¿Qué es un Tablero Kanban?
Un Tablero Kanban es una brillante herramienta visual que ofrece una visión general del estado actual del trabajo y simplifica la comunicación del equipo. También es un elemento fundamental del método Kanban, que ayuda a optimizar y mejorar continuamente cualquier proceso de negocios. Visualizar el trabajo en un tablero Kanban aumentará la productividad y eliminará el caos en tu lugar de trabajo.
¿Cómo funciona un tablero Kanban?
Los tableros Kanban funcionan asignando elementos de trabajo individuales a notas colocadas en columnas en un tablero grande. Las columnas del tablero representan el flujo de valor - una secuencia de pasos específicos que las tareas o productos deben atravesar desde el comienzo del proceso de trabajo hasta el final. Los elementos de trabajo se escriben en tarjetas y se colocan en sus respectivas columnas.
Se utilizan diferentes colores de tarjetas para diferentes tipos de elementos de trabajo, y se utilizan filas horizontales, conocidas como "swimlanes" (o carriles), para organizar equipos que trabajan en la misma tabla. Se pone un límite a la capacidad de algunas columnas para asegurar un flujo de trabajo fluido, y las tarjetas pull de los miembros del equipo se mueven a través de las columnas de izquierda a derecha a medida que el trabajo avanza.
Cómo crear un Tablero Kanban en 5 sencillos pasos:
Paso 1: Visualizar tu flujo de trabajo
Para crear un Tablero Kanban, consigue una pizarra blanca, y luego divide el flujo de trabajo desde el momento en que inicia hasta que termine en pasos distintivos y dibuja una columna para cada uno.
Paso 2: Identificar los tipos de trabajo que realizas
Decide en qué tipo de elementos de trabajo trabajas habitualmente. Estos pueden ser, por ejemplo, pedidos de clientes, solicitudes de soporte o tareas de mantenimiento. Asigna un color particular a cada uno de ellos, y consigue muchos post-its de estos colores.
Paso 3: Escribe las tareas en tarjetas y colócalas en la pizarra
Escribe cada cosa en la que estés trabajando en un post-it según el código de color que hayas establecido, y ponla en la pizarra en la columna respectiva.
El orden de las tarjetas en cada columna debe representar su prioridad relativa, con las más urgentes en la parte superior.
Paso 4: Comienza a trabajar con tu Tablero Kanban
Trabaja en tareas que empiezan con los de arriba. Cuando una tarea está lista para ser movida a la siguiente columna, colócala en su parte inferior.
Esta metodología ayudará a mantener un alto flujo de trabajo en tu tablero.
Paso 5: Mejora el flujo de trabajo
Kanban se trata de mantener un flujo de trabajo alto y consistente. Con tu tablero, deberás ser capaz de observar la visión general del estado del trabajo e identificar instantáneamente cualquier problema o cuello de botella. Ningún elemento de trabajo debería quedarse rezagado, y las columnas no deberían estar sobrecargadas de tareas. La técnica más directa para asegurar un flujo consistente es limitar el trabajo en progreso.
Limitar el trabajo en progreso significa poner un límite (límite WIP) a la capacidad de una columna del tablero Kanban. Por ejemplo, puedes decidir que no debes trabajar en más de dos cosas a la vez. Así que cuando tengas más de dos artículos en una columna, deja de aceptar nuevos y enfoca todos tus esfuerzos en conseguir que por lo menos un artículo de esta columna se haga primero.
Limitar el trabajo en progreso ayuda a controlar el número de cosas sin terminar que tienes en frente, antes de aceptar nuevas. Ten en cuenta que los tableros Kanban son parte de un método Kanban más grande, que ofrece muchas otras técnicas para mantener el flujo de trabajo.
Alrededor del 2006, a medida que el método Kanban iba ganando popularidad, los creadores de programas informáticos comenzaron a aplicarlo a la práctica común de visualizar y compartir el estado de los proyectos colocando tarjetas en pizarras en la sala de proyectos. La aplicación de los principios del método Kanban a los, por demás caóticos, tableros de proyectos, les dio las columnas y la estructura de las que han surgido los tableros Kanban modernos. Ahora se utilizan con éxito en todo tipo de industrias y en todos los lugares donde la visualización del estado del trabajo ayuda a organizar mejor el trabajo.
Los tableros Kanban disponibles en línea son una respuesta natural a las necesidades de los equipos remotos, y una solución ideal para las empresas modernas, donde el trabajo desde casa es un estándar soportado, ya sea en capacidad de tiempo completo o parcial. Kanban en línea combina los principios establecidos y valorados de la metodología Kanban, tales como los límites del trabajo en progreso, con la última tecnología, ayudando a las empresas a tener éxito en mercados altamente competitivos.
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