cambie varios detalles de la tarea: asignación, fecha límite, tipo, selección de campos personalizados.
• Añade una opción adicional al menú de tareas que te permita mover una tarea directamente
  a Completed.

¿Cómo crear activadores únicos para el tablero?

Para obtener información detallada sobre la sintaxis necesaria para crear tus propias reglas de automatización, consulta esta página. Si tienes alguna duda o problema, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

Limitaciones de la automatización de procesos

Los suscriptores de Kanban Tool pueden utilizar la automatización de procesos con las siguientes limitaciones:

• 10 reglas por tablero, para cuentas con hasta 5 miembros
• El doble de reglas que el número de usuarios, para cuentas con más de 5 miembros
  (por ejemplo, 20 reglas por tablero para una cuenta de 10 usuarios, 100 reglas por tablero para una cuenta de 50 usuarios.)

Durante el periodo de prueba gratuito, puedes definir hasta 5 reglas de automatización en cada tablero.

Ten en cuenta que la automatización de procesos solo está disponible para los suscriptores del plan Enterprise.
Puedes cambiar tu plan de servicio en cualquier momento desde Administración de la cuenta → Detalles del plan y facturación.

¡Sí! Si tienes el plan Team o Enterprise, puedes adjuntar archivos directamente a tus tarjetas de tareas. No hay límite en el número de archivos adjuntos por tarjeta, pero cada archivo no puede superar los 20 MB.

Si utilizas el plan Free, no se admiten archivos adjuntos directos.
Sin embargo, puedes seguir enlazando a archivos almacenados en servicios como Google Drive, Box, Dropbox, o OneDrive.

De esta manera, podrás tener todos tus documentos importantes fácilmente accesibles, independientemente del plan que tengas.

Puedes transferir fácilmente tareas entre los tableros de tu cuenta. A continuación te explicamos cómo hacerlo:

• Menú contextual:
  Simplemente haz clic con el botón derecho en una tarea y selecciona Mover a para enviarla a otro tablero. Puedes mover la tarea original o copiarla en otro tablero.
  

• Menú de ubicación de tarjetas:
  Al visualizar una tarea abierta, utilice el menú de ubicación para moverla a un tablero diferente sin esfuerzo.
  

¡Sí! Aunque el tamaño predeterminado del tablero de Kanban Tool está diseñado para ofrecer una vista clara y rápida de tu flujo de trabajo, puedes ajustar fácilmente el nivel de zoom y el ancho de las columnas para que se adapten mejor a tu pantalla.

Si quieres acelerar la navegación por el tablero y las tareas, hay un montón de atajos de teclado que puedes aprovechar:

En la vista del tablero:

• Ctrl++ ampliar
• Ctrl+- reducir
• Espacio iniciar o pausar el último temporizador de tareas activo (para los suscriptores del plan Enterprise)
• / buscar tareas en todos los tableros
• Mayús+/ aplicar un filtro al tablero
• X desactivar cualquier filtro de placa aplicado

En una selección de tareas, o al señalar una tarea:

• E archivar tareas seleccionadas
• Del eliminar tareas seleccionadas
• , mover las tareas seleccionadas a la etapa anterior (a la izquierda)
• . mover las tareas seleccionadas a la siguiente etapa (hacia la derecha)
• M asignarse las tareas seleccionadas a uno mismo
• Intro abrir la tarea seleccionada
• Ctrl+C copiar tareas seleccionadas
• Ctrl+V pega tareas copiadas o convierte el texto del portapapeles en tareas del tablero
• Ctrl+X cortar tareas seleccionadas
• Menú / Apps abrir el menú contextual

En la vista de tareas abierta:

• Esc para cerrar la tarea o salir de la vista de pantalla completa
• Tab para navegar entre todos los campos internos de la tarea
• También hay una serie de atajos que se pueden utilizar en el formato del texto del campo Descripción

Al añadir una nueva tarea:

• Ctrl+Intro crear y cerrar la nueva tarea
• Ctrl+Mayús+Intro crear, cerrar y añadir otra tarea

Al eliminar o archivar tareas:

• Ctrl+Z deshacer acción
• Ctrl+Y repetir acción

• Tablero Kanban: muestra las tareas por etapas, lo que te ayuda a realizar un seguimiento del progreso de un vistazo.
  Kanban facilita la visualización del progreso de tu proyecto al organizar las tareas en columnas según sus etapas de finalización. Por eso, recomendamos usar Kanban Tool para mantener todo claro y bien estructurado.
  
• Vista de calendario: muestra las fechas de inicio y límite de tus tareas para obtener una visión general clara del cronograma.
  Para realizar un seguimiento visual del cronograma del proyecto, puedes utilizar las fechas límite y las fechas de inicio de las tareas. La combinación de ambas te permitirá obtener una vista previa del cronograma de las tareas en el calendario interactivo.
  

Al combinar estas vistas, obtienes lo mejor de ambos mundos: un tablero Kanban para clarificar el flujo de trabajo y un calendario para controlar tus plazos.

¿Utilizas varios tableros para gestionar diferentes proyectos y quieres tener una visión clara de todas tus tareas pendientes? Aquí tienes dos formas sencillas de obtener una lista completa:

• Habilita el correo electrónico diario con recordatorio de fechas límite:
  Establece una hora que te resulte conveniente y recibirás un correo electrónico automático con todas las tareas que se te han asignado y que vencen hoy o mañana, dependiendo de la hora de entrega seleccionada.
• Buscar en todos los tableros:
  Utiliza la búsqueda rápida para encontrar tareas que vencen hoy y que te han sido asignadas. Por ejemplo:
  @YA due_date:=0.days
  (asignada a Yvonne A. y con vencimiento en 0 días).